关于提升企业办公室主任工作能力的对策建议

关于提升企业办公室主任工作能力的对策建议目前，办公室主任已经成为保障党政机关、企事业单位有序运转的重要岗位，虽然办公室主任的权力较小，却肩负着传达上级领导指示、统筹协调各部门、搜集一线员工意见或建议等多项重任，办公室主任工作的服务对象广、涉及内容烦琐，所以，新时代环境下企业办公室主任如何做好日常管理工作是一项值得深入探析的重要问题。一、办公室主任的工作职能办公室如同企业的“中枢大脑”，职责涵盖参谋、协调、审计、督查、服务等多项内容，由此确保企业各项工作有条不紊的推进。从严格意义上来讲，办公室主任实质上是将领导人、经理人、执行人三方职责融为一体，主要工作职能可以归结为以下两个方面：（一）负责协调、落实企业领导层的集体决策以及安排的工作任务。办公室主任肩负着重要责任，在领导制定决策的过程中提供参考，并立足于企业整体概况，针对领导的决策进行深入、全面的探析，并做好分项落实工作，使领导决策得到良好的执行。同时，办公室主任不但要落实企业领导做出的各项决策，还需要对企业内部其他部门的各项工作进行统筹协调，对办公室员工的各项工作进行监管，确保高质量地完成各项工作和任务。（二）承办企业内部同级部门以及下级单位转办的各项工作和任务。办公室主任需要履行统筹协调的职能责任，首先是纵向协调，主要目的是确保企业上下级保持高效的沟通，实现上令下行、下情上晓；其次是横向协调，主要是指对企业内部各个生产单位、各科室、各部门之间进行统筹协调，使企业内部的各项工作保持统一的步调。在企业内部，各职能部门以及下级单位向领导汇报工作时通常不会与领导对接，而是将相关材料、报告等上报给办公室，然后再由办公室主任交由主管领导，此时办公室主任相当于“中间人”的角色，发挥着不可替代的重要作用。比如，当企业内部某部门需要承办一项事务时，首先需要专门行文上报办公室，由工作人员进行登记备案，再由办公室主任上报给主管领导进行审阅、批复，对于一些重大决策还需要开会研讨。当企业领导明确承办意见以及建议之后，办公室主任要及时对领导意见进行梳理、汇总，最后再传达给各业务部门进行落实。二、对策建议（一）摆正位置，做好领导的“参谋助手”。虽然办公室主任在企业运营发展过程中发挥着重要作用，是企业领导的“左膀右臂”，但是在具体管理工作过程中应当摆正位置，要明确个人的职能和责任，对各方面的工作关系进行梳理，确保各项工作的有序推进。摆正位置，不越位。办公室主任要根据上级领导的指示以及要求，严格遵循企业的规章制度，秉公办事，做到“管家不当家、参谋不决断”，严禁越权办事。摆正位置，不错位。办公室主任不可替代领导对外发放任何指令，也不可假借领导名义要求员工开展工作，要做到指导而不主导、参与而不干预，杜绝出现“错位办公”的问题。摆正位置，不缺位。办公室主任在日常工作中要认真负责、尽职尽责，积极做好领导下派的各项任务，不躲避责任、不干预领导决策。办公室主任要做到上述“三不”，一方面可以贯彻落实自身的本职工作，另一方面还可以顺利完成上级领导指派的工作任务，得到下级员工的充分尊重。从严格意义上来讲，办公室主任服务领导实质上就是为促进企业的发展提供服务，为领导提供高质量的服务，也是办公室主任的一个重要职责。例如，在贯彻落实上级领导的重大工作部署之前，办公室主任要做好调研考察，对于公司党组等上级部署的深化改革管理提升专项活动、教育实践活动等，要深入、全面的解读文件精神，根据文件要求对企业进行全面排查，明确差距、找出不足，明确落实各项部署的有利条件、不利因素等，并结合领导的指示要求、班子其他人员的意见等制定合理、科学、完善的工作方案，实现以文辅政。再如，为了稳步推进企业的重难点工作，办公室主任可以采用分层开展小型座谈会、个别访谈等形式调查各级人员关于工作推进的意见、建议，找出工作中的主要矛盾，对矛盾问题形成的深层次原因进行深入、全面的剖析，做好归纳总结、提出建议和措施，为上级领导制定工作规划提供重要参考，发挥领导“参谋助手”的重要功用。（二）坚持学习，持续强化和提升自身能力。办公室工作涉及内容多、涵盖范围广，办公室主任要善于对纷繁复杂的工作进行总结，找出各项工作的规律和特点，积极适应办公室工作的新要求，对工作方法、工作措施、工作机制等进行开拓创新，持续强化自身的综合能力，提高办公室工作的整体效率。作为办公室主任，要不断学习、持续提高个人的理论境界，树立全局眼光，立足于企业的整体发展，从宏观维度对各类问题进行剖析，持续提高主动性、预见性、创造性，以超高的理论素养以及业务能力为领导提供参谋，实现与领导的“同频共振”。比如，在开展日常管理工作时，办公室主任要立足于企业发展实际，持续强化与一线员工的联系，倾听职工的意见、建议，调查员工最关心的问题，在处理重大问题、制定重大决策时积极征询员工的意见，为领导提供合理、科学的决策方案，为领导决策提供参考、借鉴。（三）周密安排，基于情感融合进行统筹协调。统筹协调不但是确保政令畅通的需求，也是深化沟通情感、加强合力的客观要求，所以，办公室主任在开展管理工作时要立足情感融合，做好统筹协调工作，一般可以从以下三个方面入手：讲原则。从促进企业稳定发展的宏观维度分析问题，明确促进工作发展的基本原则。讲方法。做好各方面的沟通交流，做到“请”字为先、“谢”字在后，在协调处理具体问题的过程中，要讲清各项安排，确保相关人员明确具体背景，确保被协调单位以及负责人可以从宏观维度处理问题，接受协调，有序推进各项工作。讲规矩。在“对上”协调的过程中，要处理好“主次关系”“远近关系”，办公室主任与领导的接触较多，他们的关系相对较为密切，但是要杜绝出现“人身依附”等问题，要多汇报、多沟通、多交流，统筹处理好各方面关系。（四）以身作则，开创办公室工作新局面。办公室工作质量与办公室主任的综合素质、专业能力等方面密切相关，所以，办公室主任要做好管理工作，应当以身作则，为办公室工作人员树立榜样，开创办公室工作新局面。办公室主任应坚定“四个自信”，树立“四个意识”，深入贯彻落实公司党委的各项决策部署，与公司党委精神不符的话坚决不说，与公司决策部署不符的事坚决不做，言行举止要与公司各项要求、规章制度保持高度一致，例如，为公司起草重要文件或者为领导起草讲话稿时，要结合员工的整体思想，对内容进行深入解读、分析，根据“用事实讲话、以理服人”的基本准则，对各方面材料进行深入解读、分析，并且在文件发出或者领导讲话之后，第一时间发布在企业内部网页、公众号上，组织全体办公室人员进行学习，为后续的各项工作提供重要指导。办公室工作繁杂，单凭个人力量不能很好地完成，所以办公室主任应当团结全体办公室人员，利用集体力量来保证完成任务。通常情况下，办公室主任可以从以下三个方面带领办公室同事共同工作：其一，依靠精神激励人。深入贯彻落实“用心塑造、用心服务”的文化理念，弘扬奉献精神。其二，依靠制度约束人。办公室工作严谨、细致，办公室主任应当立足工作需求，制定合理、科学的规章制度，通过规章制度来约束自我。其三，依靠感情吸引人。办公室主任要多关心下属、帮助下属，使员工切身感受到上级领导的关怀，在办公室内部营建宽松、和谐、稳定的氛围，提高办公室工作的整体水平。同时，办公室主任要积极与副主任建立良好的合作关系，多沟通、多交流，充分尊重、大力支持副主任的各项工作，如某项工作需要由副主任牵头，那么办公室主任在审批、制定与该工作相关的决策时要首先征求副主任的意见与建议，与副主任达成一致意见后再在工作例会中做出详细的工作规划，如此一来，可以极大地加强办公室工作人员的凝聚力，确保各项工作事务的有序推动。综上所述，在企业的运营发展过程中，办公室主任是一个非常特殊的岗位，肩负着重要责任。一名优秀的办公室主任要具备超高的战略发展眼光，处理各类难题时要做到细心、耐心、认真，为领导制定决策部署提供有效的建议与意见，当员工遇到难题时，要及时提供帮助。总之，办公室主任管理能力的提升是一个与时俱进、追求卓越的长期过程，要持续学习、完善自我，不断提高管理能力。