文件控制程序

1目的对本公司与管理体系有关的文件进行控制，确保与管理体系活动有关的各个场所都能得到、使用文件的有效版本。2适用范围本程序适用于与公司管理体系有关的文件的控制。文件可以是各种媒体，如纸张、计算机光盘或其他电子媒体。3职责质量部负责对质量管理体系文件的统一管理和监控，各部门配合。4工作程序4.1文件分类：内部文件、外来文件。4.1.1内部文件包括：a)管理性文件：方针、目标、手册、程序文件、管理制度、管理标准等；b)技术性文件：作业指导书、产品图纸、工艺文件、产品标准、检验和试验规程等；c)合同；d)记录表格；e)其它与管理体系活动有关的文件。4.１.2外来文件包括：国家标准、行业标准、地方标准、法律法规、上级和顾客发来需执行的文件、顾客提供和公司采购的设备、材料、器材的出厂技术文件、出厂质保书和质量检验证明文件等。4.２文件的编写与批准4.２.1管理手册由管理者代表编写，总经理审核，董事长批准发布。质量部负责依据《一体化管理手册》0.7“一体化管理手册的管理”规定进行统一管理；XX制造有限公司程序文件编号：BJ-CX-01-2013B版第0次修改标题文件控制程序共4页第1页XX制造有限公司程序文件编号：BJ-CX-01-2013B版第0次修改标题文件控制程序共4页第2页4.２.2《程序文件》由相关部门负责人编写，管理者代表审核，总经理批准发布。《程序文件》管理等同采用《一体化管理手册》0.7“一体化管理手册的管理”规定由质量部负责进行统一管理；4.2.3第三层次管理文件由各部门组织编写，部门负责人审核，分管领导批准发布。4.2.4质量计划、产品图纸等技术文件由技术部编写，技术部领导批准。4.3管理体系文件编号4.3.1手册的编号BJ/SC—口口口口编制年份手册代码公司代码4.3.2《程序文件》的编号BJ/CX—口口—口口口口编制年份程序顺序号“程序文件”代码公司代码4.3.3作业文件的编号BJ/QR—口口—口口作业文件顺序号部门代号“作业文件”代码公司代码部门代号：质量部—ZL；生产部—SC；技术部—JS；采购部—CG；人力资源部—RL；市场部—MK；财务部—CW；设备部—SB；仓库—CK；车间—CJ。4.4文件控制——编制文件应收集公司背景资料并按ISO9000、ISO14000、GB/T28001系列标准要求编写。——所有支持体系过程的文件发布应得到批准，确保适宜性。——文件印制或复印应确保清晰、易辨别，并注明其版本或修订状态。——手册管理执行管理手册管理规定。——各部门要列《受控文件清单》，便于检索和控制文件有效性。XX制造有限公司程序文件编号：BJ-CX-01-2013B版第0次修改标题文件控制程序共4页第3页——文件发放时，在可能情况下，及时收回作废、失效文件，确保使用场所持有文件的唯一性和有效性。——用于参考的作废文件或备用文件作出标识或单独存放。——环境、职业健康安全法律法规及标准由质量部识别获取并控制其分发，执行《法律法规与其他要求获取、确认控制程序》。4.5文件的收发4.5.1质量部负责管理体系文件的收发，填写《文件发放回收记录》，收文单位领用人签字。4.5.2公司各部室制定的文件批准后发放,填写《文件发放回收记录》，收文单位领用人签字。4.5.3各部门收到的外来行政文件,要建立外来文件收文登记,经部门领导审批,传递到相关部门。4.6质量部每年组织一次体系文件评审，评价文件的适宜性。4.7文件更改4.7.1管理手册修改，由管理者代表填写《文件更改申请单》，经总经理审核后，报董事长批准。手册修改量大可采取换页，修改页数超过三分之一应重新换版印发。换版应评审后由董事长批准。4.7.2程序文件更改报管理者代表审核，总经理批准；第三层次管理文件更改由各部门负责人审核，分管领导批准。4.8文件的换版与作废4.8.1管理手册、程序文件经过多次修改后，修改页数超过三分之一应重新换版印发。发新版文件时，对原版文件要加盖“作废”章，同时收回作废文件。4.8.2其它文件作废和失效时,由各单位负责对未收回的作废文件和失效文件进行清除或将其与有效文件隔离处理并标识。4.9文件使用与保管a)文件分发范围由主管领导审批。b)文件使用中不得损坏，乱涂或私自修改，保证文件清晰易识别。c)妥善保管文件，放在通风干燥安全的地方。d)文件可以是书面，如有条件也转化为电子媒体，但注意留有备份。5相关文件5.1《记录控制程序》5.2《法律法规与其他要求获取、确认程序》6主要记录6.1文件发放回收记录6.2部门受控文件清单6.3文件更改申请单XX造有限公司程序文件编号：BJ-CX-01-2013B版第0次修改标题文件控制程序共4页第4页