关于推行7S的有关规定

管理审计部各办公室关于推行7S的有关规定一、关于推行组织的规定：成立推行委员会，由主任委员、干事、委员组成。见组织机构图主要职能:主任委员：负责委员会的整体运作；对推进计划进行确认；次月重点推进项目的决定；负责全程计划、执行和管制。干事：推进计划的综合管理；推进手册的标准化；推进用品的准备：负责评比分数的统计和公布：负责7S在全公司的宣传等。室长：共同参与制订7S活动计划，平时为7S活动的评比委员：进行推进区的互相检查和自查；积极参加部门办公室的清洁大扫除：定期检讨、推动及完善。室员：参与推行活动的轮流检查，积极参加部门办公室大扫除，按照执行标准要求做好本岗位日常7S工作。二、目标：总目标：做景兴7S的吃螃蟹勇者，做看得见管理的先导者。分目标：1、办公室现场不要物为零(节约)；2、所需文件能及时找到(放回原位，即定置管理；知道谁正在使用，即标识管理)；3、物尽其用(节约)。三、操作原则：理念：7S一提高效率，为主要工作服务的工具；7S一提升个人／团队素质和魅力的技术；行动口号：认真／稳步／事半功倍。主任委员（鲁）室长（宋）干事（宋）室长（张）室员：鲁/顾室员：胡/唐四、关于检查方式的规定：检查类别检查时机要求检查人检查范围工具检查结果周查每周一次检查人员对照《执行标准》检查。轮流2个办公室“查检表”及时公布在管理部公告栏上。室长互查每半月一次两个办公室互查，相互检讨。宋／张室长自己列表月查大扫除后或随机(一次)各办公室先自查，然后主任委员组织巡查，花10分钟检讨。主任委员组织全体人员“大扫除查检表”五、每月的推进重点：2005年6月6日至2005年7月6日推进的重点为整理。六、推进标准的统一：1、文件夹和文件档案袋的标识、管理责任人的标识等，由干事通过拍摄照片放在“ERP”供各办公室人员参考；2、在时机成熟的情况下，由推进委员会形成书面的推进手册。七、对责任区和管理责任人的要求：各自的责任区要做到精益求精，不断预防，同时也要发扬团队精神，兼顾公共区域。八、检查结果公布及奖罚：l、奖罚对象：(1)文明办公室(1个)：(2)7S标兵(1名)：(3)7S加油者(1名)。2、综合检查结果和日常开展情况，由推行委员会讨论决定(每周查占60％，每月查占40％)。3、奖品：标兵40元、文明办公室室长40元、文明办公室室员20元。（如标兵同时是文明办公室室长的奖励80元、同时是文明办公室室员的则奖励60元）。九、改善策划：在各项检查工作完成后，由推行委员会择日组织讨论会(一月一次)。十、管理审计部7S推进活动自2004年12月21日起正式实施。（备注：2005年6月14日对原标准进行第三次修订）管理审计部2005年6月14日管理审计部各办公室7S推行标准一、整理标准1、桌上的各种办公用品进行整理，桌上只放置少量待处理文件、笔、计算器、订书机等常用办公用品。2、办公室各类通知、公告或标语过期的及时取下。3、抽屉和文件柜内有不用的书籍和档案及时作废弃处理。4、不再用的电脑放在指定的储存室。5、桌上不放置私人物品，茶杯放在饮水区。6、★办公室不得放置与工作无关的私人物品。7、★每月月初对文件柜、文件夹、抽屉进行一次大整理，对不用的表单、文档资料等进行清除。8、预防整理。二、整顿标准：1、★长时间离位，桌面物品应归好位，锁好抽屉，摆放好工作椅；下班前必须将桌面上所有文件资料以及与工作相关的物品都放置于可存放的场所内，以保证桌面的整洁干净。2、整理所有的文件资料，每个文件夹颜色必须统一，文件夹上标识文件的名称(电脑打印，字体为华文新魏，字号为36号)。3、文件柜内用表格说明每类文件的放置位置。文件柜外注明柜内所放置物品类别。文件柜内文件，标识所装文件名称。文件、资料使用后应归位，借阅要进行登记，登记方法为在目录内用铅笔注明，归还时清除。4、文件内页引出色纸，以便索引检出。5、★计算机内文档的存放要合理规划，保证查找资料方便。（参考模式：C盘放置有关临时文档和待办事项；D盘根据本人工作内容分别设置各类文件夹，如合理化建议、工作质量考核、部门7S推进等，每一个文件夹下面可根据时间设置子文件夹）；E盘可放置有关个人学习资料、私人资料等文档。）6、所用的物品如多余的椅子靠墙摆好、开水瓶两个平放在桌上的盘里，茶叶缸靠近开水瓶摆放。(信息中心开水瓶放置于文件柜东角落)7、当天报纸于每天11：00前放在报架上，报架上不放多余的杂志。(信息中心杂志置放于文件柜内)8、衣服挂在门后的钩上或指定的地方。9、网线、电源线、鼠标线等用扎带扎好。10、预防整顿。三、清扫标准：l、每天早上及时对办公室进行清扫，顺序为先擦电话，再擦桌面和窗台，接着扫地和拖地。2、垃圾桶内套垃圾袋，超3/4及有异味每天早上倾倒。3、每天上班前检查计算机、打印机是否保持干净。4、每月进行一次大扫除，时间定于每月15号的下午3：00-4：00，具体要求详见《管理部办公室大扫除要求》。5、周五下午下班前清洗茶杯。6、空调过滤网每半年清洗一次。7、预防清扫。四、清洁标准：1、★下班前桌面上的东西收拾干净，清洁自己责任区范围的工作场所及相关办公设备，做到桌面清洁、整齐。2、责任区每天自查、互查，主动寻求改进。3、指定办公室各区域责任人，并制定责任人要求。4、信息中心在电脑维修等服务过程结束后要保证被服务对象所在区域清洁。5、建立稽核检查表，每周、每月不定期进行检查与纠正，并公布和奖励。6、预防清洁。五、素养标准：l、每天早上花5-10分钟制定工作计划(周计划、日计划)。2、上班时间不用计算机做与工作无关的事情(如聊QQ、打游戏等)。3、个人仪表(不留长指甲，头发保持干净)、着装（按规定穿着工作服，戴上岗证）符合公司规定。4、不大声喧哗，关门声音要小，东西要轻拿轻放。5、办公室内拒绝吸烟。6、举止言行文明(如开会、培训期间手机调至振动或关机)。7、精神饱满，互致问候。遇客户或同事说“早上好”，中午或晚上说“我走了”。8、临时有事离开公司要向主管说明。9、打电话时不要大声，接打电话礼仪详见《管理审计部接打电话礼仪》。lO、其它不影响他人工作的行为．11、主动将7S带到厂外或下班时间．12、预防素养．六、安全：l、计算机、线路以及插头、线路板由室长每周一次(信息专业每月一次)进行检查看是否存在不安全因素。2、下班后关好门窗，长时间离开办公室且办公室无其它人的情况下应锁好办公室。两个办公室要兼顾。3、涉及公司或部门机密的文件、资料须妥善放置。4、预防安全。七、节约标准：l、复印和打印使用双面纸，“作废面”需标识。2、人走灯关，切断电脑、打印机电源。办公室空调使用遵守规定(制冷管理审计部办公室为28℃，信息中心为23℃；制热20℃)。3、打电话长话短说，节约话费。4、中午休息时间无工作状态下，关闭显示器，下班时关闭电脑和打印机。5、按需要开灯，尽量少开日光灯。6、物尽其用。7、预防节约。备注：1、2005年6月14日对原标准进行第三次修订。2、标“★”为本次修订内容或新增规定。管理审计部2005年6月14日附l：管理审计部办公室大扫除要求一、大扫除时间：每月15日下午3：00-4：00，遇休息日顺延至下个工作日，另有特殊情况，由执行干事提前通知。二、大扫除区域：管理审计部所辖两个办公室所有区域和物品，主要涉及隐蔽性和需大动作。三、区域责任划分及执行标准：l、区域责任划分：由各办公室自行划分，责任到人，做到既无重叠又无空白。公用的区域团结协作，逻辑分工、速战速决。2、执行标准如下：区域/物品具体要求电话要求用酒精擦洗，每月一次。天花板／墙角／日光灯架专用扫帚打扫，要求天花板、墙角、日光灯架无蜘蛛网。电脑屏幕用专业抹布擦洗，做到无灰尘。壁画用抹布擦洗，要求镜框及表面无灰尘。文件柜顶部、里面、表面进行擦洗，要求无灰尘、污迹。空调顶上进行擦洗，过滤网半年清洗一次报架用抹布擦洗，除去积尘。地面保持地面无污垢；挪动桌子，对桌子下面积存的垃圾、灰尘进行清扫，扫后用拖把拖干净。门用抹布擦洗，对门上玻璃进行擦洗。其它桌子周边面、凳子脚、椅子脚用抹布擦洗，要求无灰尘。四、检查与公布：要求各办公室先自查，然后由主任委员组织部门全体成员对两个办公室现场进行巡查，并花十分钟进行检讨打分，检查情况在白板公告栏上进行公布，不足处当场纠正，并以利下回一次性做好。管理审计部2004年12月9日附2：管理审计部办公室接打电话礼仪电话是一种常见的通讯工具，接打电话的礼仪也是公共关系礼仪的重要内容。一、接电话的礼仪：1、接电话时，电话铃一响，无其它特别要紧的事情，都应主动接电话。一般电话铃响三下必须接电话．拿起话筒应先自报家门，“您好，这里是××公司××部”。电话铃响三下以后才按电话。应首先向对方致歉：“您好．对不起，让您久等了。”然后自我通报。当对方说明要找的人后，应说“请稍等”，然后忙找到受话人。如果受话人虽在，但距离较远或有事无法分身，可礼貌地向对方解释并提出建议，以免浪费对方时间，如“王先生刚走，估计5分钟内能回来，您过一会再来电话吧?”如果对方要找的人不在，可以礼貌地解释并提出建议，如“王先生不在(不在的原因)，我能帮您什么忙吗?”．2、在接电话中，应避免打断对方的讲话。为了表示自己在专心聆听-应视情况用“嗯”、“是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂的话，应致歉盾再请求对方重复。对重要的内容应记录，并请求对方重复确保无误。3、在电话交谈结束时，应谦恭地问一下对方：“请问您还有什么事情吗?当确认对方已经讲完之后，应尽快结束通话。一般来说，打出电话的人会主动结束电话，打出电话的人可以说些客气话如“李小姐，谢谢您的电话”、“请转达我对你们办公室全体同志的问候”等，最后再道一声。“再见”。挂电话时，打出电话的人应等对方挂断后再挂，切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大，使对方产生误解。二、打电话的礼仪：1、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。2、首先通报自己的姓名、身份。必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。3、电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要，尽量事先准备(或列提纲)。4、通话完毕时应道“再见”，然后轻轻放下电话。附4：管理部办公室大扫除运动查检表检查人：检查时间：检查项目管理审计部办公室信息中心办公室缺点事项注明电话是否用酒精消毒过。天花板、墙角是否有蜘蛛网。文件柜顶部、里面、表面是否有灰尘。门是否用抹布擦洗过。空调顶上是否有积尘。地面有无污垢，办公桌各面、凳角、椅角是否进行擦洗。文件柜内文件是否摆放整齐。文件夹内是否杂乱。壁画是否擦洗过。电脑表面及显示屏是否有灰尘。各类标识是否保护完好。．报纸、杂志的存放是否符合7S要求，报架是否进行擦洗。注：如遇不符合项。即划“×”，符合即划‘‘√”，缺点事项栏填写不符合事实，并注明责任人。