人事档案管理流程

人事档案管理流程文件编号：第1页共21页人事档案管理流程1目的本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）人事档案管理的流程和控制要点，旨在规范人事档案管理，保证人事档案的完整性和安全性，提高人事档案的管理质量和利用效率，为全行人力资源管理服务。2适用范围本文件适用于本行所有劳动合同制员工的人事档案管理活动。3定义、缩写与分类3.1定义人事档案管理：是指本行为提高员工人事档案的管理质量和利用效率，而从档案资料的收集、整理、鉴别、分类、归档以及查（借）阅、转递等环节实施一系列规范化管理的过程。人事档案：是指组织人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，可分为档案正本和档案副本。3.2缩写无3.3分类1）人事档案可以分为：档案正本和档案副本a）档案正本：是由历史地、全面地反映一个员工情况的档案材料构成，全卷分为24大类（详见附件五），是一个员工全部原始材料的总和；b）档案副本：是概括反映一个员工情况的档案材料，由员工人事档案正本主要材料的复制件(或重复件)构成。2）人事档案的查（借）阅可以分为：内部查阅和外部查（借）阅a）内部查阅：是指本行内部有关部门因工作需要，在履行有关查阅手续后办理员人事档案管理流程文件编号：第2页共21页工人事档案的查阅；b）外部查（借）阅：是指外部有关单位因工作需要，在履行有关查（借）阅手续后办理员工人事档案的查（借）阅。4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责主管领导1）负责本行人事档案的外部查（借）阅手续的审批工作；2）负责本行员工档案转递的审批工作。人力资源部门/经理岗1）负责制定本行人事档案管理办法；2）负责组织落实本行人事档案的管理工作；3）负责本行员工人事档案资料的鉴定审查工作；4）负责本行员工人事档案的内部查阅审批和外部查（借）阅审核；5）负责本行员工档案转递的审核工作。人力资源部门/档案管理岗1）负责编制员工人事档案名册，建立档案保管底册，做到记录完整，准确无误；2）负责收集、补充、整理档案材料，做到分类准确、目录清晰、材料完整、装订整齐；3）负责人事档案保管工作；4）负责落实人事档案入室保管、查（借）阅登记、转递等工作；5）负责人事档案管理系统的使用和管理，及时输入、更新材料，保证管理系统正常运行。5原则与基本规定5.1原则1）集中管理原则：本行人事档案应由人力资源部门统一集中管理，严禁任何个人私自保管人事档案材料。2）保密性原则：本行人事档案管理人员以及档案使用人员要严守秘密，不得泄漏员工人事档案内容。人事档案管理流程文件编号：第3页共21页3）严肃认真原则。本行应强化对人事档案的管理工作，严肃认真的开展人事档案的资料收集、整理鉴别、分类归档以及查（借）阅、转递等各项工作。5.2基本规定1）本行人事档案的日常管理工作由人力资源部门负责，并配备档案室和专（兼）职人事档案管理人员。2）本行各分支机构及部门要积极配合人力资源部门做好人事档案管理工作，及时将员工不同时期形成的各类人事资料送交人力资源部门鉴别、入档、入室保管。3）本行员工辞职、退职、自动离职、解除劳动合同后，其人事档案应及时转递到新单位或由职工自己委托当地人才流动服务中心代为保管。4）本行应为领导班子成员建立人事档案正、副本，其中正本交由省联社人力资源处管理，副本由本行人力资源部门管理；其他员工原则上一般只建人事档案正本即可。5）查（借）阅本行员工人事档案，应遵循如下规定：a）本行内部查阅员工人事档案应填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经人力资源部门经理签字同意后，在专人监督下方可查阅；b）外部有关单位因工作需要查阅本行员工人事档案的，查阅单位应派二名中共党员持正式介绍信，填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准，在专人监督下，方可办理查阅；c）本行员工人事档案一般不得外借，如必须借出使用，须填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准后限期归还，本行人事档案管理员在外借前应做好档案内容的详细登记工作，借出单位借出期间不得擅自转借他人；d）本行任何个人不得查阅本人及其亲属档案；e）档案查（借）阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容；f）外部查（借）阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经本行人力资源主管领导批准同意后才能复制（拍摄），且复制的有关材料要经本行核对无误后盖章确认；g）在查阅档案时，查阅人要爱护档案，不得吸烟、喝水，防止损毁档案。6）本行员工人事档案的转递应遵循如下规定：人事档案管理流程文件编号：第4页共21页a）调入人员的档案交接：本行接到调出单位转来的《人事档案材料转递通知单》后，由人力资源部门经理根据主管领导同意转入签批意见，安排档案管理员办理接收手续；档案管理员对照转递通知单所列内容逐项验收，材料不齐的，应退回给转出单位，待补齐无误后，方可在《人事档案材料转递通知单》回执上签字盖章并退回回执；档案管理员将转来的档案入室，并登记注明档案转入时间、数量等内容。b）调出人员的档案交接：本行档案管理员提取转出人员档案，按规定整理装订，由人力资源部门经理对档案内容的完整性审核确认无误后，报人力资源主管领导审批同意后，密封加盖人事公章并编号，填写《XX农村银行员工档案材料转递通知单》（附件二）；本行档案管理员将密封好的员工人事档案交综合办公部门机要岗用机要寄出，并登记注明档案转出时间、数量等内容；本行收到档案接收单位回执后，由档案管理员做好回执登记和保管；若一个月内未收到回执，要及时查问，避免丢失。c）本行员工人事档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交员工本人自带。7）处罚规定本行人事档案管理过程中存在弄虚作假、营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。人事档案管理流程文件编号：第5页共21页6流程描述与控制要求人事档案管理流程文件编号：第6页共21页人事档案管理流程文件编号：第7页共21页阶段环节风险点6.1.1收集与归档环节名称:档案收集适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:收集整理人事档案材料操作规范:1）在日常工作中收集人事档案材料，收集归档范围包括员工任免、调动、考察考核、培训、入党（团）及学习成绩等反映员工德、能、勤、绩的有关材料。2）根据工作需要，应有计划地组织填写履历表，及时补充人事档案内容。环节名称:档案鉴别适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:鉴别收集的人事档案材料操作规范:1）人事档案管理人员对收集的档案材料应认真鉴别、严格审查，防止不符合归档要求的材料装入档案，应遵循以下规定：a）必须严格审核归档材料是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；b）成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充；c）员工人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。d）发现材料填写错误或归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与原有档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章；2）发现有不该归入档案的材料要按规定撤除，发现缺少材料的要及时追查补齐。环节名称:审核鉴别情况适用部门:人力资源部门;适用岗位:经理岗;职责要求:审核档案材料鉴别情况操作规范:按照归档材料的相关规定审核鉴别整理的档案材料是否符合归档要求。环节名称:归档、保管人事档案管理流程文件编号：第8页共21页适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:把鉴别后的人事档案材料整理、归档、入库保管操作规范:1）本行人事档案的整理遵循以下规定：a）每类员工人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料右上角编上类号或顺序号，在其右下角编上页数；b）每卷员工人事档案必须有详细的档案材料目录，编写材料名称要确切、简要、准确无误、字迹清楚；c）对一些纸张不规则、破损、折皱材料要进行技术加工；d）员工的档案材料必须装订成卷。装订后的档案目录卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全局整齐、平坦、装订结实。2）整理装订完毕后，应及时归档，入库保管。6.1.2查（借）阅环节名称:接受查（借）阅申请适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:接受查（借）阅申请操作规范:查（借）阅人事档案必须严格履行查（借）阅审批手续，填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一）。环节名称:审核、审批查（借）阅申请适用部门:人力资源部门;适用岗位:经理岗;职责要求:审核查（借）阅申请操作规范:了解审核、审批查（借）阅人身份、查（借）阅原因、查（借）阅对象等信息，审核同意则在《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》中签署审查、审批意见。属外部查（借）阅的应报主管领导审批；属内部查阅的通知档案管理岗办理查阅。环节名称:审批外部查（借）阅申请适用部门:行长;适用岗位:主管领导;职责要求:审批外部查（借）阅申请操作规范:审查《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》各项信息，同意查（借）人事档案管理流程文件编号：第9页共21页阅的在主管领导意见栏签字。环节名称:办理查（借）阅适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:办理查（借）阅手续和档案的收回操作规范:根据审批意见办理查（借）阅档案手续，按时收回档案，并做好查（借）阅登记和注销登记手续。人事档案管理流程文件编号：第10页共21页人事档案管理流程文件编号：第11页共21页阶段环节风险点6.2.1档案接收环节名称:接到转入通知适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:接到转出单位的转递通知单操作规范:1）查看转递通知单上转入人员是否是本行已录用员工。2）查看人事档案是否密封盖章，外观是否有破损等，在确保档案外观完好的前提下，转经理岗审核是否接收。风险描述:接收档案时审核不认真,没有发现档案缺损、材料不全,导致档案丢失、档案信息的泄密。风险等级:中等风险控制措施:要提高警惕，对接收的档案资料认真审核，确保档案资料齐全。控制部门:人力资源部门;控制岗位:经理岗;环节名称:审核档案转入适用部门:人力资源部门;适用岗位:经理岗;职责要求:审核档案转入操作规范:审核转入档案人员是否是本行员工，审核转入档案是否密封盖章，是否有破损，审核通过报主管领导审批。环节名称:审批档案转入适用部门:行长;适用岗位:主管领导;职责要求:审批转入档案操作规范:审批转入档案人员是否是本行员工，审批通过通知人力资源部门做好接收档案工作。环节名称:接收档案适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:接收转入档案操作规范:接收档案时要严格对照档案封装袋上的目录核对档案内容与该目录是否一致，是否有缺页等。环节名称:审核接收档案适用部门:人力资源部门;适用岗位:经理岗;职责要求:审核接收的档案是否符合要求操作规范:按照档案管理相关规定审核档案管理岗接收的档案是否符合要求，审核通过的，交档案管理岗入室保管；审核不通过的，通知转出单位补充或更正。人事档案管理流程文件编号：第12页共21页环节名称:档案入室保管适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:将接收档案入室保管操作规范:对经理岗审核通过后的档案，及时做好人事档案的入室保管工作。环节名称:退回回执适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:向转出单位退回回执操作规范:及时将接收回执盖章后退回转出单位。6.2.2档案转出环节名称:提取相关档案适用部门:人力资源部门;适用岗位:档案管理岗;职责要求:提取整理档案