ERP系统选型问题的探讨

ERP系统选型问题的探讨第1页共4页ERP系统选型问题的探讨[0]引言ERP系统作为一种战略性的工具，对于企业管理进步的影响非常深远，因此企业在进行系统选型的时候通常是相当慎重的，并且会为此投入大量的人力物力和时间。即便如此，很多企业在做ERP系统选型的过程中，系统演示看了很多，概念听了一堆，但真要说说各个软件的区别，除了笼统的A的“思路比较清晰”、B的“流程比较流畅”、C的“界面比较友好”、D的“某功能好像挺强”外，恐怕再很难说得出更多。面对复杂的ERP系统，如何进行选择？[1]如何看系统演示考察软件提供商或服务商的系统演示，是选型过程中必不可少的环节。看演示，不能漫无目标，必须有的放矢。1.识别系统间的本质区别从表面上看，各种商品化的ERP系统所遵循的基本原理、包含的功能等似乎都很接近，但实际上它们之间还是存在本质区别的，根据笔者的经验，这主要体现在系统的柔性和对业务支持的深度上。所谓柔性是指当企业的业务流程需要调整、生产模式发生变化，或是增加了与原先不同的业务类型时，系统是否能够通过调整适应这些变化。一个正在快速发展或变革中的企业，如果选择了一个柔性欠佳的系统，就很容易受之束缚。所谓对某项业务支持的深度是指系统对该业务的处理方式的设计是否细致、周到，提供多少方式或策略选择等，这将直接影响系统在处理各种业务时，灵活不灵活、方便不方便。2.问题具体化看演示一定要带着问题看，并且要把复杂问题拆分成简单的，容易演示的具体问题，要求当场演示。表1中列举了部分这样的具体问题点，它们反映的就是系统的柔性和对业务支持的深度，这样的点还有不少，读者可以自行补充。一个软件如果在这些问题点上有过半表现不理想，给企业带来的可能就会是一堆烦恼。表1.看演示时应当注意辨别的关键点问题点辨别系统柔性1.流程自定义[说明]需要细分一下“业务流程”和“审核流程”。何为“业务流程”？比如“接单→销货→出库”就是一个业务流程，它定义业务的上下游关系；何为“审核流程”？比如订单要依次经过张三、李四、王五的审核，才能生效，就是一个审核流程。能支持自定义审核流程的软件不少，能支持自定义业务流程的软件不多，很多软件都企图以“审核流程”混淆“流程”蒙混过关，要注意。业务流程定义一个流程，例如“接单→销货→出库”，那么，出库单的依据是销货单，在进行出库作业的时候，系统应该会提示选择销货单号；接着，将流程定义更改一下，变成“接单→出库”，这时出库单的依据是订单，再试试出库操作，如果系统没有相应地变成提示选择订单号，那么，所谓的流程自定义肯定有不实之处。审核流程审核流程比较简单，各个软件之间的区别主要是强弱的区别。简单的可以定义某个单据应由哪些人依次审核；完善的应该还允许定义不同的数量、金额、时限条件下的流程、以及某人不在时，如何处理。要判断这一点并不难，只要看看其流程定义界面里的可定义条件有哪些就知道了。当然方法是多种多样的，读者可以自己琢磨一下。业务支持2.开发票完善的软件在流程定义的时候可以定义成按订单、按销货单、按出库单中的某几个细项，或是几张上述单据中被选定的细项开发票；简单的软件可能就只能按整张订单对应开发票。3.出货是否一开出销货单就扣减库存？还是一次销售客户可以多次提货？能从多个订单中选择细项合并出货吗？ERP系统选型问题的探讨第2页共4页深度4.物料需求物料需求的来源有几类？完善的软件可能会有销售订单、销售预测、要货计划、上级协同等，简单的可能只有一种：销售订单。5.单据核销单据核销是很费事的工作，特别是例如公司跟A和B供应商购买了材料及服务，分别下了采购单，但最后要求统一付款给A，系统怎么处理？灵活的系统应该可以选择单据、细项进行核销。6.损耗率有几种损耗率？是可以设置采购、库存、工艺等若干损耗率，还是只有笼统的一个损耗率？7.供应商评估能否自由地设置对供应商的评估参数例如价格、质量、交期等？能否自动统计？能对评估体系进行设置吗？8.采购暂估货到，发票没到，系统如何处理？能否做诸如“单到回冲”、“月末回冲”、“月初回冲”等等？9.采购报检能一个采购单，分多次报检吗？10.配额采购MRP展开的时候，同一种物料能按不同供应商相应比例展开需求吗？11.保质期、库存损耗率能设置吗？能跟踪吗？能统计吗？12.质量管理检验不合格，可以如何处理（挑选、降级、返工、返修、退货、索赔）？[2]系统评估经过了对系统演示的详细考察，有可能的话最好再对系统进行一下实操，以便在技术和功能上对系统进行评估。这种评估并不一定要求面面俱到地包含每一项功能，企业的情况各有不同，具体的要求和侧重点也会不同，可按实际需要设置评估项和权重。表2是国光电器股份有限公司（以下简称GGEC）为更换原有ERP系统而进行新系统选型过程中所作对比评估表实例，供读者参考。表2.系统对比评估表对比项及分值系统N（候选）系统V（现行）系统S（候选）一、技术性能（30分）1、易维护性6基于互联网运行，集中管理，维护工作量小基于局域网运行，维护工作量大基于局域网运行，维护工作量大，且部分数据采取文件共享的形式，系统安全性不佳。2、二次开发平台5需经专门培训，但规范，开发部分不会影响原系统的体系，能充分融合提供数据字典，可自行开发外挂程序，但系统性和可靠性差提供数据字典，可自行开发外挂程序，但系统性和可靠性差3、开发架构3平台加组件及插件式的产品架构，产品具有较强的伸缩性及柔性，未来系统的再扩展与升级较为灵活。模块功能式的产品架构。技术构架限制产品的扩充及修改工作量很大。模块功能式的产品架构。技术构架限制产品的扩充及修改工作量很大。4、支持的数据库3SQLServer、Oracle、Informix、DB2等SQLBase、SQLServer、Oracle等SQLServer，其余在增加中5、开发工具3Java支持跨平台，但目前熟练程序员较少SQLWindows未被广泛应用BorlandDelphi6开放，易理解，熟练程序员较多，但不支持跨平台6、软件安装及数据管理方式5集中在服务器安装软件和进行数据管理。服务器及每个工作站均要安装软件，每个工作站均需进行数据管理。服务器及每个工作站均要安装软件，每个工作站均需进行数据管理。7、软件升级5软件更改或升级时，只需要在服务器上进行安装升级；软件更改或升级时，每个工作站点均需要进行安装或升级，数据更改量大，工作量大；软件更改或升级时，每个工作站点均需要进行安装或升级，数据更改量大，工作量大；二、软件功能（100分）1、系统柔性20工作流自定义5工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系、过程及活动的启动和终止条件，以及对每个活动的描述及内部的运算关系。可实现流程自由配置，可对单据来源、约束、控制、驱动进行配置。不支持界面上有工作流程显示，但与内在流程无逻辑联系，更不能自定义。审批流4完善的审批流管理，可分条件、分层、分组、分权限等审批。混合在消息平台中，使用不便有，但只支持一级的审批，无法分层、分级、分组管理，不能根据条件改变审核方式。ERP系统选型问题的探讨第3页共4页预警平台5完整，可按多种条件自由设置预警：如单据、报表、数据、权限、时间前置触发、时间报警、等等条件，并可设置多种模式，如提示性预警、限制功能性预警等。混合在消息平台中，使用不便有，但不可设置多条件进行预警。消息平台4集成的消息平台，与业务及工作流完全集成。可实现个人的消息管理及按组、按层或全公司的消息管理。各种消息混合而未加区分，使用不便无集成的消息平台。业务类型3可自定义，如普通采购、消耗性采购等，方便统计。不能自定义不能自定义单据模板的分配4支持定义到组或个人。只能公用，无法定义到个人。只能公用，无法定义到个人。2、采购20采购价格4可以进行控制，分部门进行询价、报价、比价管理，历史变动价格管理、历史加权变动价格管理。比较简单，可进行供应商报价管理只能询价三家。无法管理历史加权变动价格。采购暂估4可对货到发票没到进行暂估处理，有单到回冲、月末回冲等等多种模式。只能二次开发，并且处理得较勉强。没有，用借入借出处理。配额采购4MRP自动支持按不同比例、不同价格体系执行配额采购。MRP不支持按配额展开MRP支持按配额展开，但不能按不同价格体系执行配额采购供应商评估体系4可对供应商的评估体系参数进行自由设置，可从价格、质量、交期、综合信息进行分析。并结合实际业务流程进行分析及控制。无无供应政策的制定4自定义采购的供应政策，如材料的最大最小批量、经济批量、采购供应倍数等。自定义采购的供应政策，如材料的最大最小批量、经济批量、采购供应倍数等。不支持。3、计划10计划的反复排程与多套模拟4完善。实现计划的多套模拟与调整。完善，其“先进排程”系统非常强大。单薄，MRP和MPS不能双向互动，操作也较不方便。再订货点库存计划法6支持，可实现对非计划材料的库存管理如胶水等。不支持不支持4、生产管理25MRP合并策略5销售预测、销售订单、要货计划、上级协同等。销售订单销售订单成套件的管理4支持，方便仓库管理员以套件的方式出库，减少大量的数据输入。不支持不支持配方型生产4支持不支持不支持库位管理4立体仓库管理，可分区、排、层、格，很细按库位进行管理，较细可定义子仓库，无“库位”的概念存货与供应商的对应关系4存在直接对应关系。无对应关系。无对应关系。销货单4可处理一次销售，客户多次提货的情况只有出库单而没有销货单，只能二次开发，处理起来较麻烦。销货单一开就减库存，不能统计销售有多少，客户提货有多少。6、其它25集团管理4支持树型或平级公司的运作，集团可以直接在系统中跨帐套、跨单位进行查询和进行所有数据的汇总，可以在系统中对所有供应商或分公司的业务或资金进行控制管理。较弱，支持若干家公司（但只包含一个制造实体）的运作。不支持报价管理3在报价阶段可进行利润分析。很强，在报价阶段支持利润分析、历史价格分析、模拟生产排程、短缺分析、瓶颈分析等。在报价阶段可进行利润分析。合同管理3完善。包含销售合同、采购合同及其他合同管理，并可实现按合同执行应收、应付等的管理。无专门的模块合同管理为外挂文本文件，无实质按合同内容进行过程控制。质量管理3支持多种处理方式如分选、返工、返修、退货等等。并可按工序进行检验。未购买该模块用表单记录损耗率管理3多种损耗率的设定及管理。如采购损耗率、库存损耗率、生产损耗率。可进行每个工序及总体生产损耗率的设定和管理。只有一个总体损耗率。发票与销货单的对应关系3能灵活对应只能一对一只能一对一预算管理3全面的预算管理全面的预算管理能按科目进行预算管理，但无法做到按部门进行预算。ERP系统选型问题的探讨第4页共4页出货单据-发票单据-付款单据的对应关系3灵活对应，多对多对多固定，一对一对一固定，一对一对一[3]选型决策ERP系统的选型，不仅是软件的选择，也是信息化合作伙伴的选择，在对软件本身进行考察的同时，对开发商或服务商的管理经验、规模、本地化程度、成功用户、产品线完整性等方面的考察也是同等重要的。最终选择什么样的系统和合作伙伴，受企业规模、引进目的、双方技术力量、投资预算等诸多因素的影响。表3是GGEC在系统选型过程中所作的综合评估表实例，供读者参考。表3.综合评估表候选系统软件功能f1（根据表2结果给出）（100分）软件技术性能f2（根据表2结果给出）（30分）服务商能力f3（100分）总体印象f4（20分）预计投资P（万元）性价比411iifP（以总得分直接除以总价格）管理经验30规模30本地化程度15成功用户15产品线完整性10用户群8知名度4其他8系统N74.525.22527141197471601.273系统S66.720.420181198526951.727[4]一个问题的探讨GGEC在系统选型的过程中进行了一次民意调查，请考察过N、S两个候选系统演示的30位各部门和层次的员工就“如果让您作决策，不考虑价格等因素，您更愿意选择哪个系统？”进行记名投票，结果如表4，可以看到基层员工更倾向于较简单明了，易于理解的系统，管理层则更倾向于较复杂，但内涵较丰富的系统。表4.民意调查结果系统N系统