文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程

文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程一、目的：建立一个科学、合理的公文管理程序，使文件及时发放，有效实施，保管严密。二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。三、责任者：综合管理部。四、正文：在公文处理中有发文和收文两种情况，但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下：1发文程序：1.1文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签，经过总经理审核批准后方可打印。1.2根据要求及文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件印刷的份数。1.3文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。1.4文件批准执行后，加盖公司公章即可颁发生效。1.5在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时，发文者需填写发文登记簿，收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档，便于统计、查找，有利安全。1.6一旦新文件生效使用，或人员离开原工作岗位，前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。2收文程序：2.1收文者收到文件后签收、启封、登记。2.2收文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门管理。2.3属知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门之间依次快速、准确、安全的传阅。2.4文件传阅过程由综合管理部拟办的人员进行催办。当文件传阅完，办复后及时将文件回收保管。并将办复情况记录下来存档。2.5在次年检查齐全后整理立卷归档，并确立归档范围、归档时间、保存期限。2.6当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁时应两人以上监督，并在清册上签字。2.7公司应采取严密管理措施，防止文件、档案的泄密。文件管理程序发文用印校对缮印签发审核拟稿授意撰制阶段（一）传递递（二）传递阶段收文分送传阅拟办承办催办办复整理立卷归档销毁办理阶段（三）（四）保管阶段