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中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.4—2023代替HJ/T8.4—94生态环境档案管理规范排放源管控Specificationformanagementofecologicalandenvironmentalarchives——Emissionsourcemanagementandcontrol本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-12-15发布2024-02-01实施生态环境部 发 布HJ8.4—2023i目次前言.....................................................................................................................................................................ii1适用范围...........................................................................................................................................................12规范性引用文件...............................................................................................................................................13术语和定义.......................................................................................................................................................24基本要求...........................................................................................................................................................25文件材料的形成与积累...................................................................................................................................36文件材料的整理...............................................................................................................................................37文件材料的归档...............................................................................................................................................58档案的管理.......................................................................................................................................................69档案的开发与利用...........................................................................................................................................7附录A（规范性附录）排放源管控文件材料归档范围和档案保管期限表................................................8附录B（资料性附录）案卷编目式样...........................................................................................................10附录C（资料性附录）排放源管控档案移交清单格式...............................................................................15附录D（资料性附录）排放源管控档案销毁清册格式..............................................................................16HJ8.4—2023ii前言为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》《环境保护档案管理办法》，加强排放源管控档案的科学管理，规范排放源管控档案工作，服务于生态环境保护事业发展的需要，制定本标准。本标准规定了排放源管控工作和活动中直接产生的，具有利用价值、应归档保存的文件材料的形成与积累、整理、归档及排放源管控档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准是对《环境保护档案管理规范污染源》（HJ/T8.4—94）的修订。本标准首次发布于1994年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有：——标准名称调整为《生态环境档案管理规范排放源管控》；——补充完善了适用范围的内容；——增加了规范性引用文件、术语和定义、基本要求；——补充完善了文件材料的形成与积累、整理、归档等文件材料管理要求；——补充完善了档案的保管与统计、保管期满的处置、补充等档案管理要求；——补充完善了档案的开发与利用等要求；——补充完善了附录A，增加了附录B、附录C、附录D。本标准的附录A为规范性附录，附录B～D为资料性附录。自本标准实施之日起，《环境保护档案管理规范污染源》（HJ/T8.4—94）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部2023年12月15日批准。本标准自2024年2月1日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ8.4—20231生态环境档案管理规范排放源管控1适用范围本标准规定了排放源管控工作和活动中直接产生的，具有利用价值、应归档保存的文件材料的形成与积累、整理、归档及排放源管控档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的排放源管控档案管理工作。其他部门、单位的排放源管控档案管理可参照本标准执行。在部署污染源普查等专项工作时，有明确文件材料归档要求的，按相应专项工作要求执行。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生态环境档案著录细则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T62录音录像档案数字化规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范DA/T92电子档案单套管理一般要求DA/T93电子档案移交接收操作规程《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）HJ8.4—202323术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1排放源emissionsource向环境中排放污染物/温室气体等的单位，包括其设施、装置或场所。3.2排放源管控emissionsourcemanagementandcontrol运用经济、技术、法律、行政以及其他管理手段和措施，对排放源进行调查、监督、治理以及环境风险管控等工作和活动。3.3排放源管控文件材料emissionsourcemanagementandcontroldocuments在排放源管控工作和活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录，以下简称文件材料。3.4排放源管控档案emissionsourcemanagementandcontrolarchives对国家、社会和单位具有利用价值、应归档保存的排放源管控文件材料，以下简称档案。4基本要求4.1排放源管控档案工作应遵守国家档案法律、法规，确保档案真实、完整、系统、可用和安全。4.2档案工作应与排放源管控工作同步管理，实现从文件材料形成与积累、整理到归档管理的全过程控制。4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作。4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档。若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收集整理。外协单位应按照国家有关规定及生态环境部门的要求，做好所承担工作中文件材料的收集、整理、归档、保管与移交等。4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。4.6涉密文件材料的形成与积累、整理、归档及涉密档案的管理、开发与利用应符合国家有关保密规定。HJ8.4—202335文件材料的形成与积累5.1承办部门（承办人）应根据归档范围及时收集文件材料。归档范围参见附录A。5.2文件材料形成时，应采用耐久、可靠、能满足长期保存需求的记录载体和记录方式。5.3文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。5.4电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由承办人手工完成收集与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.5电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。5.6声像文件材料应客观、完整地反映主题内容、人物和场景等，画面完整、端正，声音和影像清晰。照片宜采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB之间，分辨率不得低于1200万像素。视频应采用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等数字图像编码格式，分辨率不得小于1080P。音频应采用MP3、WAV等格式，采样率应为双声道48kHz，采样精度不应低于16bit。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料的整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。6.1.2文件材料整理应区分不同价值，便于保管和利用。6.2价值鉴定与密级6.2.1文件材料承办部门（承办人）应依据附录A进行鉴定，科学划定保管期限。保管期限分为：永久、定期（30年、10年）。6.2.2涉密文件材料的密级及保密期限照实标注。工作秘密按照实际需要进行标注。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料一般按照事由结合时间或重要程度的顺序进行组卷。6.3.2卷内每件文件