职业安全卫生管理体系文件编写指南

无忧噢搜网—中国行业资源共享、下载、交流职业安全卫生管理体系文件编写指南职业安全卫生管理体系文件的结构职业安全卫生管理体系文件可以有多种分类方法，最基本的是二种。第一种是分三类，即职业安全卫生管理手册、程序文件和作业文件；第二种是四类，职业安全卫生管理手册、程序、作业文件和记录。参照ISO/DIS10013质量手册编制指南，建议把OHS管理体系文件分为三个层次：管理手册(A层次)、程序文件（B层次）、作业文件（C层次）,如图。OHSMS体系文件OHS管理体系文件的内容按照体系文件的层次分类可知，OHS管理体系文件可有管理手册、程序文件、作业文件（即工作指令、作业指导书、记录表格证据等）。1.1.管理手册根据OHSMS标准及本组织职业安全卫生方针、目标全面地描述本组织OHS管理体系的文件，主要供组织内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述本组织的OHS保证能力。OHS管理手册的内容通常包括如下内容：方针、目标、指标和管理方案；OHS管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系；关于程序文件的说明和查询途径；关于手册的评审、修改和控制规定。管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的需要为前提。管理手册（A层次）程序文件（B层次）作业文件（C层次）根据OHSMS标准和规定的OHS管理方针、目标来描述OHSMS体系描述实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动详细的工作文件（表格、报告、作业指导书、记录等）无忧噢搜网—中国行业资源共享、下载、交流2.2.程序文件根据本组织OHS管理手册的要求，为达到既定的职业安全卫生方针、目标所需要的程序和对策，描述实施OHS管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门使用。3.3.作业文件围绕手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的工作文件，主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的，可分为两类：（1）工作指令，如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容：指令干什么、如何干和出了问题怎么办。（2）记录，记录是OHSMS文件最基础的部分，包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的OHS记录和图表，事故、事件记录以及用户OHS信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段OHS是否达到要求和OHS管理体系运行有效性的证据，因而它具有可追溯性的特点。需要指出的是，各层次的OHSMS文件应与第一层次的OHSMS手册内容对应一致。各组织可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级，不一定按建议的三个层次等级。OHSMS标准中没有明确要求组织必须编制OHS管理手册。编写体系文件的原则和基本要求编写体系文件的原则是写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效（文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做）。体系文件要做到：1．系统性——组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统有条理地制订各项程序；——所有文件应按统一规定的方法编辑成册；——各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；——各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。2．法规性——体系文件应在总体上遵循OHSMS标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；——文件一旦批准实施，就必须认真执行；——文件修改只能按规定的程序进行。3．协调性——体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；——体系文件之间应相互协调；——体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；——处理好各种接口，避免不协调或职责不清。4．见证性——体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况；——对于审核来讲，OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据：危险因素已被辩识、评价并得到控制；无忧噢搜网—中国行业资源共享、下载、交流有关活动的程序已被确定并得到批准和实施；有关活动处于全面的监督检查之中；职业安全卫生绩效和持续改进等。5．唯一性——对一个组织，其OHS管理体系文件是唯一的；——通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；——决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；不同组织的文件可具有不同的风格。6.适用性——体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；——体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；——所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。体系文件编写的步骤与技巧一.文件编写步骤1．编写OHS初始评审报告2．编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序(1)(1)危害辨识,危险评价与危险控制程序；(2)(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序；(3)(3)管理方案定期评审程序；(4)(4)教育培训程序；(5)(5)协商与交流管理程序；(6)(6)文件和资料管理程序；(7)(7)运行控制管理程序；(8)(8)应急预案与响应控制程序；(9)(9)绩效测量和监测控制程序；(10)(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序；(11)(11)OHS记录管理控制程序；(12)(12)内部审核程序。3．如果组织规模较大，可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序，如：(1)(1)管理评审程序；(2)(2)目标、指标确定更新程序4.按照危害辨识，风险评价与风险控制程序去执行，评价出重大危险源，并进行分级，制订清单。5.根据重大危险因素来编制或修订OHS方针。6．根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。7.根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意：(1)(1)为使重大危险因素受到控制，减少工伤事故和职业病，应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序；(2)(2)对同一个重大危险因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以无忧噢搜网—中国行业资源共享、下载、交流只有其一；(3)(3)同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现；8．通过上述各程序提出各部门的职责，补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。9．将上述各程序中的主要内容，提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。10．最后再写没有程序支持的手册中的要素，此部分应写详细一些。二．文件编写技巧OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人，每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。1.第一条线：3.3.1危险辨识，危险评价与危险控制；3.3.2法律、法规及其他要求；3.3.3方针、目标、指标；3.3.4管理方案。2.第二条线：3.4.2培训、意识和能力；3.4.5文件管理（控制）；3.5.3记录和记录管理。3.第三条线：3.4.6运行控制；3.4.7应急准备与响应。4．第四条线：3.5.1绩效测量与监测；3.5.2事故、事件、不符合、纠正与预防措施；3.5.4内部审核；3.6管理评审。5、第五条线：其他及附录。也可采取如下的编写方式：(1)自上而下依此展开方式按方针、管理手册、程序文件、作业文件、OHSMS记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。(2)自下而上的编写方式按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。(3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实际是从分析活动，确定活动程序开始，将OHSMS标准的要求与组织实际紧密结合，可缩短文件编写时间。OHS管理手册的编写无忧噢搜网—中国行业资源共享、下载、交流一OHS管理手册作用OHS管理手册是阐述一个组织的OHS方针和描述其OHS管理体系的文件。它就体系作概括的表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。它对内是组织内部实施OHS管理的基本法规，为各项OHS管理活动提供统一的标准和共同的行为准则；对外是OHS保证能力的文字表达，以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力，保证生产活动的OHS达到规定的要求。所以，手册的编制不同于其它层次文件的编制，一方面它要求按照管理的理论，总结本组织OHS管理的实践，提炼本组织OHS管理的经验；另一方面它又要求按照OHSMS标准推荐的体系要素，对组织现存的固有体系进行继承和自我完善，为组织OHS管理的适用性和有效性提供条件和规范。通过OHS管理手册的编写过程，实质是对组织的OHS管理体系进行一次全面的审核和完善。OHS管理手册的作用：1、是组织建立OHS管理体系的总体规划；根据OHSMS标准制定的OHS管理手册，是对组织OHS方针、体系、包括OHS管理各项职能及各项管理活动的整体描述，而OHS管理的各项工作和活动都是依据OHS管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织OHS管理体系总体蓝图的作用。2、是统一和协调组织各部门职业安全卫生活动、实施工伤事故及职业病预防和控制的根本依据和法规；OHS管理手册作为组织内部法规性文件，为各项OHS管理活动提供了统一的标准和共同的行为准则。手册系统地、原则地规定了各项OHS职责和程序，以协调体系的有效性。OHS管理手册又是组织各级OHS管理人员实施OHS管理与控制的根本依据，当组织内其他OHS管理方面的标准和制度与OHS管理手册相抵触时，应服从OHS管理手册的规定。3、是组织向上级主管部门、需方或第三方提供OHS保证能力和水平的文字表述。此外，编制OHS管理手册的还可达到如下目的：——描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织OHS管理体系重点解决的问题；——总体描述和实施有效的OHS管理体系；——提供改进的常规控制，促进管理活动；——为审核OHS管理体系提供文件依据；——OHS管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；——按OHS管理体系的要求和相应方法培训人员；——向组织各级管理者展示组织职业安全卫生管理的总框架；——向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；——明确各部门的职责与相互关系；——对外介绍OHS管理体系；——证明其自身OHS管理体系符合标准规定。二．编写OHS管理手册的原则编写OHS管理手册应遵循下列原则：无忧噢搜网—中国行业资源共享、下载、交流1．指令性原则OHS管理手册由组织最高管理者批准签发并正式发布。手册中的各项规定是组织全体员工（包括组织最高管理者）都必须遵守执行的组织内部法规，它能够防止人为的随意性，保证OHS管理的连续性和OHS管理体系的有效性。因此，手册的各项规定内容应具指令性，措词应严谨，表达要明确，严格限制使用“应该”、“必须”、“可以”、“允许”等词汇。2．目的性原则OHS管理手册应围绕明确的OHS方针、目标，对为实现OHS方针、目标所要开展的各项活动作出规定。这些活动的重点是掌握现存的或潜在的OHS风险，适时地采取纠正或预防措施，并提供必要的依据。3．符合性原则OHS管理手册应符合政府和其他第三方发布的有关各项法规、条令、标准和国际公约的规定，同时还应适合其他的环境条件，OHS管理体系应具有环境适应性。4．系统性原则OHS管理手册所阐述的OHS管理体系，应当具有整体性和层次性。OHS管理手册应就生产全过程中各阶段影响OHS的技术、管理和人员的因素进行控制并作出规定。手册所阐述的OHS管理体系，应当结构合理、接口明确、层次