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丰田管理方法展开工作时应具备的心态工作中的8种意识•公司期待着每一位员工都能有效率地开展工作&取得成果。要想有效率地开展工作首先要留意下面事项……公司的期待目标意识充分理解工作内容・理解工作的目的流程定位①为什么要做该工作？②做完之后，该工作将转移到哪一环节？③该工作成果最终将用在何处？④该工作与其他部门工作的关系、分工情况如何？・理解工作流程不只是单纯地了解工作方法，还要知道“为什么要按该程序去做”（即：背景）培养下属正确的工作方法专门职2级推动工作方便省时准确让下属了解“为什么要按该程序去做”标准化专门职2级的作用交货期意识有计划性、遵守期限考虑工作的重要性、紧急性（要求期限）、实施期间，制定日程1、需要定期做的工作、可以预先开展的工作，应该尽可能地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工作。2、工作总是有期限的。必须有效地使用时间、遵守规定期限。3、在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。4、如果实在完不成的话，要事先向领导汇报或与课内其他组协商寻求支援。成本意识不使用多余的成本要记住金钱财物时间人力只要是做工作，就肯定有成本发生。成本容易做到的：金钱、财物等有形成本的控制很难做到的：人力、时间等无形成本的管理而无形成本的管理水平不仅是衡量一个公司管理水平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与发展。改善意识问题意识要靠日常培养单纯重复同样的工作内容不仅公司不能发展，个人也不能进步。在日常工作中，应该有意识地多问为什么，发现问题并找出其原因，从而有针对性地进行改善。任何一项工作都存有改善的余地问题意识=改善意识什么是问题？不明白的事情、处理不了的事情、不能按计划推进的事情……理想与现实的差距=需要改善的地方如何解决问题？使问题表面化，找出其真正的原因，对症下药。理想是不断更新的！改善是持续的，是永无止境的！现状差距理想/新现状新差距新理想…………什么是问题？理想与现实的差距=需要改善的地方新理想新差距新问题协调意识重视团队精神TEAMWORK★工作正常推进★工作成果会更好★通过对TEAM中的人员培养,使其具有一致的努力方向2的顾客意识客户第一客户就是上帝！作为专门职2级，与其他部门进行协调成为主要工作之一，应时刻把“后道工序是客户”这条原则牢记在心，来开展工作。品质意识“准确”第一人才培养意识丰田的强项正在于此OJT----OntheJobTrainingOJT理想基准目标现状差异＝问题挑战改善现地现物尊重团队合作问题发现现状把握目标设定要因解析对策立案实施效果确认今后展开再发防止汇报联络商量沟通交流PDCA高效率的工作方法螺旋式的上升工作循环P(Plan)D(Do)C(Check)A(Action)P’（Plan)D’(Do)C’(Check)A’(Action)接受指示的时候一定要同时了解开展此项工作的周边状况。接受指示现地现物了解周边状况上司叫你时要立即回应。准备好笔记本和书写工具到上司处。讲话途中不要打断对方，听到最后，如有疑问应等对方讲完再提。记录好重点。将内容总结成５Ｗ２Ｈ，并简单重复一下。（1）指示的接受方法5W2HWhat（内容）………………做什么？When（时间，期限）…何时进行，何时完成？Where（地点，担当部门）……在何处进行？Why（目的）……………为什么进行？Who（人物）……谁负责？和谁一起合作？How（方法，手段）………用什么方法进行？HowMuch（数量）………多少费用？所需数量？收集相关的信息，并进行整理。（保证信息的完整、准确）把握好过去所实施过的内容确认所花费的时间在此基础上，通过已有的报告书和交接工作，使存在的问题明朗化，从而有针对性地制定计划并开展工作。把握状况工作的基本方法明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目在把握工作目的、期限等5W2H信息的基础上，做业务计划。针对上司委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况可与上司或老员工商量),并反映到计划中。P(Plan)要时刻注意上司要求解决的问题为什么会发生？考虑问题时要重复5次“为什么”*请注意！考虑好优先顺序（根据重要性，紧急程度），采取有效的手段及合理的作业顺序。确认计划达到目的的可行性，并且与上司、老员工商量。按照计划确实执行经常有意识地回想工作目的，并且推进工作随时保持与相关部门的沟通。根据需要，中途向上司报告进展情况。如果情况有变，应重新讨论计划。D(Do)是否达到目的？要进行评价与反省没有达到预期计划时要注意：调查原因C(Check)考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行。报告给上司及相关人员。评价结果要反映到下次计划中，以期改善，防止同样错误再次发生。A(Action)P（计划）合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。但是，要想一想计划只停留在自己的脑子里是否就可以了呢？计划不但是为了自己，也是为了相关人员能够确认行动而制定出的书面日程，将进展情况表面化、可视化是十分重要的，因此，理解和学习“业务日程表的制作及管理技巧是非常必要的。请注意！为了使业务顺利进行而展开的交流称为“報、連、相”，取自“報告、連絡、相谈”三个词的字首。从定义上看，严格地讲“报告”、“联络”、“协商”这3个词有所差异，但在这里我们暂且称之为“報、連、相”。按照下面的时机、方法确实施行“报告、联络、协商”是十分必要的。報、連、相（1）适时的报告・联络・协商①制定计划时（P）当对上司的指示内容不清楚时自己制作的计划是否切实可行，需要与上司、老员工进行确认、协商在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时，应向上司汇报，进行协商②实际操作时（D）实施时间（1周以上）较长时，应对进程状况进行中间汇报根据需要适时与相关部门进行沟通，并将结果切实地汇报给上司、老员工③工作结束时（C、A）工作结束时，应立即进行汇报④情况发生变化时因个人原因想对指示内容提出变更时当有上司以外的其他人委托做某事时（特别是其他部门及公司以外人员）当产生不良后果时以及出现问题时由于自己的失误而可能引发问题时当你认为不可能按时完成工作时重点（2）报告.联络.协商的方法①向发出指示的人直接报告。重点②根据需要，采用文件或笔记的方式报告内容复杂时有必要存档时需要向其他相关人员汇报时③根据需要，利用电子邮件报告担心时间（时差）或费用时所汇报内容可作为数据进行利用时④正确、简洁、完整地汇报预告汇报题目。（如：“想就……事情向您进行汇报”）先汇报结论，然后简明扼要地说明理由和过程（5W2H）不要将事实和意见混杂在一起。*在新员工阶段，汇报工作是接受上司、老员工指导的好机会，要用心按照上面①（向发出指示的本人直接汇报）的办法做到“报告、联络、协商”。（3）报告・联络・协商的要点当你负责的某项工作已完成，准备向上司汇报后进行下一项工作或者想向老员工请教问题时，有可能出现上司、老员工的日程已经排满，无法迅速进行报告，联络，协商的情况。这样就会导致：后面所要实施的项目延缓或挤压上司已有安排的时间为防止发生类似情况，在事先对上司、老员工日程进行考虑的基础上，再安排自己的日程。报告、联络、协商日程的制定时机就业务推进情况和今后的进行方向同上司、前辈进行确认时，应在下述时间点制定日程①当完成数个实施项目而告一段落时②计划时间跨度较长时，应每周向上司汇报一次同时修改自己的日程※制作日程时，必须设定好与上司、老员工进行报告、联络、协商的时间注意要点公司部门各组经营环境年度方针部门年度方针分解组内工作目标设定新课题分解方针管理向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标与下属进行目标商讨确认、合成组内目标如何制订组内工作目标？工作管理日程管理工作委派组内工作确认组内工作改善制订工作日程时应注意什么？制订计划日程时应注意：◇利用5W2H◇工作的优先顺序◇突发事件的处理程序◇工作日程的制订方法◇如何通过汇报修订工作计划案例指导B组组长一天的工作：8:00－9:00接待来访客人9:00－9:30吸烟、与同事抱怨工作忙9:30－10:30品质会议10:30－10:45私人电话10:45－12:00组员小王工作困难支援12:00－12:30与组员小李谈话13:10－15:10新人教育15:10－15:25吸烟、休息15:25－16:40紧急工作对应加班时间：开始制作一份明天就要提交的方案突发事件的处理程序把握问题内容讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况制订改善计划监督实施改善确认在制作业务日程时，首先要了解以下内容业务日程是由什么要素构成的制作业务日程时的信息收集方法按照业务日程推进业务时，在什么时候进行报告.联络.协商日程的制作方法（1）日程的构成要素（2）日程制作所需信息的收集方法①接受命令时的注意点认真把握指示内容的5W2H“做什么，何时完成”是业务日程必须体现的最起码的内容，如果不明确时请进行确认。②把握状况仅凭上司的指示不可能完全把握住实施项目的每个细小环节。・把握过去工作中的实施项目・把握下属能力及工作情况・确认实施需要花费多长的时间・同时，明确过去进行相同业务时所发生的问题请注意：★对待曾经出现的问题，要在认真分析其原因的基础上，明确解决对策，并使之反映到日程中。发现组员的差距，・实施项目有无增减・实施期间有无延长或缩短・是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会※切实把握相关信息：①大项目、实施项目②实施期限、实施期间※考虑问题对策时，应确认有无应该明确反映到日程中的项目。注意要点如何通过汇报修订工作日程将组内工作日程向上司汇报、确认。根据上司委派任务的重要度、紧急度，适当调整组内工作日程。避免工作日程中出现任务过于集中或过于空闲的情况。根据工作任务、育成计划、组员的工作日程，选取合适的人选、调整组内工作日程。调整后的工作日程及时与上司商量、确认要时刻注意上司要求解决的问题为什么会发生？考虑问题时要重复5次“为什么”*请注意！工作委派案例：公司要求各部门配合品质部做好“品质认证”这项工作，于是某课长将这项工作交给了A组，A组组长接到指令后，找到了组员小冯，组长说：“小冯你去对应一下品质认证”小冯说：“我现在太忙了，有好几件工作要做，实在没有时间，再说我从来没有接触过，您还是找位适合的人做吧!”组长说：“大家都很忙，你不做谁做？这件事很急，你把其它的事拖一拖，这项工作大家都是第一次接触，有什么不明白的去找品质部小李问一问。别总是还没做了，就退缩。”请分析A组组长委派任务时有哪些问题？为什么？应该怎样委派？工作分析参考人材培养计划合适的人选委派工作选择时间目的紧急度难度工作目的、内容交给他的原因何时完成、汇报工作评价标准下属制订工作日程日程确认现状把握、寻找差异下属工作确认是否达到目的？评价反省目标达成调查原因未达到改善如何找出差距与不足达成目标过程有问题过程没有问题未达成目标①客户是否满意②是否按日程完成③工作方向的正确性④成本⑤OJT学习情况根据工作目标.工作日程.工作效果.上司指令.进行工作确认确认内容确认依据如何确认工作日程未完成的对策调查延误的原因→对策①努力程度不足→育成方向引导、督促②个人能力差距→OJT育成③工作量大、时间紧→组内协力④工作难度大→指导⑤资源不足→紧急对应、联络⑥他部门→联络、协商是否按日程完成①理解部门方针②现状把握③确认差异④调整工作目标理想基准目标现状差异＝问题现地现物把握现状、确认差异工作方向不正确的对策确认时间难度大、最优先的工作重点检查经验少、有困难的下属两倍的检查一般性工作定期检查确认方法要求组员汇报：①做了什么②怎样做的③以前与现在的对比④差异⑤改善计划指导内容：①必须完成工作的期限②达到要求的行动方案③工作中的优点、不足④鼓励下属继续努力工作工作改善提高发现问题能力挑战率先垂范打破现状人物作业改善人材育成部下把握(职责、能力、特性)领会上司的育成计划→根据上司的育成计划安排OJT工作任务、推进个人培养计划OJT是什么？OJT－OntheJobTraining