对某某人力资源的审计报告

对某某人力资源的审计报告根据工作安排，审计人员于2009年11月18日-12月25日对某某的人力资源进行审计，本次审计重点是了解某某人力资源各项工作的开展情况，明确人力资源各项规章制度、流程是否建立健全，基础工作是否落实，人员资质是否符合岗位要求，及审核相关内部控制流程的规范性。一、人力基本情况：按某某对《审计报告（征求意见稿）》的反馈意见分析（一）截止至2009年11月5日，某某（含集团总后勤）共有42个部门，员工963人。见表一、二、三：（明细见附件一）（二）员工分别按工种、学历、籍贯划分：工种人数占总人数学历人数占总人数籍贯人数占总人数普工45747.46%初中58260.44%湖南18419.11%技工19320.04%高中15716.30%广东17217.86%管理17117.76%大专828.52%云南16417.03%文职828.52%中专737.58%四川10611.01%销售586.02%本科252.60%河南838.62%设计20.21%小学202.08%广西727.48%合计963100.00%中技101.04%湖北555.71%职高30.31%江西484.98%高技10.10%陕西222.28%中师10.10%福建191.97%其他90.93%安徽121.25%合计963100.00%贵州101.04%其他161.66%合计963100.00%备注：1、管理：指总经理、副总、厂长、经理、主管、主管助理、正副班长、领班、主任、领队、正副队长等职务。2、文职：指文员、跟单员、统计员，及财务部、人力部职员。3、技工：指操作各种机械设备的生产一线员工。管理人员大专以下学历的占管理人员总数的83.04%，素质有待提升。见下表：（明细见附件二）管理人员学历合计小学初中高中职高中技中专大专本科无资料管理人员人数17128538151116103占比100.00%；1.17%；49.71%；22.22%；0.58%；2.92%；6.43%；9.36%；5.85%；1.75%（三）2009年1月1日-11月5日，全年离职率为24.92%，离职人数321人。见下表：（明细见附件三）项目异动人数占异动总人数比离职类别辞职23472.90%自离6319.63%辞退237.17%调到其他公司10.31%工龄不满1年17353.89%1-3年8125.23%3-5年3611.21%5-10年216.54%大于10年103.12%学历初中20463.55%高中5416.82%中专/中技/职高268.10%大专216.54%小学92.80%本科72.18%工种/岗位普工23472.90%技工3510.90%文职226.85%销售175.30%管理134.05%备注：离职率=全年离职人数/(统计期末的在职人数+全年离职人数)离职人数排在前5名的依次为A车间28人、B车间28人、C车间27人、D车间25人、E23人，离职原因：①认为工资低（普工以此为由离职是正常情况）；②影响身体；③同行业挖角；④车间主管与员工沟通少，管理不细致。10年以上工龄员工离职10人，人力部所述离职原因简单，未见详细的离职面谈记录。见下表：二、审计发现：审计人员抽取了60位员工的人事资料进行检查，抽查人数占员工总人数的6.2%，发现：1、岗位测评做得较好。对部份岗位进行入职心理素质测试（性格测试）、智能素质测评（文字运用能力、人际交往能力）、文案测评、电脑操作测评，做得较好，但应明确规定哪些岗位需做测评，做哪些测评，并且设定测评的评分标准。2、企业文化建设较好。文体娱乐活动丰富，促进了员工的凝聚力，并且有企业内刊，在宣传企业文化、提高企业知名度方面走在了整个集团公司的前列。3、部门设置不够合理。至09年11月5日，某某员工963人，却有42个部门，易造成管理人员多、班组长多、岗位重复、职责重叠、管理权限模糊、相关部门接口不清晰等问题。某某人力资源部提供的《员工花名册》中的部门与“反馈意见”中的部门不相符。4、人事基本档案资料管理不完善。①入职档案记录不完整，档案表格未按要求填写，不够规范。如：A的聘用员工协议无人力资源部负责人签名。根据集团公司FTG/CO（外）文字第2009001号规定：有关集团总后勤部管理由某某全权负责。对移交过来的人事资料，人力部也应进行审核并补全、增加相应手续。·入职登记表中人力部未填写“面试情况记录”和“用人部门复试情况”；·司机《特种设备作业人员证》过期；·某的《安全管理制度》，人力部漏签名；·某的转正有员工转正表，但未见到转正考核的具体内容资料；·没有规定哪些岗位转正时需要详细考核；·张龙，原名张弟，96年6月22日入职，改名无户籍当地派出所的更名证明，入职登记表无审批记录；·身份证复印件可以将正、反面复印在A4纸的同一面上，并放入档案；·入职登记表设计欠科学合理，很难一眼看到必须的信息栏位，如：入职日期、应聘岗位等信息，且入职登记表、员工档案、员工简历表三个表有设计重复的地方。如果表格是政府劳动部门下发的指导性意见，可以根据公司实际情况调整表格内容。②抽查的60份劳动合同，32份合格，28份不合格，合格率为53.33%。如：·劳动合同签署不全，留有空白处未填；·劳动合同没有试用期，但入职申请表或聘用员工协议中试用期为3个月；·的劳动合同期限时间填错，合同附件有涂改，且合同的“不定时工资或固定工资”低于政府规定的最低工资标准770元/月，存在劳资纠纷风险。③人事档案未定期更新，后期管理不严谨。如：·的临时居民身份证未换正式身份证；·林身份证过期；·身份证未更新为二代身份证，若能提倡逐步将身份证更新为二代，安全系数更高。④离职交接清单不完善，并且应对离职人员做出全公司、关联单位通告，以免产生法律纠纷。如：·陈的离职交接清单不够详细；·和业务一部年7月20日入职，09年9月9日辞职，工龄12年）是自动离职，未办理手续，人力部对于这种情况可以在其档案里做出说明，使后续管理人员和需要查阅档案的人员清楚明了；·调动人员没有职位异动单。如：莫姬，2005年4月1日调动，没有调动程序。5、人员招聘程序不规范。①各部门需招聘人手时，用白纸书写招聘申请，无用人需求申请表。无论是缺员补员还是扩编，都应填写用人需求申请表。②员工体检无书面定点医院，体检医院不统一，无指定的入职体检项目，今后尽量避免特殊情况。6、教育培训方面存在不足。①未结合培训需求调查结果、全年培训预算来制订合理详细的培训计划；②培训结束后未进行培训评估，无法评判培训效果是否达到预期目标；③培训考试题目设计不太符合岗位要求，应符合岗位特点；④部分2、3、4月入职的员工在5月才进行新员工培训，时效性差；⑤员工培训无论费用多少从未签过培训协议约定服务期，若公司重点培养的员工辞职，公司投入的培训成本得不到回报。8、质量管理、安全措施不到位。①09年1-9月员工受处罚160次，罚款金额21,230元。处罚最多的3个部门见下表：（明细见附件四）部门处罚次数占总处罚处罚金额占总处罚金额A车间4326.88%3,300.0015.54%B部1710.63%3,250.0015.31%统计部148.75%4,250.0020.02%合计7446.25%10,800.0050.87%②员工受处罚及工伤较多，造成不必要的经济损失。如：09年1-9月发生工伤34次，共支付医药费87,337.98元。明细见下表：（明细见附件五）③新员工训练不够及时，且安全管理制度只是放在档案里，未发放给员工。9、资料销毁过于随意。一些人事资料因保密原因被销毁，但无授权销毁审批手续、无指定销毁人员和清单记录，这样处理一是过于随意，二是可能将不能销毁的资料也一并销毁了，三是如果将来涉及到劳资纠纷法律诉讼，公司会因无证据而处于劣势。10、部门内同户籍人员比例过高，有存在搞小团体、架空领导的风险。·某某厂共有125人，其中湖南籍45人，占板材厂总人数36%，超过某某全公司湖南籍比例(19.03%)16.97%。·45位湖南员工中“平江”籍共24人（含厂长本人），占湖南籍员工的53.33%。·厂管理人员共19人，其中湖南籍11人，占管理人员总数的57.89%，而这11位人员中有6人都为湖南“平江”籍；板材开料部4个管理人员，3个来自湖南平江。见下表：根据以上审计发现，我们认为：某某整体人事行政制度、流程已初步建立，但各项人力管理工作的深度不够，对已有的制度流程落实情况一般，需进一步强化执行力度，尤其要加强基础性工作的执行力；人事行政制度和流程还需更新和健全，以求适应公司的发展；组织实施以后的工作要继续跟进到位，不能只表面执行，无后期跟踪评估；薪酬、绩效与激励机制工作较为薄弱。（受实际情况影响，人力部未全权参与调薪方案的制定与执行，公司无配套的薪酬绩效体系，公司高层对人力资源管理重要性的认识有待加强。）三、审计建议：（一）精简机构，梳理组织结构。1、重新修订组织架构，减少管理岗位，合并相关职位和重叠部门，明晰各岗位职责。2、人力资源部按“42个部门”提供一份新的《员工花名册》，经总经理批准后报审计部备案。（二）完善“选人、用人、育人、留人”上的配套管理方式与理念。1、各岗位职责与资格应标准化，明确规定哪些岗位需做入职测评和转正考核，并且设定测评和考核的评分标准。2、规范人员招聘程序，无论属于缺员补员或新增编制都应用“用人申请表”进行书面申请。3、提前做好教育培训需求调查，编制全年培训费用预算，制定培训计划，提高培训时效性，培训课程与考核题目要符合岗位要求，培训后应作评估和总结培训效果。4、拟定外训管理制度，对超过规定费用的培训签订培训协议，对违反协议的离职员工，按培训协议中约定的服务期按比例追缴培训费用，以免培训成本没有回报。5、规范员工调动程序，完善相关手续。6、完善离职手续，视实际所需要做好离职面谈记录、离职审批手续及离职清交登记。7、人力部应按相关制度对各部门用人严格把关和审批，对各部门用人申请进行分析审核，对部门内同户籍比例过高的进行合理调配，并定期对人员结构进行分析。8、特种设备作业人员应有管理部门的批准证明，并持相关证书上岗。9、对身份证信息有变更的员工，应提供员工户籍所在地派出所出具的书面证明。10、对员工开展意见调查并进行评估。（三）严格落实执行现有的各项行政人事制度、流程，不断优化改善，加强人事基础工作的力度。1、入职须缴交的资料应齐全，档案记录应完整，人事档案表格按要求规范填写，补充、完善员工档案记录，严格填写资料。2、规定定期更新人事档案的时间，并尽快更新目前档案内不规范资料。3、员工签署劳动合同需严谨，应事先做好既符合法律、又维护公司立场的劳动合同，不能等到发生纠纷时才去完善。4、建议在库存表单用完后，对入职登记表、员工档案、员工简历表三个表进行整合统一，规范人事表单资料。5、指定医院进行员工入职体检，指定体检项目，为全体员工创造一个健康的公共环境，避免因身体健康问题产生人力成本的浪费。6、车间作业应严格执行安全措施，并监督好生产质量，降低不必要的经济损失。人力部应在工伤发生后进行调查分析，并对反复发生工伤的员工与部门出具分析报告、提出改善意见。（四）公司领导提高对人力资源管理重要性的认识，并建立科学的薪酬激励机制。1、建议人力部参与或负责制订薪酬福利体系、制度和激励机制，增加员工对企业的归属感。人力部组织各部门主管讨论、建立员工绩效考核指标和具体内容，由人力部组织实施绩效考核工作，并将评审后的员工考核资料交财务部作为薪酬福利等的支付依据。2、建立科学合理、公平公正的考评方案，制定管理人员考评制度、优秀员工评奖制度。（五）制定资料销毁的管理规定。设定2人以上销毁人员和监督人员，编制销毁资料清册，登记销毁时间，并经公司总经理审批。销毁资料清册可另找地方安全保管、长期保存。（六）出具人力资源部工作量分析报告。针对某某人力资源部提出：目前人员配置无法完成审计建议中的工作量。建议某某对人力部各岗位工作量进行评估，出具工作量分析报告，由某某总经理审批后定岗定编，并报集团审计部备案。（七）反馈落实审计建议的时间