《7S》行政管理

《7S》行政管理7S是什么？整理：区分要与不要的东西，废弃不要的。整顿：把需要的东西分类，有序地摆放。清扫：彻底地清扫工作场所。清洁：保持上面的3S成果，并使之制度化、标准化。素养：养成良好的习惯，人人按规定做事。节约：对公司一切资源（人力、水电、机器、设备）爱护、不浪费。安全：确保公司员工处于健康、无危险状态，确保设备、设施无故障发生。7S的定义我们是怎样的企业我们是怎样的企业?我们当然是一流的企业！反面案例：“抱歉！东西太多，一时找不到，下回再找给您。”办公物料分类1.文字资料：如公告、通知、各部门文件、活动方案、员工手册等；2.数据资料：如报表、统计表、分析表等跟数据有关的资料；3.书籍资料：如产品手册、报刊杂志、宣传资料等；4.报表表格：如日志、周报表、月报表等；5.客户资料：如客户档案、客户销售记录、进货补货记录、投诉意见等；6.笔记本类：如会议记录本、公司通讯录、备忘录等；7.办公用具：如办公电话、电脑、文件架、笔、计算器、订书机、便签、涂改液、橡皮擦等；8.个人用品：绿色植物、茶杯、手机、提包等。把办公物品按照使用周期划分：一年用、一周用、一天用。总类划分：不能用————不用————废弃处理不再使用———不用————同上1年内——————————很少用6个月至一年左右可用一次——很少用1-3个月左右用一次—————较少使用1周用一次—————————经常用1天用一次—————————频繁使用把办公室要与不要的物品分开，要的留下，不要的清理出去。办公物品划分1、不用的东西不放在办公现场，坚决清除干净。2、不常用的东西放远点（指定专用区）。3、偶尔使用的东西，集中放在指定地点。4、经常用的东西放在作业区。整理的目的：1、改善和增加办公及作业面积。2、办公室及现场无杂物，减少磕碰的机会，保障安全，提高质量。3、改变作风，提高工作情绪。物品存放原则让我们记住：三易原则：易取、易放、易管理三定原则：定点、定量、定容积办公桌面：摆放第七类的办公电话、电脑、文件架、计算器，第八类的绿色植物和茶杯，必须要定位，电脑线、网线、电话线有序放置，人离开半小时以上应将桌面收拾干净。下班离开办公室前，必须整理个人桌面，桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文件架和茶杯，其他物品一律不得保留。办公隔栏：张贴公司通讯录，采用标准的A4纸，每个区域只允许贴一张（如四张办公桌组合的区域，单面各一张通讯录），贴于靠近显示器的位置。文件架：文件架统一使用蓝色文件夹，文件夹对折位置正中部分必须有该文件夹的类别标贴，统一采用4号宋体字标识，禁止在文件架上乱涂乱画。座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开椅子调正，离开办公桌椅子不超过手肘到手掌的距离，离开半个小时以上，椅子应该紧靠在办公桌前。办公室整顿标准抽屉：个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品。文件柜：每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。显示器：统一摆放在办公桌的靠中间位置，显示器上禁止粘贴任何东西，必须保持显示器的干净整洁。办公室整顿标准垃圾篓：垃圾篓罩塑料袋，里面垃圾不能过满，到三分之二时，必须清除，每天下班前必须将垃圾篓里的垃圾清理。办公桌下：不得堆积杂物，外衣、手袋严谨随意摆放在办公桌椅上。电话接听：电话响铃三声之内必须接听电话，如果接听人不在位置，采用就近原则，谁离电话最近，谁负责接听，必须在三声之内接听电话。办公室整顿标准办公室地面：需清扫干净，要明亮、无异味，不能够有任何果皮、纸屑、烟头、明显脚印、积水、灰尘。墙面：不得随意图画，乱张贴，无脚印，无污垢。办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等要清洁干净，无灰尘，无污垢，办公桌面摆放物品不得零乱，下班后必须按标准摆放整齐。办公用品和文件：有破旧的办公用品及无关的文件、设备，（如：不能用的破旧卡片、册子、夹子、报刊、废纸）等全部清扫出去。办公区域死角：不留任何纸屑、扎堆物料，保证无明显灰尘、无明显污垢和垃圾，保证一眼看过去，没有任何刺眼的垃圾物料。电线、网络线：不要超出桌子外沿，不能凌乱的随意摆在地上，要用胶布固定在一起，电源插头、插座要固定，不能松动和歪斜。清扫的内容和标准办公环境：要整齐，而且要做到清洁卫生，不能随意破坏和故意破坏，做到办公区域的清、爽、齐、静。办公物品：要清洁，随时发现随时改正，自动清扫。形体清洁：待人要讲礼貌、要尊重别人，说话语气要温和，办公区域不能大声吵骂、吼叫，挂电话要轻拿轻放，取放任何物品都要轻拿轻放，服装要清洁，仪表要整洁，及时理发、刮须、修指甲、洗澡，不能化浓妆，要化淡妆等。空气清洁：进一步消除混浊的空气、粉尘、噪音和污染源。产品清洁：任何时候都要保持产品的干净整齐，不能乱放，不能弄脏。如何搞好清洁素养就是养成严格遵守规章制度的习惯和作风要自我有素——要有自觉自愿认真执行的心态和意识，要有从我做起，我不做会混乱的观念，要有坚持不懈，不怕麻烦的精神。要人人有责——我是整体的一员，我为整体做贡献，我做不好就会影响整体优化，整体出现问题，也有我的责任。要努力提高员工的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，素养是7S活动的核心，没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展。电脑：合理掌握电脑的使用安全知识，每周杀毒一次，个人电脑设置自己掌握的密码，禁止存放容量过大而无用的资料。网线：安插水晶头时，注意力度，禁止摔、扯、揉水晶头。文件架：禁止将重物放置在文件架上，导致文件架弯曲、破损。门窗：开关门时，动作应轻缓，不得在门窗上悬挂任何物品，下班时，应关好门窗，当日值日应检查门窗是否完全关好。灭火器：消防栓附近一米范围内禁止堆放杂物，禁止玩弄、敲打灭火器装置。印章：必须将公司印章放置在固定的柜子里上锁看管，杜绝将印章随意放置。财务重要凭证：统一由财务部保管，必须放置于专门的柜子里上锁保管，防止丢失和遗忘。仓库货架：杜绝存放除货品以外的物品，禁止在仓库存放易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品，定期检查货架螺丝钉是否松动，检查货架铺板是否弯曲、破裂。需要注意的安全点电：人离开办公桌30分钟，必须关闭电脑、风扇，下班时，必须关闭一切电源。水：喝多少水就倒多少水，禁止随意浪费，给客人倒水，一般倒一次性杯子的三分之二即可；禁止用饮用水洗碗、擦桌面、浇灌绿色植物；办公室人员禁止使用一次性杯子；给客户使用的一次性杯子，如客户持续需要喝水，则只能使用客户原来的一次性杯子。纸张：打印、复印在公司内部流转的通知、公告、活动草案、制度草案、员工简历表、晋升表、辞职表、市场调查表、销售数据分析表等一般公文和报表时，必须使用已经作废的但是另一面可以用的A4纸，已经使用的那一面用笔画一个大叉；只有对外公文、合同、协议书、重要报告、重要财务数据资料等才可以使用新的A4纸。笔：所有办公使用的笔，必须以旧换新，换笔时只能换笔芯，不得随意在别人的桌上去拿笔使用，自己的笔自己保管，如果自己的笔丢失了，自己负责买，只有实在用完了，才可以去以旧换新使用。我节约我光荣•缺乏评价程序。•感觉7S就是“打扫卫生”。•感觉这是一种一次性活动，不是一个持续的过程。•不把7S活动看做是一种管理工具。•将7S视作其他人的责任。•将7S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做”。7S管理的误区•不了解的认为7S简单，芝麻小事没什么意思；•工作时间已经够忙了，哪有时间去做7S；•工作上的问题与7S无关；•7S工作既然很简单，有必要劳师动众吗？•就是我想做好，别人呢？•做好了有什么好处呢？推行7S，在意识上的障碍•要丢弃是任何时间都可以做的。•因为太忙所以没空整理、整顿。•整顿之后空间不够了，没有那么多架子放东西。•来上班是要从事生产的，不是来做7S的。•现在把它丢了，以后必然会用到。•上级不支持，没有资源。•不知跟他们说过多少次，就是不配合推行。检查过程中的常见托辞•高层领导的支持•全员彻底理解7S的重要性•团队方式推动•制定明确可测量的7S活动目标•建立合理的考核制度•持续改进•7S推行之大忌：半途而废！！！7S活动推进的关键点7S活动的利器—定制管理标准化差！好！差！好！•可以及时拿到需要的东西•随时确认自己的工作是否按计划执行•保证工作顺利进展•整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率物品分类摆放进行标识①看不见的地方，也要彻底打扫干净。②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。上班时办公室7S活动•检查你的着装状况和清洁度•检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来•整理和彻底清洁桌面•检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方•扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品•检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来•实施早上7S活动的所有内容•用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备•固定可能脱落的标签•清洁地面•倾倒垃圾篓内的垃圾•检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。下班前办公室7S活动谢谢聆听thankyou!