办公室5S实施方法

办公室5S实施方法与培训技巧制成者：张嫦莉1、办公室5S的必要性■随着时间的流失，公司内很多不必要的文件、资料、文具。如果不管理的话，会造成很多浪费，这就降低了办公效率，成本也随之增加。■5S是排除这样的浪费，提高业务效率，达到成本降低的一种手段。5S不是只管一下环境，也不只是追求外观漂亮。■5S活动是支援部门的活动中改善用肉眼看得见的唯一的活动，也是展开小集团活动有效的重要活动。■环境整洁是提高业务向上活动的支柱，是活动的基本。□1.1办公室5S+1活动的7步聚5S+11期学习熟练的5S+1活动5S+12期创造效益的5S+1活动第1阶段:彻底清扫办公设备、器具、办公环境，发现不合理并改善。第2阶段:区分必要和不必要□区分公物和私物第3阶段:办公室管理基准做成□物品摆放方式统一□所有物品都要粘贴管理责任者第4阶段:所有文件取出方便，追求使用方便。□所有文件放置方法再检讨□办公文具极少化□公用和个人物品区分，追求功能性。第5阶段:管理基准的整顿□办公室清扫习惯化□所有门开闭基准确定第6阶段:办公桌的管理方法□个人办公桌整洁□30秒内取出所需文件□办公室内办公桌外型整齐化第7阶段:智慧的办公室展望□数据记录和信息处理自动化扩大□在15秒内取出文件第1阶段:轻快而明亮的环境□轻快的回答，明确的指示和接受；□排出不必要物，有效利用空间；□明确指示桌、椅、电话、文具的正确位置。第2阶段:个人所有的资料整理成文件归档□谁都能又容易又快的查所需资料□使用的共同资料能在30秒内取出第3阶段:对业务分工的合理性调查□找出是否有重复的业务存在□找出是否有浪费现象第4阶段:确定办公室的改善主题。□挑战业务的高效率第5阶段:业务、设计技术等标准化□各部门相互学习，好的成果推广□标准手册制成，追求业务能力向上。第6阶段:回顾前5阶段，重新确认点检有无不合理□依靠不合理的改善、好的提案，追求业务能力向上。第7阶段:检查各种标准手册遵守的情况并进行自主管理□新职员也能遵守，并做充分的教育指导□依靠良好的自主管理并自觉改善不合理，继续追求业务能力向上。□1.2办公室5S+1活动7步聚的目标2、办公室5S“要”与“不要”的判别基准1、不需要的物品要从工作场所中清除出去。2、暂时不能处理的物品贴上标示，规定时间进行处理。3、用品、文件等应固定专门的存放区摆放，存放区域作清晰的标示。4、没有规定作放置物品的地方和位置不能随便摆放物品。5、存放的物品应作编号和标示，方便统计和查找。6、存放时同类物品放在一起，不同物品分开放置，并且做到易于识别7、存放的物品摆放整齐，避免散乱，占用空间，也不能堆叠过高。8、物品放置应遵循易于查找，方便放回的原则，常用的物品放在靠近使用它们的地方。9、临时产生的杂物应设定专门的位置摆放，进行标示，并规定时间定时清理。10、走道上禁止摆放物品，避免造成通道阻塞。11、物品使用后放回原位，养成良好习惯。3、办公室5S执行标准原则：1、彻底执行整理的工作。2、决定放置场所。3、决定放置方法。4、加以标示。5、摆放得很容易取用并容易归位。三定：（场所、方法、标识）1、定点：放在哪里合适2、定式：用什么容器、货架、颜色、方法等3、定量：规定合适的数量4、办公室5S整顿的“三定”标准（1）对象名称定点定式定量备注文件柜固定在靠墙位置统一文件柜编号文件柜内文件两年前的资料归档至档案室办公桌固定位置固定样式一人一张办公椅办公桌前一把显示器固定办公桌左角边（部门内统一方向）办公桌45度位置一桌一台电脑主机办公桌旁边无固定格式（可根据主机箱不同而定）一台传真机主机箱上面（也单独摆放加以标示）与机箱水平线一台电话机办公桌右边与办公桌平行一台打印机办公附桌水平叠放一台饮水机入门处立式一台空调机墙上悬挂两台（办公环境大小而定）看板墙面悬挂一块打印纸打印机旁边一台水杯办公桌右上角一个笔桶办公桌右上角一个盆景文件柜上面不限垃圾篓办公桌右边一个插线排办公桌右边固定电线一个4、办公室5S整顿的“三定”标准（2）1、上班时应佩带工牌、工服、工裤、工鞋；2、早上要见面相互问好；3、在工作中精神饱满，面带微笑；4、衣着整洁，穿着庄重、得体；5、不留胡须，经常整刮；6、剪短指甲、保持清洁；7、上班时间不吃有剌激味道的食物，身体没有令人不适的异味；8、不穿背心、无领衫、休闲短裤、凉鞋或拖鞋上班；9、接听电话时要礼貌用语，并做好记录。5、办公室人员素养准则6.1门牌标识牌标准6.2办公室看板标准6.3办公用品共用区标准6.4办公文件标准6.5电脑电源线绑扎标准6.6办公室其它设备摆放标准6.7办公抽屉标示标准6.8办公抽屉内物品摆放标准6.9.打印机的正确标识标示标准6.10办公室公共垃圾桶标示标准6.11书籍脊背标示标准6.12办公室开关标示标准6.13办公室门开关旋转轨迹标示标准6.14办公室门“推”“拉”标识标准6.15电源线的正确捆扎标示标准6.16人名牌的标示标准6.17盘景摆放标识标准6.18空调使用状态标识标准6.19办公室门出入标识标准6.20物品管理责任人标识方法标准6.21文件资料柜的标识方法标准6.22办公室整体环境的改善6.23办公文件架的标示文法标准6.24公共办公区设备的定位摆放6.25个人工作座位的物品摆放6.26水杯的摆放及标识要求6.27日历的摆放及标识要求6.28笔筒的摆放及标识要求6.29书立的摆放及标识要求6.30书架的摆放及标识要求6.31电脑鼠标的摆放及标识要求6.32电脑音箱的摆放及标识要求6、可视化标准（标准/范例）—目录6、办公室5S活动标识范例6.1)办公室门牌问题点：办公室无门牌，易误打误撞找错地方标准（要求）：对办公室门进行标识，避免误打误撞的现象。6、办公室5S活动标识范例6.2)办公室看板管理问题点：办公室各类跟踪事项等未进行可视化管理标准（要求）：信息反馈、工作跟进、人员状态进行可视化管理无6、办公室5S活动标识范例6.3)设置办公用品共用区问题点：办公用品人手一份、没有设立公共用品区存在浪费标准（要求）：指定文具的位置（办公室设立公共区），避免文具随意放置的现象，节约文具的保管和使用数量，减少文具费用开支。6、办公室5S活动标识范例6.4)办公文件色彩管理问题点：办公文件未分类别进行管理，取放不方便，查找浪费时间。标准（要求）：固定文件夹摆放的位置，避免出现文件随意放置的现象，节约查找文件的时间。6、办公室5S活动标识范例6.5)电脑电源线绑扎方法问题点：电脑线凌乱，标准（要求）：将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险。6、办公室5S活动标识范例6.6)灭火器、垃圾桶、水桶、盆景等标识不正确问题点：办公其他设备摆放未定位未标识标准（要求）：将办公室其他设备进行区位定点放置管理，并作上相应的标识，避免其他设备乱放，确保物物有归处，使整顿成为习惯化。6、办公室5S活动标识范例6.7)办公抽屉的正确标识问题点：办公抽屉未分类标识，查找资料费时标准（要求）：明确各抽屉保管物品的分类，使抽屉标示明确，整齐划一，抽屉管理规范化，可以节约查找时间，提高工作效率。6、办公室5S活动标识范例6.8)办公抽屉内物品的正确标识问题点：办公抽屉物品未分类，查找费时标准（要求）：明确各抽屉内部保管物品的分类，节约查找时间6、办公室5S活动标识范例6.9)打印机的正确标识问题点：打印机无定位标识，无管理责任人标准（要求）：在打印机摆放位置的四角做定位标识，并在正前方贴上物品名称便于管理。6、办公室5S活动标识范例6.10)办公室公共垃圾桶的正确标识问题点：办公室公共垃圾桶未定位无管理责任人标准（要求）：制定垃圾篓位置，集体使用，减少浪费。6、办公室5S活动标识范例6.11)办公书籍的正确摆放及标识问题点：办公室各类书籍摆放凌乱，查找费时标准（要求）：对书籍脊背进行编号标示，查找方便，节省时间。6、办公室5S活动标识范例6.12)办公室开关标示问题点：办公室电法源开关无明确的区域控制标识标准（要求）：预先把握开关控制的范围和电器，准确开关指定的电器（灯管），提倡节约意识。6、办公室5S活动标识范例6.13)办公室门开关旋转轨迹标示问题点：办公室门无开关旋转轨迹标示，存在安全隐患标准（要求）：通过标示门开时的旋转轨迹以保证门开闭顺畅，明确门开闭的范围，提示进行该区域要确保安全6、办公室5S活动标识范例6.14)办公室门“推”“拉”标识问题点：办公室门无出入标识，易误推误撞标准（要求）：对各种门进行推拉标示，防止误推误撞6、办公室5S活动标识范例6.15)电源线的正确捆扎及电源插座的正确标识问题点：各类电源线未整理捆扎，未标识具体的电源，存在安全隐患。标准（要求）：1.将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险；2.在相对应的插头上贴上标识，以免出现误拔插座时，造成未来得及保存的电脑资料损失。-电源线整理要点1）电源线应两平两直（平行，平面，直线，直角）2）每个电脑的电源线应单独捆绑3）电源线无污渍4）电源线槽无污渍5）电源线槽平整6）充电器统一存放不能随意拉线好好好不好办公室电线扎线要点6、办公室5S活动标识范例6.16)人名牌的标示方法问题点：办公室人员职务、部门未可视化标准（要求）：岗位设置人名牌，对工作联系方便，对自己的工作一目了然6、办公室5S活动标识范例6.17)盘景摆放标识问题点：办公室盘景未定位标准（要求）：在盆景放置的位置用虚线标识或画出盆底部大小的形状，以便任何人都能知道花盆的存放位置。6、办公室5S活动标识范例6.18)空调使用状态标识问题点：办公室空调无提示开启的状态标示标准（要求）：提高检查效率、控制浪费用电，在窗空调风口处贴上红丝带，容易看出空调工作状态6、办公室5S活动标识范例6.19)物料柜中的摆放及标识要求问题点：物料柜中的物料未分类摆放及标识标准（要求）：对物料柜中的物料分门别类，对每一种类别进行标识。6、办公室5S活动标识范例6.20)物品管理责任人标识方法问题点：办公室各类设备无明确管理责任人的标识，出现无人管理状态标准（要求）：明确风扇、椅子等各类设备及物品的管理责任者、所属部门，倡导物物有人管，事事有责任的管理氛围。6、办公室5S活动标识范例6.21)文件资料柜的标识方法问题点：资料文件柜标识未分类标准（要求）：明确资料柜/物品柜的责任人、所属部门，从外部能够知道柜子内部主要存放物品的大分类情况，节约物品查找时间，提高业务效率，同时整齐美观。6、办公室5S活动标识范例6.22)办公室整体环境的改善问题点：办公室个人物品、工作物品未定位摆放、未统一规划标准（要求）：对办公室各类物品进行“要”与“不要”的区分，对于“要”的物品统一定位标识，“不要”的物品清除。6、办公室5S活动标识范例6.23)办公文件架的标示文法问题点：待处理文件、处理中文件及已处理文件未区分标准（要求）：待处理文件、跟进中文件、已处理文件，实现文件状态的可视化，方便文件递送者取拿，文件处理者可以节约查找文件的时间，提高内部业务处理效率。6、办公室5S活动标识范例6.24)公共办公区设备的定位摆放问题点：公共办公区设备未定位摆放，各类资料未分类标准（要求）：为统一管理办公室公共设备，对公共设备定点摆放及标识，对公共区不用的资料进行清除。6、办公室5S活动标识范例6.25)个人工作座位的物品摆放问题点：个人工作座位物品未定位摆放，及摆放与工作无关的物品标准（要求）：为提高办公效率，个人办公座位上的物品进行分类处理，定位摆放。题目水杯位置标示方法目的制定水杯位置，避免水杯随意放置现象。标准1、规格：直径为40mm的圆形标识。2、标签粘贴在放置水杯或水杯垫位置下面的中央。3、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。6.26)水杯的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目台历位置标示方法目的制定台历位置，培养将物品放回原位的习惯标准1、规格：直径为40mm的圆形标识。2、标签粘贴在放置台历位置下面的中央。3、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。6.27)日历的摆放及标识要求6、办公室5S活动标识范例题目办公文具（笔筒）位置