记录填写管理规程

文件类型程序性文件文件编号****/SMP-WJ004-00修改状态A/1文件名称记录填写管理规程生效日期页数第1页共4页编制编制日期审核审核日期批准批准日期分发部门质量部、仓储部、生产部、综合部等分发号1目的建立记录类文件的管理程序，明确记录的使用要求和归档要求。2范围适用于公司所有记录的管理。3职责3.1本文件由质量部文件管理员负责起草，质量部主管负责审核，管理者代表负责批准。3.2各相关部门负责按照本规程执行，质量部QA负责监督检查。4内容4.1记录的使用、填写管理要求4.1.1使用的记录应是经批准的现行文件，程序执行《文件编制管理规程》。需大量印刷的记录一律由实施部门报印刷计划（并附样稿），送交QA，经批准印刷后送印刷厂印制。印刷的各种记录、状态标记、凭证等样稿需经两人核对无误后方可颁发、使用。4.1.2操作结束后应及时、如实填写记录或出具报告，数值有效位数保留根据不同的记录与相应标准相符；4.1.2.1不得提前填写、事后回忆或臆造；4.1.2.2不得撕毁或任意涂改；不得使用铅笔，应以不易擦掉的方式填写；4.1.2.3填写发生错误，在错误处划一短横线，在旁边更正并签名，注明更改日期，错误部分清晰可辨认。4.1.3表格内容填写齐全，不得留有空格。4.1.3.1内容时，若为连续多项空格，则在第一项空格中划一从左下至右上的斜线；若为单项空格，则在空格中央划一横线；若为括号，则在每个括号内划短横线。除备注栏外，不准留有空格。记录表格中的某项无数据或无此项时需要按填写规定用“——”表示或标注（表格的空白处以“/”表示，空白的整行表格以“/”表示，线从第一格起始至最末一格）。文件类型程序性文件文件编号****/SMP-WJ004-00修改状态A/1文件名称记录填写管理规程生效日期页数第2页共4页4.1.3.2内容与上项相同时，应填上完成的内容，不得用打点或“同上”表示，物料或产品品名、时间填写要标准，不得简写；4.1.3.3计量单位、符号、代号符合法定计量单位和国家标准规定。4.1.4出现操作失误、数据偏差或其他生产异常时在“备注”或“偏差说明”栏内说明真实情况。4.1.5仪器、设备打印出的记录图谱等资料附在相应的原始记录表格上。4.2记录的归档管理要求4.2.1批生产记录填写完毕后，按《批生产记录管理规程》要求收集、整理、经审核后交QA存档管理。批检验记录每批归档，按照物料检验记录单独归档，中间产品和成品一起归档的原则进行。归档前由检验员复核无误，，并注明品种、份数、批号，交QA。4.2.2可以连续记载的台帐、记录应编制封面、页码，装订成册每年归档一次，各门收集有关的运行记录交质量部归档管理。4.2.3其它各类台帐及记录每半年归档一次，装订后交质量部保存。4.2.4批生产记录及批检验记录至少保存至产品有效期后一年。4.2.5各类记录是企业产品的重要文件，为防止记录丢失或被篡改，记录的查阅和销毁需按照文件变更的程序经过批准后方可执行，销毁时要有监销人，以确保文件被彻底销毁，防止泄密，同时填写《文件销毁记录》。4.3.1真实：严禁不真实、不负责的随意记录或编造数据的记录。4.3.2及时：不提前；不滞后；执行到哪步，记录到哪步。4.3.3准确：按实际执行情况和数据填写，填写数据精度应与工艺要求和显示一致。4.3.4完整：按表格要求内容填写齐全，数据完整，对所有可能影响质量的因素均应记录，对异常情况必须详细记录。除备注栏外，不准留有空格。记录表格中的某项无数据或无此项时需要按填写规定用：表格的空白处以“/”表示，空白的整行表格以“/”表示，线从第一格起始至最末一格。4.3.5按规定修改：填写错误时，将错误内容划掉，但应保证原填写内容能够辨别，旁边注明正确内容并签上名字和日期，批记录（包括批生产和检验记录）的修改还应注明修改原因。4.3.6记录中的内容与前项相同时，应重复填写，不得用“……”、“同上”或“同左”等方式进行缩略。4.3.7产品品名、材料名称应按照标准名称的全称或简称填写，不可随意缩写，如填写位置过小可适当缩减，但应使他人可辨认不产生误会。4.3.8数值一般采用阿拉伯数字，尤其带有计量单位的，必须用阿位伯数字；小数必须写出小数点前的定位“0”，数值的有效数应全部写出，数据的修约应符合“4”舍“6”入“5”留双的修约原则。4.3.9表示偏差范围的数值应如下写法：22℃+4℃，18～26℃，1.95～2.05g，100mg+2mg,45%~65%。4.3.10填写日期一律按年月日横写，如2008年2月6日的填写方式为2008年2月6日、2008.02.06。4.3.11签名时应签全名（包括姓和名），不得简写。4.3.12记录用笔应确保记录字迹清晰整洁，需要长期保存的质量记录应采用无明显色差的钢笔、自来水笔或签字笔进行填写，不得用铅笔、圆珠笔或记号笔进行记录填写（无需长期保存的记录，记录笔可以根据需要选用）。4.4质量记录填写时的注意事项4.4.1记录应由操作者或检查者本人填写，记录完毕后签名确认。4.4.2记录填写应及时，以确保准确可靠。切忌提前填写记录；如忘记填写，请在空白处注明“忘记填写”字样并署名并注明时间，严禁根据回忆或臆造记录。4.4.3操作失误、数据偏移时请不要掩盖，如实填写数据。4.4.4填写质量记录应字迹清晰，不得随意涂改。若确因填写错误需要更改时，应用一条横线划在更改处（但应使原数据仍可辨认），在旁边重写正确的数据并签上姓名和日期，批记录的修改还应注明修改原因。4.4.5如质量记录出现导致识别困难的破损或污染时，当事人应及时转抄一份，并将原记录作为附件。转抄件经复核后方可向下一工序传递。否则，下一工序应拒收不完整或严重污损的记录。4.4.6互相关联的记录应一致，连贯。文件类型程序性文件文件编号****/SMP-WJ004-00修改状态A/1文件名称记录填写管理规程生效日期页数第3页共4页5相关文件DGNS/SMP-WJ001-00《文件编制管理规程》文件类型程序性文件文件编号：****/SMP-WJ004-00修改状态：A/1文件名称记录填写管理规程生效日期：页数：第4页共4页