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5S管理在办公室的运用目录◆5S基础知识◆将5S运用到办公室◆推行5S的注意事项目录◆5S基础知识◆将5S运用到办公室◆推行5S的注意事项5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。现已被世界各国管理界认同及应用。1955年,为了确保作业空间和安全,日本开始推行2S(整理、整顿)。宣传口号为“安全始于整理、整顿，终于整理、整顿。”后因生产和品质控制和需要而又逐步提出了3S，即清扫、清洁、素养。1986年，日本的首本5S著作问世，对生产现场管理模式起到了冲击作用，并掀起了5S的热潮，5S运动从此成为日式企业工厂管理的基础。起源日本江户时代推行的5S，加上现代的3S8S（坚持）7S（节约）6S（安全）5S（素养）3S、4S（清扫、清洁）2S（整顿）1S(整理）演变发展整理Seiri整顿Seiton清扫Seiso清洁Seiketsu素养Shitsuke5S的日语发音都是以“Si”开头，所以称为5S。什么是5S？整理定义：区分要用和不要用的，不要用的清除掉。目的：把“空间”腾出来活用,防止误用。整顿定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示目的：不浪费“时间”找东西清扫定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生目的：消除“脏污”，保持职场干干净净、整整齐齐。清洁定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。目的：通过制度化来维持前3S成果素养定义：对于规定了的事情，都按要求去执行，并养成一种习惯。目的：遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神Seiri（整理）Seiton（整顿）Seiso（清扫）Seiketsu（清洁）•确定什么是必要的，什么是不必要的•各得其所、各就其位•识别不清洁的来源•执行过程以维持/改善前3个S的标准5S说明1S2S3S4SShitsuke（素养）•工作场所中保持和自律的5S文化5S归纳整理是整顿的基础清扫在整理整顿之后三项工作的保持即为清洁要把以上工作做好，还有依靠人的素养素养整理整顿清扫清洁5S之间的关系只有整理没整顿，物品真难找得到只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟整理整顿没清扫，物品使用不可靠3S效果怎保证？清洁出来献一招标准作业练素养，安全生产最重要日积月累勤改善，公司管理水平高为什么要推行5S？5S活动是一套行之有效的管理方法改善作业环境；提高作业效率；提高作业质量；鼓舞人员士气；是其他管理活动有效开展的基石之一。5S推进原理行为态度目录◆5S基础知识◆将5S运用到办公室◆推行5S的注意事项将5S应用于办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标步骤：现场检查：对工作现场进行全面检查（包括看到的和看不到的）区分必需品与非必需品：使用频率在每小时、每天、每周的物品即为必需品清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。非必需品的处理：无使用价值：折价变卖、转移它用有使用价值：特别处理、分类后出售每天循环整理：日日做、时时做1S----整理阶段杂×怎么要区分对待?马上要用的暂时不用的长期不用的5S管理工具---区分必需品和非必需品类别使用频率处理办法备注必需品每小时放工作台或随身携带每天工作区域存放每周工作区域存放非必需品每个月定点存储三个月定点存储定期检查半年定点存储定期检查一年定点存储（封存）定期检查两年定点存储（封存）定期检查未定有用定点存储定期检查不需要用变卖/废弃定期清理不能用变卖/废弃立即废弃目的：将必需品和非必需品区分开，以便腾出空使用说明间，防止误用。将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃。将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉中。将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或文件筐内，做到需要的文件资料能快速找到。办公室文件整理标准：1S实例--办公区域清理前清理后清理前清理后•拿走不必要的物品，•将不必要物品移到归档系统或直接处理1S实例--文件整理•删除不用的图标•卸载不用的程序•删除旧文件或将旧文件存档到CD上清理前清理后•将待处理，处理完的文件分开放置2S－整顿阶段步骤：分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。物品分类：根据物品特征进行分类。决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。乱×合理利用空间，100%定位放置根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法5S管理工具---物品的分类存放及登记物品分类存放记录类别序号物品名称存储位置备注办公室个人区域物品摆放标准：桌面位置摆放（明确“待处理”“已处理”位置）将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方。以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件、处理文件所需资等放置区，右侧为已处理文件。水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直角。留言条、记事贴位于电脑左下方处。下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至右边最上层抽屉内，保证桌面剩余物品仅为电脑、文件筐、水杯、办公用具（电话、对讲机、鼠标、鼠标垫）。抽屉整理：明确私人物品集中放置区。个人手巾、抹布放置于办公桌右侧。个人物收纳在右边最下层的抽屉中。个人服装（限两件）放置在衣架上。离开座位时，将椅子放置于电脑桌主机箱与抽屉之间。办公室公共区域物品摆放标准：•桌面、地面、窗台、箱柜及办公设施上无水渍、印痕、杂物、灰尘及非必需品。•办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序。•办公室墙面无过期张贴物；展示板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新。•材料不随意堆放在办公桌上或椅子上。•所有相关的物品都要集中放置。书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识。•电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。资料整理将所有资料柜明确责任人将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位资料柜整理粘贴规范的标识柜内区域标识柜外表面进行标识办公室资料柜摆放标准：粘贴标识物品定置分类管理整顿前整顿后•简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。•目视化管理使你能进行“例外管理”2S实例---办公区域•将这些文件移至远距离存放强制的保存期•文件的取用非常少（如果有）•按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃2S实例---档案文件2S实例--整顿档案柜[管理责任者]管理此架责任者姓名[架子表示标签]表示架子种类的标签[柜子内表示标签]用此标签表示下段的内容3S－清扫阶段步骤：从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角。清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持。整修：清扫中发现问题及时整修或保养。查明污垢的发生源：从根本上彻底解决。实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人。制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人等。脏×①看不见的地方，也要彻底打扫干净。②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。如何清扫？1、办公室门要里外清洁，门框上无灰尘。2、地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹。3、室内墙壁做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。4、窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹；窗台无杂物、无灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和海报。5、窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐。6、暖气片、暖气管道上无尘土，不搭放任何物品。7、灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。8、文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹。9、更衣柜内物品分类摆放，要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐；柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物。10、办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。11、电话要擦拭干净，整齐放于办公桌横板处或办公桌面；电话线要整齐有序，不凌乱。12、垃圾筐要及时倾倒，不能装的太满；门后禁止存放垃圾；条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后；抹布可叠好放于盆架上，或整齐搭挂于门后。办公区域清扫规范：4S－清洁阶段步骤：整理、区分工作区的必需品和非必需品。撤走各个岗位的非必需品。整顿、规定必需品的摆放场所。规定物品的摆放方法。粘贴规范统一的标识。将放置和识别的方法对员工进行说明。清扫并在地板上划出曲线，明确责任区及责任人。亮√花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度1、每天上班前5分钟对自己的卫生区进行清扫。2、上班时间随时保持。3、自我检查，对发现的不符合项随时整改。4、下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。5、下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。办公区域清洁标准：5S－素养阶段步骤：具备了成功的修养。成为他人的榜样。努力遵守规章制度。深刻理解各项规章制度。认真仔细的学习公司的各项规章制度。习惯√☆持续推动4S活动直至习惯化☆严格遵守公司的规章制度☆不断地培养责任感、改变意识☆充满热情的开始每一天的工作总结5S：与持续的工作场所组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间”的工具是一个持续的过程和发展中的管理工具不是一次性活动每个人都有份不是“其他某个人”的责任是所有其他改进的基础不是可有可无的可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理清洁不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率目录◆5S基础知识◆将5S运用到办公室◆推行5S的注意事项维持5S的常见误区•缺乏评价程序•感觉5S就是“打扫卫生”•感觉这是一次性活动…不是一个持续的过程•不把5S看作是一个管理工具•将5S视为其他人的责任•将5S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做”推行5S的注意事项5S是改善的基础目视化管理是终极目标每个人都有责任，我们每个人都要将5S作为个人的目标整理整顿清扫素养清洁