逾期应收账款风控管理制度

逾期应收账款风控管理制度一.目的为了加强公司逾期、高风险应收账款等方面的管理，特制订本制度。二.适用范围本制度适用于公司范围内逾期或潜在风险较高的应收账款前期预警、资料前期准备、法律诉讼启动等方面的管理。三.相关文件无四.名词定义无五.内容指引6.1营销部负责事项（销售工程师、销售助理、办事处经理、营销总监职责）6.2财务部负责事项（财务部应收会计、财务部财务总监职责）6.3储运部负责事项（储运部文员、储运部发货人员、储运部经理职责）6.4行政人事部负责事项（人事专员、行政主管、行政人事部行政人事总监职责）6.5资料接收规定（营销部、财务部、储运部、行政人事部职责）6.6销售承诺发货管理规定（营销部销售工程师、营销部办事处经理、财务部应收会计、财务部财务总监、行政人事部薪酬绩效专员职责）6.7责任考核（营销部、财务部、储运部、行政人事部职责）六.作业程序6.1营销部负责事项（销售工程师、销售助理、办事处经理、营销总监职责）6.1.1销售工程师职责6.1.1.1销售合同（订单）签订a.单笔销售金额≥2000元的，必须签订书面销售合同，须有客户签字、盖章（公章或合同专用章），且我公司相应的销售工程师签字、公司盖章（公章或合同专用章）。b.销售合同必须是纸质版，可以是我公司先盖章（公章或合同专用章），然后，再寄给客户盖章（公章或合同专用章），客户再寄回，客户不能寄回的，必须盖章（公章或合同专用章）后扫描（如果以扫描件的，则合同中必须要注明：“扫描、打印有效”字样），发邮件给我们或者传真件发给我们（如果以传真件发放的，必须在销售合同中写明“复印、传真件有效”字样），但对于单笔交易金额≥3万元销售订单或者框架销售协议，必须将纸质版销售合同寄回。c.单笔销售金额＜2000元的，可采取销售订单的方式{对方需盖章（公章或合同专用章），销售订单上写明：“一经客户盖公章或合同专用章便生效”字样，而后，扫描件（如果以扫描件的，则合同中必须要注明：“扫描、打印有效”字样）发给我们或者传真件发给我们，如果以传真件发放的，必须在销售订单中写明“复印、传真件有效”字样}。d.销售工程师签订完销售合同后，应将销售合同纸质版（没有纸质版的，则可是扫描件）交相应的销售助理保存。e.实际的订单金额必须和销售合同或销售订单的金额一致，否则，必须重新签订销售合同或销售订单（未重新签订的，则视同为未签订销售合同或销售订单）。f.销售合同和销售订单中，必须要写明详细收货地址。6.1.1.2对账工作6.1.1.2.1有下列情形之一的，必须和客户进行对账，客户不愿意对账的，应立即停止一切发货：a.客户超过规定账期60天（含）的。b.代理商每季度对账一次。c.财务部认为存在回款风险的其他情形。6.1.1.2.2根据本制度要求需进行对账的，则在收到财务部对账函后的10工作日内，必须要完成对账工作，并将对账单交财务部应收会计，若客户不愿意对账的，则应回复财务部应收会计具体原因。6.1.1.2.3客户不愿意对账的，必须要准备下列能够证明客户存在欠款行为的资料：a.与客户的往来邮件（必须是发到对方的公司邮箱或者能够证明是该公司采购人员的邮箱），邮件中说明客户欠款的金额（客户邮件回复认同欠款金额），若客户回邮件否认欠款，则该邮件无效。b.打电话录音，录音中说明客户欠款的金额（客户没有否认即可），若客户否认，则该录音无效。c.邮件通过公司邮箱发放，同时，要打印出来（注意是邮箱中直接打印，不要复制后再打印），且要在专门的文件夹中保存5年。d.对账单（客户盖章：公章、合同专用章、财务专用章中的一种）、打电话录音、邮件等信息必须要在财务部发出对账函之后的10工作日内交财务部（录音可拷贝至电脑中转发，但不要做任何剪切或编辑，邮件可转发）。6.1.1.2.4有效对账规定6.1.1.2.4.1下列情形可认定为有效对账：a.直接有效对账：客户在对账单上盖章（公章、合同专用章、财务专用章中的一种）的。b.间接有效对账：与客户电话并录音，录音中说明客户欠款的金额（客户没有否认）。c.间接有效对账：与客户的往来邮件（必须是发到对方的公司邮箱或者能够证明是该公司采购人员的邮箱），邮件中说明客户欠款的金额（客户邮件回复认同欠款金额）。d.销售工程师每季度根据本制度要求需要对账的，必须要提供70%（含）以上有效对账（有效对账率=本季度有效对账的客户数量÷本季度该销售工程师应对账的所有客户数量），此外，直接有效对账率应≥60%（直接有效对账率=本季度直接有效对账的客户数量÷本季度该销售工程师应对账的所有客户数量），低于70%（含）及以下的，将会收到一定的负激励考核，具体考核细则另行制订。6.1.1.3销售工程师判断客户回款存在困难或者客户经营出现问题的，应立即启动律师催款程序或提出委托律师诉讼流程（通过财务部OA“委托律师催款流程”或“委托律师诉讼流程”），具体要求见“6.2.3律师催款程序”及“6.5资料接收规定”中相关内容。6.1.2销售助理职责6.1.2.1销售助理做销售订单时，必须要看到符合“6.1.1”规定的销售合同或销售订单，否则，不得在公司系统中制作订单，违者，每次罚款1000元，造成损失的，按照本制度再次处罚。6.1.2.2销售合同编号、保存：合同编号为：XXXX（年份）+XX（月份）+XXX（销售人员姓名第一个字母拼音）+XX当月该销售工程师第几份合同序号。6.1.2.3销售合同要在专门的文件夹中保存，且至少保存5年。6.1.2.4销售助理每月将客户通过邮箱发放的销售订单全部打印出来，专门存档（注意是邮箱中直接打印，不要复制后再打印，同时，销售订单类邮件，至少在电脑中保存5年）。6.1.2.5销售助理开具发票时，必须要注意发票总金额和销售合同或销售订单的金额要一致，否则，销售合同或销售订单必须要重新签订（通知销售工程师）。6.1.2.6当客户提供的收货地址和销售合同或销售订单不一致的，必须要客户出具“发货地址变更通知函”（盖公章或合同专用章）原件（必须要邮寄过来），否则，不得发货，违者，对相关责任人罚款500元/次。6.2财务部负责事项（财务部应收会计、财务部财务总监职责）6.2.1对账工作6.2.1.1有下列情形之一的，财务部应发放对账函给相应的销售工程师，限期10工作日内反馈对账单或者对账信息：6.2.1.1.1客户超过规定账期60天（含）的。a.代理商每季度对账一次。b.财务部认为存在回款风险的其他情形。6.2.1.2财务部每季度第一个月第五工作日前，应统计上季度销售工程师的有效对账比例，并交至行政人事部薪酬绩效专员。下列情形可认定为有效对账：a.直接有效对账：客户在对账单上盖章（公章、合同专用章、财务专用章中的一种）的。b.间接有效对账：与客户电话并录音，录音中说明客户欠款的金额（客户没有否认）。c.间接有效对账：与客户的往来邮件（必须是发到对方的公司邮箱或者能够证明是该公司采购人员的邮箱），邮件中说明客户欠款的金额（客户邮件回复认同欠款金额）。d.有效对账率=本季度有效对账的客户数量÷本季度该销售工程师应对账的所有客户数量，直接有效对账率=本季度直接有效对账的客户数量÷本季度该销售工程师应对账的所有客户数量。6.2.1.3接销售工程师对账单（客户盖章：公章、合同专用章、财务专用章中的一种）、录音、邮件等信息（录音可拷贝至电脑中转发，但不要做任何剪切或编辑，邮件可转发），在专门的文件夹中保存。6.2.2启动发货、收货单提供程序：客户符合应对账条件，但不能提供盖章（公章、合同专用章、财务专用章中的一种）的对账单的，或客户超过账期未付款的，且不能提供盖章（公章、合同专用章、财务专用章中的一种）的对账单的，则财务部停止对该客户进行手动解锁。特殊解锁应通知销售工程师通过“”财务部OA超信用额度发货审批流程“申请”，同时，发邮件要求储运部开始准备收货单。6.2.3律师催款程序6.2.3.1在符合启动律师催款程序条件后三个工作日内，营销部相关销售工程师提出委托律师催款的申请（通过财务部OA“委托律师催款流程”，将客户相关信息如：客户名称、客户地址、客户联系人、联系方式、应收款金额等填入OA中），流程结束后，由财务部统一发邮件给公司的法律顾问（或者，行政人事部指定的收款公司），要求其开始催款工作；财务部认为必要时也可提出该流程申请，财务部应做好事先提醒工作（在符合启动条件三工作日内发邮件提醒）。6.2.3.2律师催款程序启动三个月后，未能有效解决该客户回款问题的，在次月十个工作日内由营销部（财务部认为必要时也可直接由财务部提出，但若由营销部提出的，财务部应在符合启动条件三工作日内发邮件提醒）对该部分客户提出法律诉讼申请（财务部OA“委托律师诉讼申请流程”），下列情形定义为没有有效解决回款问题：a.客户没有对回款作出书面承诺，也没有回款的。b.客户虽对回款的期限作出书面承诺，但承诺还款期超过3个月的。c.客户虽对回款的期限作出书面承诺，但超过规定还款期1个月还没有还款的。6.3储运部负责事项（储运部文员、储运部发货人员、储运部经理职责）6.3.1收货单提供6.3.1.1根据确定下来需要收货单原件的客户，每次发运时提供发货单明细，由客户指定人员签收后，统一在储运部归档。6.3.1.2发货委托单、收货单至少保存5年，同时，要编号，用标签写上客户名称、我公司订单号。6.3.1.3接“OA委托律师诉讼流程”后，立即按照流程要求准备相应发货委托单、收货单，当行政人事部行政主管索取此类资料后，立即将此类资料转交行政人事部行政主管。6.4行政人事部负责事项（人事专员、行政主管、行政人事部行政人事总监职责）6.4.1行政主管接已经批准的“OA法律诉讼申请流程”后，一工作日内联系律师，与律师签订合同，并要求立即开始启动诉讼程序。6.4.2公司合作律师或者收款公司有变更的，应即时将信息告知财务部应收会计。6.4.3行政主管接已经批准的“OA法律诉讼申请流程”后，查看流程中下列资料是否都有附件：6.4.3.1营销部销售合同或销售订单、与客户外来的邮件打印件、与客户的通话录音。6.4.3.2储运部相应收货单。6.4.3.3财务部应收会计相应对账函。6.4.3.4行政人事部人事专员销售工程师的劳动合同。6.4.3.5律师要求准备的其他资料。6.4.4“OA法律诉讼申请流程”附件不全的，在10工作日内向相关部门索取，同时，所有资料应在专门的文件夹中存放。6.4.5行政主管必须跟进律师诉讼工作的进展，不得超过诉讼时效。6.4.6行政人事部人事专员应妥善保存所有人员劳动合同原件。6.4.7行政人事部行政主管应将法律诉讼的相关事项在AC-0003-01《法律诉讼跟踪表》上进行登记。6.5资料接收规定（营销部、财务部、储运部、行政人事部职责）6.5.1相关部门将本制度中资料交其他部门的，应做好签收工作，以免接收部门丢失资料，而陷于没有收到资料的扯皮局面，但通过OA流程转发的资料不用签收。6.5.2不能提供签收证据的，则视为未提交相应资料或者未发放相应通知。6.5.3接收资料的签收单据，至少保存5年，以备查验。6.5.4OA委托律师诉讼申请流程，流程经过营销部、行政人事部、储运部、总经理等相关部门，由各部门提供相应资料、如：营销部填写完整客户名称、客户地址、客户联系人、联系方式，并附上相关合同、录音电话、邮件往来等相关信息、财务部提供对账信息及发票扫描件、储运部提供发运相关信息，所有提供的信息均以扫描件的方式，在“OA委托律师诉讼申请流程”中作为附件加入，由行政人事部行政主管汇总，并由行政主管联系律师判断是否应该诉讼。6.6销售承诺发货管理规定（营销部销售工程师、营销部办事处经理、财务部应收会计、财务部财务总监、行政人事部薪酬绩效专员职责）6.6.1原本是款到发货的客户，在款未到的情况下，由销售工程师给予承诺（通过“OA款到发货客户承诺解冻流程”提出申请）后，由应收账款会计给予解锁。6.6.2销售工程师通过“OA款到发货客户承诺解冻流程”给予承诺后，但后续账款经催款后仍不到账的，按照下列条款处理：6.6.2.1经承诺后，该账款