审核组长培训材料

1北京中物联审核组长培训材料按：为规范现场审核，规避认证风险，进一步发挥审核组长的督导作用，中心根据CNAS-CC01:2011《管理体系认证机构要求》及相关认可准则应用指南，结合日常认证审核发现的问题，编制了这份培训材料，供广大审核组长学习、参考。由于时间仓促，本材料可能存在用词不够准确，内容不够全面等问题，请各审核组长随时反馈你们的意见，以便补充、完善。并通过共同努力，进一步提高审核组长的专业水平和专业能力，建设一支高标准、严要求的审核队伍，确保审核的有效性。1.审核组长的职责和权限审核组长是由中心委派，有能力领导审核组，并代表中心对受审组织进行认证审核的审核员。中心对认证项目实行审核组长负责制，要求审核组长履行中心规定的权力和义务，并对分管的审核项目负责。1.1审核组长的职责1.1.1接受中心下达的审核任务，按审核委托书组成专业能力配套，能够独立开展认证审核活动的审核组，并按中心策划的审核方案实施现场审核。1.1.2审查受审方管理体系文件，编制《管理体系文件评审报告》，提交受审核方，并请受审方整改文审发现的问题。1.1.3编制审核计划，并通过与受审方沟通，确定审核时间安排，协商审核组进驻相关事宜。1.1.4做好现场审核前的准备工作，召开审核预备会议，组织审前专业培2训活动，要求审核组员执行中心“关于使用电子版记录的有关规定”。1.1.5组织现场审核活动，包括召开首末次会议，协调审核中出现的各种问题，保持审核中组员之间的沟通，组织末次会议前与受审方领导层的沟通等事宜。1.1.6监督审核组成员执行认证准则，讲究认证工作的职业道德，遵守受审方的规章制度，对实习审核员、审核员进行现场指导。1.1.7确保审核结论与审核发现的一致性，检查并修改审核组员审核记录（需要时），汇总与审核准则的符合情况，编制审核报告并请企业确认。1.1.8根据审核发现的问题，确认审核组员开具的不符合报告，并对不符合纠正和措施进行及时、有效的验证。1.1.9核查、整理审核材料，收集打包文件，核准产品相关标准清单，并在现场审核结束后两天内一并寄达中心。1.1.10接受并确认中心认证评定部传递的整改信息，及时整改审核案卷中存在的问题，共同排除认证风险。1.2审核组长的权限1.2.1有权领导审核组员，部署审核组的工作，并根据现场审核需要，在审核进程中调整和改变工作分配。1.2.2有权监督、指导审核组成员认真执行中心的各项规定，有权制止违背公正性的关联交易，及时向中心反馈审核组员的工作业绩和不良倾向。1.2.3有权向中心反映审核方案存在的问题，并在中心审核方案管理人员指导下调整审核方案，排除因审核方案不当导致的认证风险。1.2.4有权将审核进程中关注的任何问题告知受审方，并在末次会议前组3织与受审方的领导进行必要的沟通活动。1.2.5当审核获得的审核证据显示无法实现审核目的，或显示受审方存在紧急和重大风险时，审核组长有权向中心报告，并在中心同意的情况下，修改审核计划、改变审核目的、改变审核范围，直至终止审核活动。1.2.6当认证项目存在“审核人日严重不足”、“审核专业评错”、“认证范围超过营业执照或许可资质核准的经营范围”等影响审核有效性的问题，审核组长有权要求中心合同评审人员在审核活动实施前进行纠正。1.2.6根据我中心认证客户结构的特点，审核组长有权抵制虚假认证活动：1）接受审核时没有受审方人员参加，由咨询机构全程包揽，并用现凑记录的方法应对审核，审核组长应向中心报告，并在索取相关证据后，撤离审核现场。2）认证企业在法律性证据上弄虚作假（包括提供假营业执照、假许可资质、假3C认证证书、假现场等），并且证据确凿，审核组长在调研取证的情况下，有权做不予推荐认证资格的审核结论。3）经查证、核实，认证企业在生产经营活动中存在严重违法行为（如三同时验收不达标擅自生产、没有生产许可证擅自生产有许可资质要求的产品等），或存在隐瞒重大违法事故、重大投诉事件和上级抽检不合格等事实，审核组有权开具严重不符合项，请受审方签字后，做不予推荐认证资格的审核结论。2.现场审核的准备2.1阅读中心策划的审核方案现场审核前，审核组长应认真阅读中心策划的审核方案（含合同评审情况4和方案策划情况）并确认：1）企业是否存在与办公地点不在同一处的场所，如仓库、车间、销售部门等；2）企业为完成特定工作是否存在临时性场所；3）企业在认证范围内是否存在子公司；4）企业是否有分布在其他地区的现场；5）企业是否有外包过程；6）企业申请的认证项目与中心的业务范围是否一致；7)中心界定的专业类别是否准确，人日数是否充分。2.2确认企业的基本信息检查认证企业是否制定了管理手册和程序文件（目录），手册的发布日期距审核日期是否已经超过三个月，并确认：1）企业提供了证明自己合法地位的证据（复印件），包括（但不限于）：法人营业执照、企业资质、生产许可证、安全生产许可证、行业许可资质、3C认证证书等，所提供的证据应应与法规飞归要求相一致，并且在有效期内；2）EMS、OHSMS（需要时）认证的企业还应提供与立项审批、竣工（试生产）审批、正式生产审批等与认证风险相一致法律证据，包括(但不限于)：环评报告、环境影响报告（或登记）及批准意见、安评报告及主管部门批准文件（S需要时）、“三同时”验收报告及主管部门批准文件（E、S需要时），排污许可证、近一年内环境监测报告（E），近一年内职业健康安全相关检查及验收（S），环境/安全守法证明（E、S）等；3）大型或工艺复杂的生产企业应提供厂区平面图、生产流程图，EMS、OHSMS5应提供重要环境因素清单（E）、重大危险源（风险）清单（S）、适用的法律法规清单。2.3进行文件评审GB/T19011-2003标准规定，在现场审核前应当评审受审方的文件，以确定文件所述的体系与审核准则的符合性。文件审核可包括相关管理体系文件和记录及以前的审核报告。评审应考虑组织的规模、性质和复杂程度以及审核的目的和范围。2.3.1根据以上规定，中心要求初审一阶段（含非现场一阶段）前、再认证前，以及变更认证范围的监督审核前必须进行文件审核。文审应由审核组长进行，如果审核组长不具备相应的专业能力，可由审核组中具有相应专业能力的成员一同评审并签字确认。2.3.2文件审核的目的是评审受审方的管理体系文件，确认文件所述的管理体系与审核准则的符合性，以及管理体系文件的系统性和协调性。文件审核的内容应包括：1）管理方针是否由组织最高管理者批准，是否满足标准的要求，是否体现了组织的性质、产品、场所、管理特征；2）管理体系的实施范围，是否涵盖了应有的产品、场所、过程和（仅限QMS）条款删减及其合理性3）目标指标是否在方针的基础上展开，是否考虑了自身的产品特性、(EMS)环境因素、(OHMS)危险源，以及风险和法律法规的要求，是否在相关的层次和职能上展开。4）（QMS）控制措施、（EMS、OHMS）方案是否在目标指标的基础上展开，是6否规定了职责、方法、时间表，是否与组织的（QMS）关键过程、(EMS)重要环境因素、(OHMS)重大危险源相一致。5）组织机构与职责权限是否明确，并满足要求。6）是否按照标准要求建立并保持必备的文件化程序，程序是否阐明了目的、范围、职责、方法(方法是否具有可操作性)及引用的其他文件和记录表格；7）管理体系文件结构、层次及相互关系是否清晰，是否给出查询相关文件的途径。2.3.4文审发现企业管理体系实施时间不足三个月，或存在与标准要求不符的情况，审核组长应当向中心报告，提出审核是否继续进行或暂停审核的意见，同时通知受审核方，直至有关文件的问题得到解决为止。2.5一般情况下，初次认证的文审应在第一阶段审核期前完成，由审核组长编制《文审报告》，说明文审发现的问题，提出整改要求，在一阶段审核前（时）提交受审核方。2.6受审方应第一阶段审核结束前完成文件修改，经一阶段审核组长确认生效后，进入二阶段审核。2.7审核组在二阶段现场审核中，应继续关注程序文件、作业文件的适宜性、可操作性、和有效性，并对发现的不符合以《不符合报告》的方式提出。2.8再认证审核和管理体系文件发生较大变化的监督审核，也要按上述要求进行文审，填写文审报告，并在现场审核结束前完成文件修改和确认工作。2.4编制审核计划2.4.1CNAS-CC01标准规定，审核计划应与审核目的和范围相适应，至少包括或引用：71）审核目的；2）审核准则；3）审核范围，包括确定拟审核的组织和职能单元或过程；4）拟实施现场审核活动（适用时，包括对临时场所的访问）的日期和场所；5）现场审核活动预期的时间和持续时间6）审核组成员和审核组同行人员的分工和职能。2.4.2中心对编制审核计划的基本要求：1）审核组长在编制审核计划前，应认真了解中心针对本次现场审核策划的审核方案，并根据审核方案的要求编制审核计划。2）所编制的审核计划应内容完整、准确，一天工作时间为8小时，半天工作时间为4小时；3）QMS应安排专业审核员审核专业条款，EMS、OHSMS应安排专业审核员审核体系归口管理部门，以及与重要环境因素/重大危险源（风险）有关的部门、活动和过程。4）生产部门有若干生产车间时，审核计划应明确到具体的车间，而不是笼统的生产部/生产车间，关键控制岗位(如污水处理站、危险品仓库、供热锅炉房)等应在审核计划中单独列出或明示。5）一般情况下，不要安排两个正式审核员同时审核一个部门，遇到特殊情况，必须安排两个正式审核员审核同一个部门时，审核任务应分解到人（即在审核计划中说明每个人审核哪些条款）。6）技术专家、实习审核员不能单独审核；需要时，技术专家可不与审核员固定成组，仅在审核应分管的专业条款时出现即可。87）对于多场所认证企业，应参照审核方案对抽样的要求，在审核计划里对抽样做出具体安排。2.4.3一阶段审核计划2.4.3.1根据CNAS-CC01标准要求，一阶段审核目的是：1）审核客户的管理体系文件；2）评价客户的运作场所和现场的具体情况，并与客户的人员进行讨论，以确定第二阶段的准备情况；3）审查客户理解和实施标准要求的情况，特别是对管理体系的关键绩效或重要因素、过程、目标和运作的识别情况；4）收集关于客户管理体系范围、过程和场所的必要信息，以及相关法律法规要求和遵守情况（如客户运作的质量、环境、法律因素，相关的风险等）；5）审查第二阶段审核所需资源的配置情况，并与客户商定第二阶段审核的细节；6）结合可能的重要因素充分了解客户的管理体系和现场运作，以便为策划第二阶段审核提供关注点；7）评价客户是否策划和实施了内部审核和管理评审，以及管理体系实施程度能否证明客户已为第二阶段审核做好准备。（CNAS-CC01标准规定，对于大多数管理体系而言，建议至少部分第一阶段审核活动在客户的场所进行。）2.4.3.2一阶段现场审核计划的编制1）审核部门至少应包括：管理层（含最高管理者和管代）、体系归口管理部门和主要作业现场；92）一般情况下，应包括以下条款所规定的内容：Q:4.1/4.2/5.3/5.4/5.6/6.1/7.1/7.2/8.1/8.2.2/8.5.1E:4.1/4.2/4.3/4.4.1/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.4/4.5.5/4.6S:4.1/4.2/4.3/4.4.1/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.3/4.5.4/4.63）EMS、OHMS应安排现场巡视，通过现场初始评审，观察环境污染预防和职业健康风险防范的情况。2.4.3.3一阶段非现场审核计划的编制一阶段非现场审核计划可以不涉及具体条款，应通过电话与领导层（管代）和体系的归口管理部门沟通，并至少包括以下内容：1）了解受审核方组织机构、职能、产品/服务；2）了解活动和过程的地域、场所（含周边情况）分布、距离，特别是与重要环境因素/重大危险源有关的风险情况；3）注册地址与经营地址情况；包括a）不在同一地址的部门（车间、仓库、销售部）有几个；或b）不在同一地址的分场所（分厂、子公司、分公司）有几个；或c）临时/流动场所有几个；d）活动和过程所在地理位置对环境/安全的特殊要求。2.4.4二阶段审核计