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1/15财务制度第一章总则第二章借款、用款及报销细则第三章费用管理办法一、差旅费二、招待费三、区域市场费四、团队建设费五、交通通讯费六、办公费七、办公房租及物业费八、水电费九、电话费十、技术服务费十一、服务器托管费十二、广告宣传费十三、邮寄费十四、招聘费十五、培训费十六、误餐费十七、其他费用十八、汇款手续费报销第四章发票及黏贴要求第五章费用报销时限2/15第一章总则一、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，结合本公司目前的实际情况，制定本制度。二、公司及各城市分站的各项费用报销，严格按照本制度要求提报相关费用凭证，统一报销。三、本制度适用XXXX信息技术有限公司四、所有支出，需严格执行公司的预算额度，预算外费用需经CEO特批。五、所有超过2000元以上的借款、用款或费用支出，或合作周期超过3个月的供应商，应与公司签订合同；但是如下情况除外：采购渠道为国美、苏宁等大型连锁商场超市或京东等大型B2C网站，招待费，差旅费，其他依照交易惯例不签合同的情况。第二章借款、用款及报销细则一、定义：本制度规范借款、用款、报销三类经济业务关系。1、借款是指款项用途已经明确，但是借款人只能以现金支付、无法或者不便于提供对方账户，费用额度在2000元以下的经济业务。2、用款是指根据合同约定或者实际劳务已经发生，公司已经产生对外付款的义务，并且经过申请，需要由公司直接支付给实际服务或产品提供方的经济业务，用款必须采用网上银行对公转账或者转账支票的支付方式，主要用于金额在2000元以上的付款。3、报销是指员工因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人按公司的规定，凭业务发生的原始单据（发票）向公司报销费用，领取款项或核销借款的一项经济活动。主要用于个人费用或小额支出。二、基本原则：借款、用款及报销需遵循谁经办谁借（用）款谁报销的原则，借款人和用款申请人承担报销的责任，借款、用款的冲账周期不得超过30天，过期或拖期不报，财务部协同人力资源部从责任人的工资中扣除。三、涉及采购、技术服务、办公房租及物业费、市场推广、广告宣传、招聘费、培训费、代理服务费、服务器托管费等支出项目，需要签署正式合同后方可发起用款申请流程。四、借款、用款申请流程：无论是借款还是用款均应通过金蝶系统进行申请。3/15如果是借款，在金蝶系统中体现的是借款单，即借款人需要借款时，在金蝶系统中填制借款单，需写明借款用途、相关费用明细，经过金蝶系统的审批流程，财务部将款项打入借款人的收款账号。如果是用款，在金蝶系统中体现的是用款申请单，即用款申请人在金蝶系统中填制用款申请单，经过金蝶系统审批流程，财务在收到缴款通知书、发票原件或扫描件后，方执行付款。如与商家签有合同（附加信息中写明合同期间和最后付款日期，并写明是几月份的费用），提交用款审批单时需上传OA非商家合同会签流程表、双方盖章扫描件、发票扫描件、前一期K3付款截图后方可执行付款。各类借款、用款应提前三至五个工作日提出申请以确保充足的审批时间。五、报销流程：借款人和用款人承担包括但不限于还款、报销、追索发票或其他能够证明经济业务真实性的其他单据的责任和义务；金额在2000元以下的费用不予借款，如符合相关费用使用要求可在金蝶系统中直接发起相关费用报销。借款或者用款应在款项支出后（以财务部的付款时间为准）五个工作日内完成报销；“专款专用”的用款费用，应将金蝶系统的用款申请单打印出来，后附相对应的发票等单据，寄、送至财务部报销；除上述两类情形外发生并审批后的其他类借款，报销时需在金蝶系统中发起《其它费用报销》单，并将该借款单源单引入，履行报销审批流程，及时冲抵个人借款。六、借款采用“结清一笔再借一笔”的原则“前账不清后账不借”，即报销结账后再借下次的，有借款且未还款或未上交单据进行报销的不得借出下一笔借款；也会影响整个分站借、用款支付。借款未还但相关报销单据已经上交财务部的，经财务部审核后可以借出下笔。第三章费用管理办法一、差旅费1、目的及适用范围1）明确公司员工出差手续及差旅费支付标准，受派遣暂时到外地办公事或负担临时任务（不超过10天）；2）出差人员：即由公司派往惯常工作地点以外地区（不含境外）工作。3）调任的员工，经CEO审批后，最多报销10天的临时住宿费（按标准），无生活补贴。4)每月25-27日，各部门上报给本部门负责人下月需出差人员的出差计划及预算额度，由本部门负责人上报CEO审批,报销时，对于超出预算及特殊出差，需CEO邮件审批确认。4/152、申请及核销1）差旅申请适用于所有出差任务的事前申请，包括支持项目、拜访客户、需求调研等一般出差任务，以及参加市场活动、会务等专项任务。出差人员在接到通知后应立即在金蝶系统中填写《出差（借款）申请》，填写内容要齐全，包括出差事由、出差时间、出差起止地点、住宿标准、交通费；如遇有紧急且有同行人员（原则上出差人员各自提交申请）共同出差时，需在出差申请中写明同行人员姓名，以便审批后期的费用报销流程；出差申请默认为无需借款，且必须为事前申请、不允许出差结束后补申请，按照制度标准在不超过上限范围内实报实销。若因出差时间长或地域跨度大等特殊原因需事前借款者，则需在出差申请事由中描述具体原因，借款时只考虑往返车费和住宿的合理费用，出差补贴及其他零星费用不予借支，总计费用在2000元以下不予借款；建议提前三天提出《出差（借款）申请》，以保证有足够的审批时间。2）出差人员出差结束后五个工作日内须整理票据，在金蝶系统发起差旅费用报销单并将出差申请源单引入，发起后打印出来，后附相关发票，提交到财务费用组审核，按周报销。3、出差人员差旅费报销上限标准序列级别城市类别住宿标准（双人标准间）交通费标准生活补贴（天∕人）备注高管级高管级（副总裁以上）A类城市500100150B类城市45090120C类城市40080100总监级大区总经理、总部各事业部总监、总部各职能部门总监A类城市40090100B类城市3508080C类城市3007070经理级区域经理、总部各事业部经理、总部各职能部门经理A类城市3508080B类城市30070705/15主管级各城市销售总监、总部各职能部门主管A类城市3007070B类城市2806060C类城市2405050员工级普通员工（其余所有职位）A类城市2606060B类城市2205050C类城市2004040城市类别对照表：参见附件——《全国城市等级划分表》。4、酒店住宿费用：1）必须有酒店打印出来的房费水单（无住宿流水单不予报销住宿费），和发票一起同进作为报销附件，除住宿费用以外的其他费用均由个人承担。2）两人以上同性员工出差同一城市，只允许住宿标准间，且两人一个房间。3）公司统一组织的会议或培训，期间所产生的打车费用只限于往返酒店和车站的费用，其余情形均不在此报销范围。5、所有人员往返机场的巴士费用或地铁费用可以列入差旅交通费支出而不占用出差地市内交通费额度，所有人员往返机场的打车费及出差期间的打车费均列入出差地市内交通范围，且在标准上限额度内实报实销。6、若两人出差，除生活补贴外，视情况可以采用从高原则，即下属享受与之共同出差的上级的待遇。多人出差不适用上述规定。7、外出参加会议或公司安排员工统一培训，若住宿及用餐由公司或会议组织单位统一安排，不再享受相应的生活补贴。8、出差往返地的交通工具上限标准：交通工具人员级别级别交通工具CEO高管级（副总裁以上）飞机经济舱、动车、高铁总监级大区总经理、总部各事业部总监、总部各职能部门动车，高铁6/15总监经理级区域经理、总部各事业部经理、总部各职能部门经理动车、高铁主管级各城市销售总监、总部各职能部门主管动车、高铁普通员工普通员工（其余所职位）动车、高铁相关说明：1）、各级人员出差应尽可能乘坐夕发朝至火车，按标准出差只能乘坐火车的员工，因距离过远（乘坐动车时间超过8小时的），可以申请乘坐飞机，在填写《出差审批单》时填写关于乘坐飞机的申请理由，经CEO特别批准后方可执行。报销时需将机票订单截图上传附件。2）、除CEO/SVP/VP级人员外，其余人员均按动车或高铁二等座票价进行报销。9、编制属于总部且非销售岗的员工、非公司会议或培训出差，可享有不超过10天的生活补助，补助随差旅费一同提报，同时需提供出差地及出差期间发票，且在标准上限额度内实报实销。10、其他1）提倡出差人员采取各种措施节约开支；公司原则上不批准采用自驾车出差，如遇有紧急或特殊情况确需自驾车出差的，经CEO审批后，按照公共交通的费用标准报销。2）因特殊情况，出差实际天数超过原计划天数时，请及时补充申请《出差（借款）申请》，《出差（借款）申请》与实际出差期间需相符。3）报销时，在金蝶系统发起差旅费用报销单，把出差申请“源单引入”，发起后打印出来，后附相关发票及单据并上传《差旅费报销汇总表》、《出差地市内交通费用报销明细表》，提交到财务费用组审核，保持“差旅支出、酒店费用、异地生活补贴、出差交通费、异地招待费”五项费用发生的时间段相符。如果是连续出差者，请以其中一个城市为终点进行之前费用的报销，之后类同。附上相关原始票据：飞机票、登机牌、火车票、动车票等。票据丢失不予报销。二、招待费1、目的及使用范围7/151）保证公司业务招待费的合理使用，提高效能，增加透明度，培养勤俭自律的工作作风。2）公司为业务经营的需要而招待非本公司员工的各种交际应酬费。3）A类城市，单人单次最高招待上限100元。其他城市单人单次最高招待上限80元。超过标准报销时需呈报CEO审批。2、招待费的申请流程：申请人必须事先在金蝶系统中填写《公关招待费用申请表》，经相关负责人审批同意方可执行业务招待。申请时严格按照《公关招待费用申请表》将招待公司名称、招待人员名称、联系方式、招待日期（招待费申请日期必须早于招待发生日期）、招待人数以及招待事由、招待金额，在金蝶系统填写完毕后提交。招待费申请日期必须早于招待发生日期。3、招待费的报销：1）报销招待费时，发生一次招待提供多家餐饮公司发票的不予报销，只按其中一家餐饮公司发票的金额予以报销；2）报销时，在金蝶系统发起本地招待报销单，需把系统里的《公关招待费用申请表》“源单引入”，发起后将本地招待报销单打印出来，后附相关正规餐费发票及单据，部门负责人审批后交财务部费用组审核，按周报销。定额餐费发票需要在发票上注明日期，应与实际费用发生日期一致；如购买礼品作为公关招待，除附办公类发票(即发票内容不可开礼品、可开办公用品等)外，还需附采购原始小票；三、市场推广费1、市场推广费：各分站为了推广本站所发生的各项推广费用。如印刷费、广告费、制作费、劳务费等。2、支付与报销：费用金额在1000元以上者，申请人在金蝶系统发起《用款申请单》，费用金额在1000元以下者，且符合相关费用使用要求可由经办部门在金蝶系统发起《其他费用》直接报销，涉及印刷费、广告费、制作费等费用申请时需协同上传相关合同、订单协议、活动方案、预算明细及活动结案报告、宣传品的验收确认单等附件；劳务费需协同兼职劳务人员协议、收据及劳务人员身份证信息，报销时，打印出金蝶系统《其他费用报销单》，后附发票或劳务人员身份证信息交财务部，出纳执行付款。四、团队建设费1、各部门团队建设费标准，总部研发、产品版块80/人/月，其他版块30/人/月，城市按类别划分（A类城市30/人/月，B类城市25/人/月，C类城市20/人/月）8/152、支出项目规定：仅限于整个团队集体组织建设活动，如旅游、拓展、娱乐、餐饮等。3、报销发票类型：餐费、旅游费（门票等）、娱乐费（电影票等）。4、当月额度不限当月使用，可以延续累积使用，按季度核销并清零。即可跨月度不可跨季度（按自然月1-3月为第一季、4-6月为第二季、7-9月为第三季、10-12月为第四季）。5、报销时，在报销系统发起其他费用报销单之人力-团队建设，发起后打印出来，后附相关正规发票，并上传OA《团队凝聚力建设申请表》，提交至财务费用组审核，按月或季报销。财务部会以城市为单位进行归集，并按季度核销。五、市内交通费