ERP系统改进建议

ERP系统改进建议邵阳市分公司于2010年5月中旬进行了ERP系统的使用培训，随后用ERP系统替代了原来七瑞的老图书系统。通过一段时间的使用，虽然总部信息部在这期间征询了各公司的改进建议，并做出了改进。然而，个人仍感觉ERP系统在一些细节方面设置不太合理，不利于业务员和门店使用。现列举如下：1、图书信息资料有很多同一书号，同一定价，书名也完全相同或稍有差异的资料。不便于业务员进行日常的查询和门店POS销售，同时，易造成库存不准。常销科技书《妊娠·分娩·育儿》三条资料另外，图书信息资料一书多号的现象依然存在，对前台POS的收银速度有很大影响。由于不是一书一码，收银时选错资料的情况相当普遍，造成库存不准。回复：信息技术部认为一号多书商品应该通过一下几种方式并行来解决：1、如有同类可替换品种，则应避免购进一号多书商品；2、确需购进的一号多书品种，单品数量大的品种可要求出版社加印唯一条码；3、以上两种方法无法解决的，需加贴自编条码，相关费用应由供应商承担。以上措施的实施应由总部业务、物流、信息技术部、门店等多个部门配合协调开展。针对收银资料选错，造成ERP系统意外销售（无法核销到进货成本的销售），门店可在【pos后台】-【pos结账】-【pos意外销售数据模块】进行处理，将选择错误的品种对应到正确的品种。2、建议开放常销品种库存销售监视功能。现在门店每个门类的常销品种动辄上千种，分别属于不同出版社，需要常销常备。业务员现在无法通过一种快捷的方式查询到这些书的库存、销售状况从而进行添订，一般需要对每个品种进行查询，周而复始，工作量相当繁重。建议对这些常销品种可以由业务员自己在系统里设定，当少于一定库存底限的时候，系统自动报警通知或自动进行添订处理。回复：此条建议既是对总部信息部门的建议，也是对总部业务部门的很好的建议。信息中心建议由业务统一向全省各店发布各类商品的常备常销书目，信息中心提供总部与门店系统的相关监控预警技术支持。在总部业务发布常备常销目录前，门店可使用ERP系统预警功能对自行设定的品种进行便捷的全程监控。举例监控特定品种的商品台账如下：1、在“部门商品台账”设定条件，查询出需监控的商品记录，如图：2、在网格右上角，点击“预警”按钮，，弹出设定预警窗口，，点击确定，在，中输入预警描述后，预警设定完成。此后，在每次登陆系统后，在主界面的预警信息中将显示该预警记录，如图：点击该预警记录：部门商品台账-重点品种监控，则将直接打开“部门商品台账”模块，展现出预警条件的相关记录。同理，对于收发调存退等相关模块均可定义预警，进行便捷监控。3、采购报订界面和操作相当繁琐。现在标准的采购单录入流程是：请购单录入：存盘请购单列表：确认—采购计划采购计划列表：勾选全部—保存—勾选全部—确认采购单列表：确认—报订并通知需要进入四个模块，点击9次才能完成一个采购单的录入。个人认为完全可以在一个界面内实现这些功能，录入完毕后，存盘（可修改）—确认（不可修改）—报订并通知（通知总部采购）。回复：1、系统基于审批流和维护的考虑，因此设置请购单与采购单的不同状态，如可设置为业务请购，主管审批，因此需要不同的模块和单据状态来进行控制。2、此外，以上步骤基本准确，但有的步骤可以省略，描述如下：请购单录入：存盘请购单列表：确认—采购计划采购计划列表：勾选所需记录—确认采购单列表：确认（报订并通知如不操作，系统每小时将自动进行上报操作）。3、针对本例中提出问题，项目组认为有些操作流程可以根据不同的店型简化，该适应性维护将在2011年下半年开展。4、在“单一商品查询”等一些模块里，界面浮动，每次需拖动，非常不便：七瑞系统相对来说在这个模块做的比较符合使用习惯：需要查询哪个方面的数据时，点击上面的选项按钮才显现出来数据显示方式一目了然（以销售为例）：七瑞系统同时提供了日售和月售两种方式，统计十分便利ERP展开不完全，需要手工拖动，也没有月销售累计：查询的也是上面举例的《妊娠·分娩·育儿》选项展开不完全：2010年1231盘存时使用扫描枪扫描后显示出来的资料也有类似的问题。回复：浮动网格是ERP系统的优点之一。非固化的浮动网格，系统管理员可根据业务需求进行定制或取消；在打开的窗体中，双击浮动网格标题栏，该浮动网格即最小化至界面的右上角。退出系统后，再去登陆并打开该界面，浮动网格在最后一次展现的位置展现，即：上次退出该界面中浮动网格是最小化到界面右上角则此次打开该界面，浮动网格也最小化至右上角。本例中，日销售统计、月销售统计，在ERP系统的可在【销售排行榜】、【进销存品种统计列表】等多个模块已提供了本例中所提出的需求，汇总计算可通过网格的汇总来灵活实现。如图：设置查询条件点击“查询按钮”，查询结果：如需查询一个月的数据，可设置销售日期范围为一个月的期间。如图：一方面，系统要求门店操作人员尽快掌握相关操作，适应新系统的操作方式，另一方面项目组将在2011年下半年对ERP系统操作人机交互结合其它系统的优点（如，七瑞系统）进行完善性维护。4、一些查询项目列举项目过多，如“部门商品台账”项目多达81列。建议将不常用的项目去掉，或者可以根据自己的工号设定不显示哪些选项，并固化下来。个人估计台账这个模块原来是给财务用的，但现在的实际情况是财务和业务是两套系统，主要是业务和门店在使用该系统，很多选项根本不会使用，导出电子表格时候还要花时间删除多余的列，很有画蛇添足之嫌。回复：网格操作是ERP系统的优点之一，可进行多重分组统计、数据导出、排序、定义网格样式、字段定制、汇总计算、多重筛选、查找替换等多种操作。本例中提出的问题，操作员可采用运行列定制个人所需要查看的列，然后使用网格样式设定为默认样式，以后再进入系统，就是该样式展现的方式，用户所定制的列就固化在网格中了。详细操作可参考从中手册。5、查询的表格导出EXCEL电子表格后，有数字选项的如定价、库存等，是以文本格式保存的，不便于进行数据统计。点击左上角惊叹号标记会显示数字式以文本格式保存的，这种状态下不能进行汇总求和等操作，必须转换为数字格式，增加了操作的步骤，在处理一些数据量大的表格时，转换操作需要等待很长的时间。回复：ERP系统导出数据并非是将数字以文本格式保存。操作员在进行ERP网格数据导出操作中，当系统提示“带样式导出吗”，选择是否，则导出数据中，数字、定价等数字信息按数字格式保存，选择是，则是按文本格式保存。6、调剂单不能由系统转为退货单，多了一次录入的步骤，降低了工作效率。退货过程中，我店采取的方式还是门店调剂到仓库后，由仓库退总部的方式。基本上没有差错的话（一包一单鲜有差错），调剂单和退货单品种册数都是相同的，但还是要按调剂单手工将退货单录入一遍。原来的七瑞系统提供了调剂单转为退货单的功能，只要提供调剂单号，几次点击就能完成。回复：调剂单可以转为退货单。具体操作是在【进退质检单】模块中点击“导入调剂单”按钮，查询出并选择好所需导入的调剂单即可完成。详见ERP操作手册。7、根据销售和库存报订是业务报订经常采取的方式。ERP在销售排行榜以及其他查询库存的模块中，都没有方便报订的功能。在销售和库存中查询到有意向报订的品种后，需要将这些品种记录下来，再到清购模块中录入报订，效率较低。七瑞系统中则提供了相关功能（生成报订单选项）：ERP系统：“分部清购”和“请购列表”都是查询功能而非录入功能。建议增加一个选项，点击后自动将该品种保存到新生成的请购单中，免去录入的麻烦。应该在技术手段上是完全可以做到的。回复：“分部请购”不是查询功能，该功能即是完成本例中所需功能。系统给出了期间内销售数和系统建议的请购数，操作员在网格列计划请购数中输入所需请购数，点击“分部请购”按钮，即可完成请购，点击“请购单”按钮即可查询所产生的请购单。如图：8、查询条件没有复选选项。在门店日常接待读者需要查询时，读者往往不能提供准确的书名。这个时候，非常有必要设置多个相同选项的复选条件，输入关键词以达到查询准确的目的。七瑞系统的复选条件：查询条件为：书名包含“点评”或者“评点”，并且书名包含“二十四史”。回复：系统已在有的模块如【进销存品种统计列表】、【销售排行榜】、【部门商品台账】、【销售单明细列表】等模块提供了两种查询方式：如在【进销存品种统计列表】提供了“查询”和“组合查询”按钮，其中组合查询即可实现本例中所提出的查询。如图：9、由于日常查询中经常需要在某一模块中多次查询：如查询某个特定时段不同类别图书的销售。现在系统的处理方式是查询一次后自动将上一次所设置的查询条件全部清空，这样的话在进行多次查询时就要反复设置查询条件建议在未退出该模块前，自动保存上次的查询条件，这样只需要稍做改动就可以查询。例如，查询湘中图书城图书部12月社科类图书销售情况：再一次查询文艺类图书销售的时候，就只需要修改类别条件就可以了，而不需要重新设置类别、部门、日期三个条件。回复：问题9的回复ERP系统的的组合查询，可以保存操作员多个不同的查询组合条件，同样条件再次查询，只需调出所保存的查询条件即可。一款成熟的软件总是需要在不断的实践中根据实际需求不断改进和完善的，今后肯定还会在工作中提出其他类似需要改进的建议，希望ERP软件在我们共同的努力下越来越好。邵阳市公司图书音像公司刘鸿钧2011/02/09