信息化设备管理制度

信息化设备管理制度第一章总则第一条为了进一步规范我市行业对信息化设备的管理，形成统一、有序的信息化设备管理体系，根据国家局、省局、市局关于切实加强信息化设备使用效率、提高信息化设备运维管理水平的要求，并结合我市行业实际，制定本制度。第二条本制度适用范围为市局（公司）各科室、部门、中心及各县级营销部、劳动服务公司、物业公司。第三条本制度所指信息化设备分为：一、员工使用办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、传真机、复印机、一体机、摄像机、照相机等信息化办公设备。二、机房设备包括机柜、机房电源设备、路由器、交换机、服务器、光端机、空调、UPS等放置在机房的一切设备。三、视频会议设备包括视频会议终端、调音台、功放、反馈器、无线麦、音响、话筒、显示屏、电视机、电子显示屏、投影仪、幕布等视频会议室使用的相关设备。四、安防设备包括安防系统、工控机、摄像头、红外线对射、报警装置等涉2及安全防护的设备。第二章信息化设备入库第四条对信息化设备的入库管理，包括验收、入库、付款及入账四步流程。第五条验收流程。由市局办公室、信息中心、财务科协同按流程对每台设备进行验收，验收完成后由信息中心对入库设备生成《信息化资产登记表》（附表1）。第六条入库流程。一、《固定资产验收入库单》中记录的设备信号、品牌等数据应与财务科资产表数据保持一致。二、《固定资产验收入库单》一式三份，办公室、财务科、信息中心各执一份保存。三、信息中心负责协调解决在验收过程中出现的设备质量或规格型号问题。所有的信息化设备一经确认验收入库后，信息中心将不再承担任何责任。四、在验收完成后，由信息中心工作人员和办公室资产管理员对设备进行铅封。第七条付款流程。验收入库完成后，由信息中心负责按照采购合同规定经市局领导审批后，报市局财务科进行付款。第八条入账流程。由财务科负责对资产进行入账，并录入NC系统自动生成资产编码。第三章信息化设备领用3第九条提出申请。已经入库验收的信息化设备申请领用前，需向市局财务科核实确定存在预算后提出申请，填写《资产领用审批表》（附表2），经市局相关部门及领导签字同意后，方可在办公室办理领用手续；若无预算，需在半年度预算委会议上提请追加预算项目，在省局批复同意并设备购置完成后再次履行申领手续。第十条设备领用。一、在市局办公室办理领用手续。填写《固定资产使用部门领用单》时，要保证填写信息的完整性、真实性。二、信息化设备领用人要对已领用的设备进行信息核实。重点检查设备型号、配置信息、铅封号码等信息是否与市局办公室资产管理员提供的数据一致。第十一条信息化设备一经领用，市局（公司）将不再负有责任。第十二条计算机设备在领用之时属于成套领出。严禁在领用后随意调整显示器及主机的搭配。第四章信息化设备使用第十三条信息化设备一经领用，即确定了具体责任人。使用过程中未经允许不得随意更换。第十四条计算机设备使用制度一、严禁私自安装与工作无关的软、硬件或未经允许私自接入外网。二、不准私自交换机器，如工作需要应向市局信息中心、财务部门申报做备案调整，新加的设备要及时向市局信息中心提出申请，4信息中心备案同意后才可使用。三、要定时对计算机资料进行整理，杀毒，重要资料在非系统盘做数据备份。四、在办公计算机上使用移动设备时（如U盘，数码相机存储卡等）应当先查杀病毒再打开移动设备，取下时应当断开该设备再取出。五、使用人员要保持高度的安全责任意识，每天离开计算机前应做到及时关机并切断电源，注意随手关好办公室门窗，上班注意检查使用设备是否安全。六、市局信息中心对全市行业的计算机进行维护保养每年不少于2次。第十五条机房设备使用制度一、机房应保持设备干净、室内清洁，不允许在机房内吸烟，吃东西、喝饮料、扔杂物。二、机房及其附近严禁吸烟、焚烧任何物品，严禁携带易燃易爆品进入机房。三、机房用电量严禁超负荷运行，禁止使用时，应按规定操作，确保安全。四、定期对机房供电线路及照明器具进行检查，防止因线路老化短路造成火灾。五、机房内应定期除尘，在除尘时应确保信息化设备的安全。六、机房内严禁存放与工作无关的任何设备或物品。七、节假日期间，如工作需要开机，应留有值班人员。5八、市局信息中心对机房设备进行维护保养每年不少于1次。第十六条视频会议设备使用制度一、视频会议设备应由各县级营销部系统管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向市局信息中心报告并进行处理。二、视频会议系统管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开的前一天，应该按照视频会议调试程序对相关设备进行全面检查。三、视频会议设备只能由视频会议系统管理员操作，严禁无关人员操作。四、市局信息中心对视频会议设备的维护保养每年不少于1次。第十七条注意事项。一、必须严格按照操作规程及说明书对信息化设备进行使用，不得凭主观意识随意操作，避免人为损坏。二、重要信息化设备必须在配备UPS电源或稳压电源环境下运行。三、所有使用、存放、管理信息化设备的部门，必须加强对火种和电源的管理，不得擅自动用明火，禁止存放易燃易爆物品。第十八条关于维修一、信息化设备出现一般性故障时，要由各部门、县级营销部专人负责处理，重大故障应及时报告市局信息中心进行处理，严禁非专业技术人员擅自拆卸设备，更换零（部）件。二、使用部门应积极做好设备维修方面学习，不断提高专业人员的技术水平。6第十九条信息设备的安全防护措施必须完善，建立相应应急预案，有效降低安全事故带来的损失。第五章信息化设备保养第二十条信息化设备的保养需明确责任人，按市局信息中心要求定期维护，延长使用寿命。对暂时闲置的设备应妥善保管、定期保养。第二十一条要做好信息化设备的防尘、防短路、防水、防磁、防震、防盗等工作。第二十二条计算机设备的键盘、鼠标和显示器是易损件，使用过程中要轻拿轻放并保持清洁。第六章信息化设备报废第二十三条计算机等信息化设备的报废必须严格按照市局财务科的相关规定进行，否则不予报废。第二十四条报废条件。符合以下条件之一，可以申请报废：一、设备主要部件或结构已经损坏，不能达到最低使用要求，且无修复价值的，可申请报废；二、经技术鉴定，确实损坏过重，无法修复及维修费用超过、接近新购设备价格的可申请报废；三、设备使用年限已到，无法满足现在的日常工作需要，且无法进行设备升级可申请报废；7第二十五条报废流程一、申请。由设备使用部门提出报废申请，由市局信息中心进行技术鉴定，生成的鉴定报告交于设备使用人员，待各位领导批准后方可报废。二、鉴定。由办公室、财务科、信息中心负责对审批后的报废设备对照购买时的配置信息进行查看检验，三部门检测无误后填写《报废资产收缴表》（附表3）签字确认后方可进入审批流程。二、审批。每年由市局办公室、信息科协调财务科汇总需报废的信息资产，报请“资产处置委员会”审批。三、处置。根据财务制度办理报废手续，报废后的设备送交市局办公室资产管理员进行统一入库，并由使用部门、财务科、信息中心办理相应的移交手续。第二十六条入库封存后的信息化报废设备由市局“资产处置委员会”对其进行处置。第七章信息化设备检查第二十七条各部门要规范设备管理，做到实物、账目分类标签、资产编码统一，每年由市局财务科、办公室、信息中心组成的核查小组对信息化设备核对一次。第二十八条检查内容包括资产清点、设备使用情况两方面。一、由财务科依据《固定资产清查表》对设备进行清点工作。二、由信息中心负责检查设备的性能是否完好。三、市局信息中心统一制定信息化设备使用标识，以颜色作为8设备使用时间长短的标识，严禁损坏标识，否则，在市局统一更换年限达标电脑时，该设备不予进行更换或报废处置。第二十九条各县级营销部要加强电脑安全管理，重点检查安全管理制度是否健全、管理人员是否落实、防范措施是否完善、对存在的隐患要立即排除，杜绝各类安全事故的发生。第八章信息化设备转移第三十条信息化设备使用过程中未经允许不得随意更换或转移责任人。第三十一条因人员变动或工作需要，必须交换或转移信息化设备时，要严格履行资产转移手续，经市局财务部门、办公室和信息中心同意后，方可进行交换或转移。第九章奖罚第三十二条奖励。个人使用的电脑、打印机等信息化设备使用超过五年后经信息中心人员鉴定，设备完好、功能正常的给予使用人一定奖励，奖励金额定为设备净值的百分之五十。如果该信息化设备存在多个曾经使用人的，按照使用时间作为奖金分配的比例依据。凡给予奖励的信息化设备两年内不能进行报废处理或申请更换，否则，按照比例将奖金扣回市局。例如，如果在给予奖励后，半年内，提出更换设备的申请，则退回奖金的百分之七十五。若是一年后提出申请，则退回百分之五十，以此类推。第三十三条处罚。一、使用时间不超过三年出现损坏情况的，经信息中心人员鉴9定后，属人为操作不当造成设备损坏的给予一定经济处罚，处罚定为物品净值的一定比例的现金处罚，具体比例视损坏程度而定。二、员工办公设备人为损坏的，个人必须赔偿设备净值的50%。三、机房设备属精密贵重设备，必须严格按照机房设备使用制度进行操作，如因人为导致损坏，个人必须赔偿原设备净值的50%。四、系统管理员必须做好安全防范保障，如因个人忘关门窗导致设备丢失的，要追究相关人员责任，原则上赔偿原设备净值的50%。五、视频会议设备使用严格按照视频会议设备使用制度进行操作，如因个人行为导致损坏，要追究相关人员责任，原则上赔偿原设备净值的50%。六、未按信息化设备管理制度进行申领、使用、保养、报废及转移的，一经发现，处以200元罚款并追究相关部门及个人责任。第十章附则本制度自2015年7月9日起正式生效。二〇一五年七月九日10附表2资产领用审批表申领部门品名主机编号资产编码数量（大写）申领时间年月日申领原因新领或更换是否有预算使用部门使用人办公室主任签字财务科科长签字11单位负责人签字备注：领用表一式两联，一联交办公室资产管理员，一联交财务管理科资产管理员。12附表3信息化设备报废收缴表单位：台设备名称原使用单位或部门原购置时间原资产编码主机出厂编码原使用责任人收缴明细不能使用原因：信息中心负责人签字年月日办公室资产管理部门负责人签字年月日财务科负责人签字年月日13