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第六讲会议沟通学习目的•1.明确会议的目的和类型•2.了解组织会议的基本步骤•3.认识会议中的角色及其职责•4.明确影响会议的因素•5.掌握有效会议的策略前言•据统计，在中国职场，近60％的人每隔一天就开一次会，14％的人每天都在开会，而5%的人每天甚至要经历2-3次会议；•但是其中却有86％的人觉得有些会议根本没必要开。•无论你是与会者，还是会议组织者，相信那些冗长却毫无成效的会议一定已经让你深恶痛绝，学会开会，迫在眉睫!会议室的众生相•为什么会议如此之多?•为什么会议会失败?•如何在会前作充分的准备?•如何计划会议•影响会议成效的因素有哪些？•什么是有效会议沟通的策略？经常困惑人们的会议沟通问题6.1会议的目的和类型1.会议的定义和含义•通常人们把会议简称为会。•但严格说来，聚而不议（不讨论、不交换意见或看法）者谓之会；•聚而又议（讨论、协商、交换意见或看法）者称之为会议。会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。会议的定义根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会之机听取下属或员工的意见和建议。会议的含义•第一，会议是人类社会发展的产物；•第二，会议是人类社会的一种集体活动形式；•第三，会议是有目的、有组织的集体活动；通常是为了解决一个或多个问题；•第四，会议是短时间聚集的集体活动形式。2.会议的基本特征•普遍性（时间、空间、每一个人）；•目的性；•组织性；•集体性（多人参与的，不是一个人单独活动，也不是两个人的活动。)交流信息:政策和指示传达给下属,反馈信息；给予指导:培训；解决问题:澄清误会，解决问题；作出决策:参与讨论、决策3.会议的目的•谈判：目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。•通知：目的是为了传播信息，采取单向的方式，一般没有讨论。•解决问题：目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们都会为探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。•决策：目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。•交流：目的在于集思广益，常采用“头脑风暴法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以讲自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。4.会议的种类中国会议的现状•“人多的会议不重要，重要的会议人不多；•解决小问题开大会，解决大问题开小会；•解决关键问题不开会，不能解决问题老开会。”“小事开大会，大事开小会，重要事情不开会。”【中国特色之开会】•会议三大要素：代表发言，群众鼓掌，领导总结；•会议三大现象：瞌睡，玩手机，开小会；•会议三大功能：闲扯，吹牛，表决心；•会议三大境界：讲的激动，听的感动，会后不动；•会议三大时间：八点开会九点到，十点不误听报告；•会议三大注意：领导排位不能乱，领导职务不能错，领导镜头不能少。6.2会议的组织•会前准备•会议过程控制•会后工作1.会前准备•（1）明确会议的必要性•（不开会的原则和开会的原则【下页〗）不开会的原则•如果已经有每周的例会；•如果会议的成本过高；•如果还有比开会更好的方法；•如果没什么特别重要的事；•如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。•如果必须把信息同时传达给很多人；•如果需要当众表扬或批评一些人；•如果要让多些人参与决策的问题；•如果需要听取部门汇报工作；•如果要给小组委派任务。开会的原则1.会前准备•（2）确定会议的目标：如达成协议、通过策划方案•（3）拟定会议议程：通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。•（4）准备会议文件•（5）分发预阅资料1.会前准备•（6）确定会议主持人：会议的成败在很大程度上取决于会议的主持人。•作为优秀的会议主持人，不仅仅主持会议，而且要以政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色参与会议；•作为主持人，他应具有敏捷的思维能力，沉着自信，表达能力强、富有幽默感，并且具有较强的领导能力。1.会前准备•(7)确定与会人员：•①首要原则是少而精；•②信息型会议，应该通知所有需要了解该信息的人都参加；•③决策型会议，需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威，以及能对执行决策做出承诺的人参加；•④需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。（8）预定会议场所•①会议室一般比较方便且费用低廉，是首选地点。•但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。（8）预定会议场所•②应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备等，应和会议的规模和安排的活动相适应。（8）预定会议场所•③根据沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。•信息型会议的与会者应面向房间的前方；•决策型会议的与会者应面向彼此。（8）预定会议场所•④确定视听器材如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等都是否准备就绪。（8）预定会议场所•⑤会场布置应根据会议的目的、会议性质及与会人数而定：•常见的会场布置有六种类型（下图）：会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型会场布置课堂式V型会场布置应根据会议的目的、会议的性质及与会者人数而确定。（9）补充最新信息：在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在会上向大家简要地通报一下。1会前准备会议吟（顺口溜）----一个办公室主任感怀这个主任实难当，文山会海烦断肠，名目繁多会连会，身心无闲昼夜忙，无病呻吟编报告，“同志们”下几十张，优胜先进要奖励，早备旗匾和证状，“经验”选材合主题，圈点杠插套框框，大会若签责任状，数字先进目标“墙”。会未开场我登场，内外安排莫乱档，名签茶具排座次，会标居中前上方，装点环境造氛围，群花斗艳满场香，登记发文礼仪姐，定点到位须周详，调试麦克“喂喂喂”，会议期间保通响，茶水质量先品尝，保温不热也不凉。2.会议过程控制会议能否顺利进行，在很大程度上取决于会议主持人对会议的节凑和方向的把握。具体说来，可按以下步骤来控制会议进程：•宣布会议的主题和目的；•根据会议议程顺序提出议题，然后征求与会者的意见；•给予每个人阐述观点的机会；•控制讨论进程：如果发生与议题无关或深入到不必要的细节时，应该及时引导到议题本身；•遵守预定时间，不要拖延；•在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策；•在会议结束时，对已取得的结果进行概括；对于部分问题如确有必要作进一步讨论，可以安排在下一次会议进行讨论；•确定下次会议议题和时间。3.会后工作•（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，应下发会议记录或会议简报：•①会议记录应该准确无误•②决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准•（2）对执行工作进行监督和检查会议开始我更忙，组织人员查会场，扫描与会专心度，秩序井然需护防，倾听台上领导讲，台下注目观风向，覆盖全场无死角，心中无二守好岗，无论报告长和短，我写我听我欣赏，领导祈使我捧场，带响场内一片掌。散会未及松口气，伏了此场起彼场！二〇一〇年四月二十八日6.3会议议程会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。•会议议程的设计原则•会议议程的设计步骤1.会议议程的设计原则•表明议题：会议议程应该明确需要讨论的议题及这些议题的排列顺序；•确定主次：例行公事的内容放在议程一开始，然后再安排新的问题；当议程中包括一些比较简短或紧迫的内容时，先安排这些内容，余下的时间专注于比较费时的事项；•注重实效；•适时调整：会议主持者应根据具体情况对议程做出适当的调整；•提供背景资料：会议议程还应包括在会前提供给与会者所需的背景资料，以便与会者做好充分准备。2.会议议程的设计步骤•突出问题：即根据实际情况列出重要的问题；•提出新议题：即通过预期目前发展和与会议成员的联系，提出管理活动或工作中的新议题；•选择重要议题：即针对诸多需要考虑的议题，确定最为主要和紧迫的事项；•分清主次顺序：即将例行项目放在开始，按逻辑关系或难度系数排列关键议题；•确定时间：根据可用时间和与会者情况安排项目；•表明顺序：议程中的每个议题应用数字排序；•结束议程：即要求提出下次会议的细节，并在议程结尾处明确下次会议的议程。会议议程实例生物燃烧发电项目组会议议程会议时间：上午10：30-11：30，会议地点：第一会议室1.进度安排与决定（20分钟）讨论：各自项目组工作近况介绍；着重通报项目进展中存在的问题措施：2.向电网送电日期（15分钟）讨论：并入电网期间各部门相互协同预案措施：3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案（2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算措施：4.下次会议时间安排（5分钟）日期：——————时间：——————地点：——————6.4会议记录•会议记录的内容•会议记录的注意要点1.会议记录的内容会议记录对会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开起着至关重要的作用。完整的会议记录包括如下内容：•会议名称；•地点、日期；•起止时间；•主办者；•出席人员；•缺席人员；•会议主席致开幕词并宣布会议议程；•会议过程；•会议决议；•下次会议的时间及地点。2.会议记录的注意要点•充分了解会议主题、目的及议程；•可以采用多种记录方式：笔记、电脑直接录入，或同时采用录音、照相或摄影方式记录；•记录时紧跟会议进程；•及时确认要点，澄清含糊不清的观点；•避免夹杂自己的主观意识；•会后应校对记录并及时打印。6.5会议中的角色正式会议中的角色包括：•会议主持人；•会议秘书或记录员；•其他与会者。1.会议主持人•主持人的素质•主持人的作用•主持人的主要职责（1）主持人的素质思维清晰敏锐；善于言词表达；良好的沟通能力；积极倾听的能力；较强的应变能力；很好的分析能力；公正公开；幽默。（2）主持人的作用•其一，引导；•其二，激励；•其三，控制。（3）主持人的主要职责•会前：明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点以及准备分发的材料；•会议期间：营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束；•会后：重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果；•总之，主持人的主要职责是做好会前的准备、宣布会议准时开始、提出会议的议题、控制会议进程、总结会议过程、追踪会议的结果等；•其中营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对主持人来说是非常重要的。2.会议秘书会议秘书的职责会前：应详细检查会议的日期、时间、通知与会人员以及分发必要的背景资料；会议期间：记录会议时间、参加人数、会议内容以及报告人和会议结束的日期；会后：撰写会议备忘录、核对必要的事实和数据，与主持人协商以及分发会议备忘录；总之，会议秘书的职责主要是准确记录会议要点、发放会议纪要、确认执行人、完成时间以及所需资源。一般地，会议秘书在会议主持人右手落座。3.其他与会者其他与会者的职责：会前：了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认在会议讨论中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有所考虑，应该持什么观点，用什么材料作论据来支持这些观点；另外，还要明确会议时间和地点；会议期间：注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充满兴趣；对涉及自己工作的决策、行动计划，应做好详细记录；会后：全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的任务。总之，其他与会者的职责无外乎是：明确会议目的；了解会议内容；作好发言准备；遵守会议制度。6.6有效会议的组织•影响会议成效的因素•组织有效会议的策略•会议沟通的技巧1.影响会议成效的因素•会议目的不明确，与会者不清楚会议议题，致使讨论漫无边际；•会议持续太久，本该开一小时的会，却花两个小时，致使与会者过于疲劳；•简单问题复杂化：简单的问题，三言两语就可解决，却要与会者反复讨论，不仅花费大量时间，而且使