XX单位档案分类编号方案机关文件材料归档范围和档案保管期限表

XX单位档案分类编号方案、机关文件材料归档范围和档案保管期限表一、编制依据根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)、《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局令第15号)、《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)、《文书档案案卷格式》(GB/T9705)、《档号编制规则》(DA/T13)、《档案著录规则》(DA/T18)、《归档文件整理规则》(DA/T22)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28)、《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)、《录音录像档案管理规范》(DA/T78)等相关规定编制。二、档案分类方案（一）门类划分本机关档案门类划分为文书（WS）、科技（KJ）、会计（KU）、人事（RS）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物（SW）等13个一级档案门类；科技档案分为科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）3个二级门类；会计档案分为会计报表（KU·1）、会计账簿（KU·2）、会计凭证（KU·3）、其他会计档案（KU·4）4个二级门类；专业档案分为××（）、××（）……×个二级门类。（二）分类方法及档号结构1.文书档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号例：J001-WS·2022-Y-00012.科技档案按照年度（或课题、项目、型号）、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度（目录号、课题号、项目号、型号）-保管期限代码-案卷号-件号例：J001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001以件为单位整理的，参照文书档案执行。3.专业档案按照类别、年度、保管期限等分类项进行分类。档案号结构为：全宗号-档案门类代码·二级类别号·年度-保管期限代码-案卷号-件号。例：J001-ZY·SS·2022-Y-001-0001以件为单位整理的，参照文书档案执行。4.照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号。例：J001-ZP·2022-Y-00015.会计档案按类别、年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码·二级类别号·年度-保管期限代码-案卷号-件号例：J001-KU•01•2017-Y-001-001（三）编号规范档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用连接号“-”（短横）连接，同一级代码之间用间隔号“·”（小圆点）隔开。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。1.全宗号：采用4位数字或者字母与数字的结合标识，本机关全宗号为J001。2.档案门类代码：采用2位字母标识。存在二级门类的，采用2位字母或数字标识，中间用“·”隔开。3.年度：采用4位数字标识。4.目录号、课题号、项目号、型号：采用3位数字或字母与数字的组合标识。本机关基建档案项目号按001、002……顺序编列。5.保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、D10标识。6.案卷号：采用3位数字标识，不足3位的前面用“0”补足。7.件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。三、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表（一）文书档案的归档范围和保管期限1.归档范围和不归档范围（1）文件材料归档范围①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（2）不归档范围①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。2.文书档案保管期限表序号内容保管期限1本机关党组会议和行政办公会的纪要、会议记录永久2本机关召开工作会议、专题会议的文件材料2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年3机关联合召开会议的文件材料3.1本机关为主办的3.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久3.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年3.2本机关为协办的3.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年3.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年4上级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料4.1重要的永久4.2一般性的30年4.3本机关工作汇报材料30年5本机关业务文件材料5.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久5.2本机关的请示与上级机关的批复、批示5.2.1重要业务问题的永久5.2.2一般业务问题的30年5.3机关联合行文的文件材料5.3.1本机关为主办的5.3.1.1重要业务问题的永久5.3.1.2一般业务问题的30年5.3.2本机关为协办的5.3.2.1重要业务问题的永久5.3.2.2一般业务问题的30年5.4本机关编辑、编写的文件材料5.4.1大事记、组织沿革等永久5.4.2简报、情况反映、工作信息等10年*5.5行政管理、执法活动中形成的文件材料*5.5.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久*5.5.2执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久*5.5.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料*5.5.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久*5.5.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久*5.5.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久*5.5.3.420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年*5.5.4行政管理工作中形成的备案文件材料10年*5.5.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料*5.5.5.1重要的永久*5.5.5.2一般的30年5.6计划、总结、统计、调研等方面的文件材料5.6.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久5.6.2年度以下的计划、总结、统计材料10年5.6.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久5.6.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年5.7出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料永久6本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料6.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久6.2人事工作制度、规定、办法等文件30年6.3人事任免文件永久6.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料6.4.1受县级（含）以上表彰、奖励的永久6.4.2受县级以下表彰、奖励的30年6.5对本机关有关人员的处分材料6.5.1受到警告（不含）以上处分的永久6.5.2受到警告处分的30年6.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久6.7人事考核、职称评审工作文件材料永久6.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久6.9职工名册永久6.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料6.10.1工作报告、总结，换届选举结果永久6.10.2重要专项活动的报告、总结等永久6.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久6.10.4情况反映、工作简报10年6.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料6.11.1重要的永久6.11.2一般的30年6.12保卫部门的安全检查、调查记录10年6.13本机关处理人民来信来访的文件材料6.13.1有领导重要批示和处理结果的永久6.13.2其他有处理结果的30年7本机关事务管理文件材料7.1房产、土地所有权和使用权的文件材料永久7.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料7.2.1重要的永久7.2.2一般的10年7.3接待工作的计划、方案7.3.1重要的30年7.3.2一般的10年7.4机关财务预算30年*7.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年7.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料7.6.1重要的永久7.6.2一般的10年*7.7职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久*7.8职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年8上级机关制发的文件材料8.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料8.1.1重要的永久8.1.2一般的10年8.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年8.3上级机关制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久9同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年*10下级机关报送的文件材料*10.1重大问题的专题报告30年*10.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年注：文书档案保管期限表的序号列部分带“*”的，根据实际情况进行增加或减少。（二）科技档案的归档范围和保管期限序号内容保管期限一基建档案1立项文件1.1项目策划、筹备文件，项目建议书、预可行性研究报告、可行性研究报告、初步设计及投资概算审批文件永久1.2项目咨询、评估、论证文件永久1.3项目审批、核准、备案申请报告及批复、补充文件、项目变更调整文件永久1.4项目规划选址、环境影响、水土保持、职业安全卫生、节能、消防、文物、地震安全性评价、压覆矿产资源、林地、水资源等专项报审和批复永久2招标投标、合同协议文件2.1招标计划及审批文件、招标公告、招标书、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件30年2.2中标的投标书、澄清、修正补充文件、评标报告（开标记录、评标人员签字、评标纪律、评标办法、评标细则、打分表、汇总表、评审意见）、定标文件、中标通知书永久2.3未中标的投标文件（或作资料保存）10年2.4市场调研、技术经济论证采购活动记录、谈判文件、询价通知书、响应文件，供应商的推荐、评审、确定文件，政府采购、竞争性谈判、单一来源采购协商记录、质疑答复30年2.5合同准备、谈判、审批文件，合同书、协议书，合同执行、合同变更、合同索赔、合同了结文件、合同台账永久3勘察、设计文件3.1地质、水文勘察报告，地质图，地形图，化验、试验报告，重要土、岩样及说明，气象、地震等其他设计基础资料永久3.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测监测记录永久3.3施工图、施工技术要求、设计通知、设计月报，特种设备设计计算书30年3.4技术秘密、专利、关键技术设计、试验文件、设计接口及设备接口文件，技术设计审查文件、设计报告及审查文件，施工图设计审查文件、供图计划，设计评价、鉴定文件永久4征地、拆迁、移民文件4.1建设用地评估报告