公司会议室使用管理规定

-1-公司会议室使用管理规定第一条为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，对会议室的使用作规定。第二条公司会议室指永康办公楼二楼会议室（一号会议室）、三楼总裁办会议室（八号会议室）、二号会议室、三号会议室等4个会议室。第三条一、二、三号会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，也可开展培训、面试、客户接待、小型活动等，由行政管理中心统一管理；八号会议室由总裁秘书管理；行政管理中心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调度、设备检视等工作，会议使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。第四条申请、登记与安排（一）八号会议室主要用于总裁召集参与的会议接待活动和指定会议，由总裁秘书根据总裁指示安排；其他部门需使用该会议室，经请示总裁后，由总裁秘书协调后安排。（二）一、二、三号会议室主要用于公司、部门会议。-2-1.会议召集部门需要使用会议室时，需提前一天向行政管理中心提出申请并到行政管理中心填写《会议室使用申请表》，经行政管理中心审核准许后方可使用；临时性使用会议室，必须经行政管理中心负责人同意。2.优先使用原则：（1）先申请，后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；（2）按申请的先后顺序使用，特殊情况下，经相互自行协商后可以调整使用顺序，报行政管理中心备案；（3）先全局后部门再科室的临时优先顺序，遇公司、部门、部门科室临时或紧急会议，在不能调换的情况下，按照公司、部门、部门科室的优先顺序礼让。3.部门及个人应在预约的时间到达会议室。超过10分钟未到达会议室的，行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。4.如申请部门临时取消申请，再需使用时，应重新申请。部门及个人应按预约时间段完成会议，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他会议，超时部门应离开会议室，终止使用该会议室。第五条使用。会议室是公共服务空间，使用者有责任保证会议室整洁有序。-3-（一）使用会议室时，不得在会议室大声喧哗、就餐，以免影响到办公秩序。（二）使用会议室的过程中，使用人必须爱护公物，用完后应及时清理会议物品（行政管理中心提供烟灰缸、茶杯和水果盘的借用，清洁由会议室使用人员负责），保持会议室整洁（会议期间产生的垃圾由会议室使用人员负责处理，如矿泉水瓶等），关闭影音设备、办公设备、空调等，恢复原状；设备出现故障或公物出现损坏时，应及时报修。（三）会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得管理部门同意，不得拿出会议室或作为他用；若确因需要临时借用的，必须征得同意后方可动用，事后归还原处。（四）主办会议者要求悬挂会标、图纸等时，应以不损坏会议室墙面、设备为前提，会议后应及时撤除，若有其他特殊性要求，需提前申报，经管理部门同意后，方可进行。（五）行政管理中心及总裁秘书对会议室使用后物品设备负责检查，并对各部门使用情况进行反馈，反馈结果作为今后申请使用的依据。第六条使用保障-4-行政管理中心和总裁秘书分别对所管理的会议室负有卫生清扫监督、保障会议用品、设备检视报修的职责，信息中心负有会议室内办公设备定时检修保障的职责。（一）八号会议室由总裁秘书按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障。（二）一、二、三号会议室的使用保障为：公司层面接待性活动和重要会议（如股东大会、董事会、要客来访等），由行政管理中心按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障；各部门召开的周例会、研讨会、内部讨论会、电话会议、培训会议等由各中心、部门文员自行保障，行政管理中心可提供会议所需的用品。第七条罚则会议室为公共服务资源，违规超额占用和损坏行为应当予以处罚。出现第四条所规定的未申请即占用、取消不备案、不按顺序礼让、不及时整理会议室卫生秩序、就餐、喧闹等情况的，将对当事部门/科室或个人所在部门/科室进行通报批评；出现多次不遵守规定的情况，将视情取消该部门/科室或个人所在部门/科室申请会议室的优先权等，直至停止其使用会议室时间不少于1个月。-5-若因操作不当、不遵守规定等情况造成会议室设备（空调、多媒体设备、桌椅等）以及附属物品（如地毯、植物等）损坏的，须追究当事人的相应责任。