erp系统选购与数据库扩展流程研究

ERP系统选购与数据库扩展流程研究需求驱动型ERP系统选购的四大注意事项ERP系统如果从驱动角度来分，可以分为以需求驱动的ERP系统和以流程驱动的ERP系统。这两类系统由于设计因素不同，其内涵也有很大的差异。在选购的时候，当然注意点也有所不同。笔者结合自己的亲身体验，谈谈企业选购需求驱动型ERP系统的的注意事项，供各位参考。注意事项一：需求之间的相互联动。笔者认为，虽然有些ERP系统是围绕一个个需求所展开的。但是需求之间仍然存在着一些难以割舍的互动关系。如当销售订单审核之后，如何让采购、物料、生产等相关部门知道这个订单的存在；如对于预付性质的销售订单与采购订单，如何通过财务部门进行联动控制等等。这些都涉及到部门与部门之间、用户与用户之间的联动关系。如何需求之间没有形成类似的联动效应，那么很显然，部门之间的隔阂将无法通过ERP等信息化管理系统来消除。有时候，甚至还会加强。那么企业不是搬起石头砸自己的脚吗？所以笔者认为，企业即使选购需求驱动型的ERP，也需要注意各个需求之间的联动效应。具体的来说，在购买的时候，要向对方售前咨询顾问确认，当单据审核的时候，是否有一个通知的动作。如有些需求驱动型ERP会跟邮件系统结合。系统管理员可以指定，当单据审核的时候，可以向指定的用户发送邮件通知。如此的话，即使在流程上没有关联，但是至少可以通过邮件等通知手段来有机的把它们联系在一起，形成需求之间的相互联动。如果ERP系统有类似功能，则用户在单据审核之后也不用一个个的去通知。系统会自动通过邮件的形式向用户发送通告。注意事项二：最好带有流程自定义模块。有些ERP系统虽然在设计的时候是以需求为核心的，但是仍然会提供一个流程自定义模块。用户可以根据自己的需要，来定义企业业务的管理流程。如神州数码易飞ERP系统就是以需求为驱动的。不过其还有一个工作流系统，能够与之相集成。从而用户可以根据自己的需要，将各自相互独立的需求组合成一个管理流程。不过可惜的是，神州数码的这个工作流系统需要另外独立购买。其实笔者从内心来说，还是比较推荐那些流程驱动的ERP系统。它们往往在设计的时候都已经体现了流程为核心的理念。对于那些喜欢需求驱动ERP的企业来说，笔者认为最好还是需要注意流程对ERP系统的作用。这主要是因为现在强调部门之间合作，有时候一个业务往往涉及到多个部门。如果没有流程这个平台，很难将它们有机的联系在一起。如对于一些信用不好的客户，企业可能会采取预收款的形式。这在ERP系统中就可能涉及到销售、生产、财务、仓库等多个部门。如对于预付性质的销售订单，合理的处理思路是：当销售订单审核时，订单会处在挂起的状态。同时系统会自动生成一张收款性质的单据，财务就会根据这张单据去判断客户是否付款。当客户付款后，财务人员审核这张单据，才是销售订单才会正式审核。在此之前，采购、仓库、生产是无法进行后续动作的，也就是说只能够查询而无法进行单据的操作，如生成采购计划与生产计划等等。要完成这一系列的动作与控制，则必须有流程的帮助。如果没有流程在其中牵针引线，很难将它们有机的联系在一起。由于涉及到的部门比较多，即使有上面的邮件通知功能，也可能会有疏漏。为此笔者认为，企业在选购ERP系统的时候，即使选择的是需求驱动型的ERP系统，最好也要选购那些带有流程自定义模块的ERP软件。以便将一些比较复杂的业务在流程平台上进行整合。注意事项三：即时通信工具必不可少。对于一些流程驱动型的ERP系统，往往会有系统通知的功能。如用户定义了一个订单审核流程。当采购订单输入完毕后，用户点击完成按钮。则系统会发一个系统通知给采购经理。当采购经理登陆系统后，就会看到这个通知消息。然后通过这个消息可以直接打开对应的采购订单，而不用再去采购模块查找。查看无误后审核，然后系统又会发一个反馈信息给采购员。这就是流程驱动型ERP不可替代的优势。那么对于需求驱动型ERP来说，如何来实现类似的功能吗？总不能够没完成一个订单就电话通知吧？这显然会凭空增加用户的工作量。在这种情况下，可能一个即时通信工具就必不可少了。当用户完成或者审核一张单据后，就可以直接通过即时通信工具来告知相关的当事人。笔者以前给客户实施过一个ERP项目，这个客户选择的就是需求驱动型的ERP系统。项目上线后，他们觉得邮件通知有点慢。因为有些用户的话，邮件客户端不是经常打开，而且也不会经常去查看邮件。这导致有些单据后续的处理工作无法及时完成。跟客户沟通后，笔者建议他们上一个即时通信工具。不够那时候由于他们的ERP系统还没有自带这个即时通信工具，笔者就建议客户使用一个免费的开源软件PSI.这个即时通信工具是开源的，可以运行在多个平台上。而且还可以设置有消息时强制打开的功能。如当某个用户发送消息时，对方这个消息窗口就会强制打开。从而保证用户不会错过任何一条消息。不过可惜的是，这个即时通信工具是跟ERP系统脱离的，没有很好的集成。笔者的意见是，企业选购需求驱动型ERP的时候（包括其它信息化管理软件也是类似），最好自带有一个即时通信工具。如此的话，就可以跟系统的其他模块整合。如可以设置，当单据审核之后，自动发消息给指定的用户；还可以设置预警功能，当应收帐款到期或者库存数量低于安全库存的时候，向用户报警等等。这些功能都非常的时候。笔者以前负责神州数码易飞ERP系统的时候，他们就带有这个即时消息的工具。不过那时候还不成熟，没有跟系统的其它模块整合。到现在最新的版本，应该已经设计的不错了。总之对于需求驱动型的ERP，其最大的阻碍就在于沟通上。因为无法通过流程将相关的责任人联系起来，无法形成一股合力。此时只有借租即时通信等工具，来加强他们彼此之间的沟通与协调。注意事项四：承上启下的功能模块。对于需求驱动型ERP，有时候还需要一些承上启下的功能模块。对对于入库单到应付帐款，这中间就需要一个功能模块。笔者以前遇到过一款需求驱动型ERP系统，他们在设计的时候没有这个承上启下的功能模块，操作起来就显得很别扭。他们在生成应付帐款的时候，有两种方式。一是根据发票与应付帐款去匹配入库单，即先入好应付帐款单据，然后再手工的在关联入库单据或者在入库单据进行金额的分配。二是在入库单上进行过账作业，此时一张入库单对应一张应付单据。这两种方式，无论采用哪一种方式操作起来都比较麻烦。而像易飞ERP那样，如果采用承上启下的过渡模块就不一样了。可以专门设置一个生成应付帐款的过渡窗口。在这个窗口中可以选择需要结帐的入库单据，还可以设置需要合并成一张应付帐款还是生成单独的单据。然后按一下运行就可以根据用户的需求产生对应的应付帐款。对于需求驱动型的ERP系统，这些承上启下的功能模块有时候是必不可少的。因为其不仅可以方便用户的操作，而且还可以提供很好的灵活性。总而言之，对于需求驱动型的ERP系统，其选择的核心在于需求之间、用户之间的沟通上。如果能够将这个问题解决了，那么选型离成功又跨近了一大步。ERP系统数据库扩展流程研究1引言目前，企业资源规划（EnterpriseResourcesPlanning，ERP）系统都有一定的通用性，但大多数企业购买ERP软件后都需进行二次开发，如果同一个ERP软件经过简单的二次开发后即能适用于生产不同产品的企业，那将极大的节约开发成本。但现实的二次开发中，不同生产类型的企业都有着各自的特点，且随着企业的发展，企业的业务规则和自身组织在不断的变化，企业对ERP软件在不断的提出新的要求，这给二次开发带来了难度。数据库是ERP系统的基础与关键，数据库设计得是否合理直接影响着ERP软件在企业中的应用，在新的需求环境下对数据库进行重新设计会给软件开发带来诸多困难。（1）在ERP软件二次开发过程中需要重新进行数据库的分析、设计，而且需要考虑到企业的各个业务模块，这样不可避免需要投入大量精力来进行数据库的设计，增加了软件开发成本的同时延长开发周期。（2）数据库设计是一个繁琐的过程，许多工作都在重复地进行，这将增大开发中错误出现的概率。（3）企业在提出对ERP软件的需求之后需要在短期时间内将ERP软件投入使用，开发时间仓促会影响到软件的质量以及企业的信息安全。针对上述问题在为新企业进行ERP系统二次开发时，须根据具体的需要对数据库进行扩展使扩展后的数据库能够满足新的需求环境。2数据库扩展需求分析ERP是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。ERP涉及企业的人、财、物、产、供、销、预测、决策等方面的管理工作，包括采购、库存、销售、生产、财务、人事管理等多个子系统，企业各部门之间密切联系，时刻都在进行信息的交换。对于新的需求环境，可能因为企业的业务规则和业务范围的变化需要更改数据库中数据表问的对应规则，对数据库中的数据表进行添加、删除等操作。对于一个制造类企业，仓库与产品间的对应关系可能由1：1（一对一，即一个仓库只能存放一种产品）变成l：N（一对多，一个仓库可以存放多种产品），同样对于同一个企业，伴随着企业不断发展，企业供应商的生产规模可能日益增大，供应商与零件间的关系可能由一对一变为一对多。这种情况也存在于企业的销售、生产的各个部门，这样的对应业务规则的变化对数据库提出了新的需求。对于一个企业，为了扩大市场占有率，希望保留所有客户信息，如果直接将描述客户信息的字段添加到销售单数据表中，这将使数据表过于臃肿，会造成数据库信息的混乱，不利于系统使用过程中数据的查询，由此就必须对数据库进行应用扩展，需要创建新的数据表，并对表中的字段进行调整。3数据库扩展流程设计在进行数据库扩展时，首先把新环境下提出的新需求信息分为业务规则变化和应用扩展变化，对于业务规则可能出现十二种变化情况，各种情况均有相应的处理规则；应用扩展需要添加或删减一些数据库的信息表，对应的也有相应的处理规则，最后通过数据库管理平台进行处理后新的数据库就可以投入使用。3.1业务规则变化处理在企业的业务规则发生变化时，可先用语言对变化进行描述，然后抽取其主要信息，判断其规则变化的类型，这里总结为4种类型，分别是由一对一变为一对多和多对一，一对多、多对一变为一对一，一对一和一对多、多对一变为多对多，多对多变为一对一、一对多、多对一，根据不同的变化类型使用不同的处理方法对数据库进行扩展。这些处理方法在数据库管理平台中将变为一些通用的方法类，这些方法类可被随时调用。3.2应用扩展处理流程当确定数据库要进行应用扩展时，首先抽取主要扩展信息，然后分析现有数据库中的数据表，此过程对数据库中数据表名及字段名需要按照严格的规则命名，数据库扩展的核心就是删除其重复的数据表和数据表中的字段，对新插入的数据表和字段进行重新规划。4数据库扩展实例遇到业务规则变化和应用扩展的需求时，借助所设计的数据库扩展流程在数据库扩展平台的支持下可对数据库进行扩展。数据库结构的扩展需要具体的数据库管理工具，现存的数据库管理系统（DBMS）有DB2（IBM公司继SQI/DS之后在大型机上开发的又一个关系数据库管理系统产品）、ORACLE（由美国ORACLE公司开发的一种关系数据库管理系统）以及Sybase、SQLSERVER等等，这些数据库都提供了建立、存储、编辑数据库等许多功能，借助VisualStudio2005、利用c#.net语言开发数据库扩展平台，旨在对现有数据库进行扩展，首先平台将数据库文件导入，借助于窗体的特殊功能显示各个数据表以及表中的字段，平台以比较直观的方式提示用户输入需要扩展的信息。5结语数据库扩展的需求来自于ERP软件不断的更新，而ERP软件的更新是因为企业的不断变化，数据库扩展流程以及数据库扩展平台为ERP软件的二次开发提供了处理方案，它缩短了二次设计数据库的时间，提高了ERP系统的二次开发效率，在软件开发中有一定的应用价值。