打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践

Oracle白皮书2009年3月更新打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践1概述要在瞬息万变的市场中保持强劲的竞争优势，高管必须不断寻求提高效率的新方法。本白皮书重点介绍了基于企业范围内统一的技术将业务流程和操作规程标准化的重要元素和主要利益。它还可用于指导工程和建筑(E&C)公司选择适合的技术，来促进其整个企业实现标准化。简介当今不断变化的市场环境使利润本就微薄的建筑行业更是雪上加霜。经济环境以及其他诸多因素——包括监管要求日益严格、大批经验丰富的专业人员退休，以及索赔成本不断攀升——为企业近期内的发展带来了严峻的挑战。因此，一些具有远见卓识的企业采用了一种具备一贯、可重复的业务流程和操作规程的渐进式方法，这些都通过采用统一的技术——标准化——来获得支持。最近在100多位建筑行业高管中做了一项调查，称其公司在信息技术方面已经“极其相似”的人从1999年的36%上升到了现在的45%，而希望在近期内进入一个更标准化的环境的人占到了58%。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践2为何要标准化？在当今的全球市场中，建筑仍然是对市场环境的波动最不堪一击的行业之一。实际上，单个项目的盈利能力会受到大量内外部因素的影响，包括不断攀升的物料成本和承包商造成的延期。如果公司没有提前意识到影响项目的问题并做出相应的响应，后果将不堪设想。DillinghamConstruction是一家注册资金为3.5亿美元的建筑公司，45年来经营一直很顺利，但却因为某些项目中遇到了问题，致使全年的盈利能力全部丧失。该公司不得不再次筹集资金将这些项目完成，因此欠下了一大笔债务，致使公司几乎无法正常运行。这样的灾难不仅仅是小公司会遇到。J.A.Jones是联邦政府最大的承包商之一，位居工程新闻记录400强承包商第14位，年收入多达22亿美元，但一切却因几个失败的项目一扫而光。在J.A.Jones第11章的破产听证会的采访中，一位前任高管说他亲眼目睹了几个不盈利的项目引发的一连串后果，即举债能力大大降低，任务量越来越少，致使公司人员流失，最后只能将其转让。运营着数十个、数百个日益复杂的项目的项目驱动型企业都在成功管理业务方面面临着一个显见的问题，即每个项目都意味着潜在的债务。高管要保障并促进企业的盈利能力，必须在单个项目和项目群级别清楚地了解整个企业中所有项目和项目群的累积效应。传统情况下，在工程与建筑业务环境中，单个项目重心推动了项目级的采购决策。因此，用于管理和执行项目的技术解决方案在整个企业内部有很大不同，这样就很难从多个孤立的项目级管理软件中收集项目信息。对于工程与建筑公司，与所有项目相关联的公共系统是财务系统——该系统捕获发票和付款，而不是随时捕获实际的项目工作。在不能采取进一步措施，或最多只能采取反应措施或缓和措施时，这种公共的财务系统才会报告发生过的事件。整个企业范围内的可视性为了实现项目和项目群的前瞻性管理，各机构必须统一将技术解决方案与最佳业务和项目实践结合起来。基于企业范围内的技术标准化业务流程使混乱无序的数据和流程环境井然有序，并提供对它们的可视性。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践3标准化为工程与建筑公司提供了多级可视性，这是它们提前确定影响项目绩效和盈利能力的偏差和问题所需要的。在透明的环境中，从客户和高管到承包商，甚至外部人员，每个人都可随时准确地了解项目的进度。通过标准化，工程与建筑公司可定义自己的工作流，并在每个级别执行这些工作流。这可确保每项任务的落实，并创建审计跟踪以便遵守监管要求并避免所有级别的索赔。而且，每个团队成员都可以更高效且有效地履行特定角色的职责。流程的简化和自动化使用户可以将更多时间用于战略性的协作管理，并花更少的时间来进行书面工作和搜索完成工作所需的工具和信息。此外，所有流程均以一组通用的数据和操作规程为基础，因而在准确性或一致性方面绝对不会出现问题。BE&K建筑公司的项目控制经理DannyScott说：“标准化使我们变得更为集中化并实现了我们对信息的轻松共享。因为大家看到的信息都相同，所以能够跨部门进行协作，并对计划输入进行更快速、更准确的分析。”希尔国际建筑公司（一家建筑管理公司）的项目工程师ShawnPressley说：“因为所有数据都集中在一处，因此我无需催促团队成员提交信息，而是将精力集中在管理项目问题上。对于任何项目来说，信息的速度和准确性以及将该信息提供给所需人员的能力是关键。通过这种访问级别和可视性，我现在可以了解合同在进度和成本方面的执行效果，这样就无需查阅各种报告或登录单到各个独立的应用软件。”从劳动力减少到人员大量流失，标准化可以帮助企业更好地解决复杂的人员配备问题，这些是工程与建筑行业的常见问题。在标准化环境中，所有的人力资源都得到了优化——新员工适应和胜任工作的速度更快，智力资本在关键员工离开后保留在系统中，活跃员工通过简化、自动化的流程发挥出最大作用。Scott说：“标准化为活动和逻辑提供计划模板，缩短了项目启动时间并降低了出错风险。此外，还大大缩短了新员工的培训时间。”在标准化环境中，对于在预算范围内按时完成项目至关重要的各方使用相同的工具和信息协同工作，从而确保最大限度地提高效率和盈利能力。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践4“整个企业范围内的标准化使我们更加集中，所以我们能够轻松地共享信息。这样我们就可以继续做自己的事，并在这种不断变化的业务中更有效进行工作。”DannyScott，BE&K建筑公司工程项目控制经理标准化的利益标准化是工程与建筑管理的一个渐进方法，旨在提高运营效率，进而提高项目的盈利能力。标准化方法主要有以下利益：标准化的利益流程优势商业优势系统地实现效率最大化更好地保障利润可视性前瞻性地管理项目合作与交流提高各地区的服务和质量，增强责任感提高合规性减轻监管负担保留智力资本优化人力资源系统地实现效率最大化以最高效率运营每个项目是在竞争激烈的工程与建筑行业中保证利润率的关键。标准化使公司可以根据实践证明行之有效的最佳实践，实施标准流程和操作规程以及定制的工作流，然后在全公司轻松执行它们。因此，标准化环境确保了每个团队成员都只会使用最高效和有效的方法来完成特定工作。提高可视性标准化创建了一个高度透明的环境，各方在此环境中都可获得所需的可视性，以随时准确了解某个项目的进度。此种透明度实现了前瞻性管理，从而可以预先发现潜在问题，避免对项目绩效和盈利能力带来影响。在标准化环境中，所有项目信息都是准确、最新和完整的，因为这些信息是从所有系统和管理软件中整合而成的。通过基于Web的技术，所有项目参与人员都可以随时随地轻松访问这些信息。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践5“了解问题发生的相关信息并拥有一种系统来解决问题至关重要。我们已经在业务流程和绩效方面看到了许多有形和无形的改进。现在我们在系统内处理合同的整个生存周期，而以前这需要人工进行大量的书面工作。”SulaimanSultanAliMohammad，KNPC集成管理系统项目的PMP小组负责人增强合作和交流标准化为所有建筑利益相关方提供了所需的工具和资源，使他们可以跨越地域界限就各种规模和类型的项目进行更高效的合作。有了一套系统化的流程和操作规程以及用于实施二者的已定义工作流，公司可以加速项目交流、审查和批准；减少出错和降低风险；改善工作方式；以及加快项目从开始到结束的过程（每项活动都记录在单个系统中）。对于工程与建筑公司来说，这意味着责任感的提高，索赔的减少和对人力资源的更好利用。合规性支持萨班斯-奥克斯利法案和其他复杂的监管要求增加了报表编制负担，并要求提供审计跟踪和清晰的文档追踪。标准化帮助公司满足了这些要求，并简化文档的管理和存储方式，实行可促进控制、监控和持续改进的统一流程，以此降低运营成本。保留智力资本面对人员大量流失和熟练工人短缺的情形，工程与建筑公司必须优化员工资源，以保障盈利能力并保持竞争力。在标准化环境中，通过将过去和现在的员工的智力资本集成到标准操作规程中，这一点就很容易实现。因此，员工就可以按照既定工作流最高效地开展工作，提高工作时效。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践6智能技术选择：通向标准化的第一步由于业务分散，建筑行业采用软件技术的进程相对滞后。事实上，美国劳工部的数据显示，其余的行业经济均已实现了年生产率1.7%的增长，而自二十世纪六十年代中期至今，建筑生产力水平却没有任何起色，一直止步不前。有专家警告说，建筑行业停滞不前的一个主要的原因就是没有迅速和/或有效地采用技术。但是近年来，通信和现场数据技术的发展已让位给解决方案，这些解决方案能够帮助工程与建筑公司根据实时信息跟踪、分析、调整和改善运营——从而激发了持怀疑态度的高管的兴趣。缓慢而又稳定的技术采用率使得先行采纳者与后续采纳者之间产生了广泛的分歧——后者认为如果不更快地采用技术，就会无法保持公司的竞争力。但在当今竞争激烈的建筑市场，不仅是快速采用技术的公司会跃居前列——那些着眼未来、从战略角度智能化采用技术的公司更能脱颖而出。即使是原地踏步的公司，只要选择了合适的系统，也可以在竞争中傲居前列，因为这些系统可以促进全公司的效率和协作，从而提高利润率并带来收益优势。标准化是一种智能、前瞻性的方法，它必须延伸到企业的技术选择中，才能高效地开展工作。标准化技术环境是围绕系统而建立的，这些系统能够在单一的平台上运行，并且彼此之间可以开放地进行通信。标准化建筑管理解决方案提供了一个完整的系统，可以从每个项目和项目群的概念形成到交付过程中对范围、计划、工作成本、变更、风险、利益相关方和绩效等方面进行管理。选择合适的技术支持标准化有效的标准化解决方案具有以下重要特点：基于角色的功能为全面提高使用效率和易用性，解决方案系统必须消除与己无关的数据和功能，使用户可以集中访问其履行个人职责所需的信息和工具。解决方案必须提供定制的仪表板，其中纳入了来自不同管理软件和来源的相关数据和功能——并使用户可以通过单一易读的窗口快捷地访问它们。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践7在美国举办的建筑行业圆桌会议民意调查中，建筑与工程行业的顶级首席执行官们讨论了他们认为影响建筑市场的扩展和强劲发展的关键障碍等问题。调查结果如下：●73.9%认为缺乏足够的私营资金来源和/或可靠的公共资金不足是最严重的问题。●34.8%认为诉讼障碍和成本会对发展造成负担。●30.4%将保留充足的熟练员工/劳动力视为主要关注点。●56.5%认为监管延期执行和监管壁垒会引发问题。●26.1%认为保险和举债限制也是一个问题。●21.7%将环境和其他反对者视为罪魁祸首。资料来源：建筑行业圆桌会议执行仪表板为了在对盈利能力和生产率产生影响之前捕捉到问题，高管需要清晰洞察每个项目的进度以及公司的总体运营状况。为此，相对于企业中的其他人，上层管理人员需要访问不同的信息和分析工具。用来进行标准化的解决方案必须能够提供一个可以显示标准关键绩效指标(KPI)（如完成时间）的执行仪表板，用户可以轻松监控盈利能力、效率、绩效和其他因素。同时，仪表板和分析定制应该可以使高管能够创建更多基于重要指标的KPI，以在公司、项目、团队和个人级别上跟踪结果。执行仪表板还必须可以利用最新的项目状况报表及易于阅读的图形化趋势和预测，促进准确、基于生产力的预测。集成的数据信息库集成的数据信息库是所有系统和管理软件相集成的副产品。它对于经济有效和时间高效的运营，以及高效准确的报告、利益相关方交流、索赔事宜的解决和KPI（如完工成本）至关重要。如果没有集成数据信息库，当前和历史运营数据就要存储于各种系统特定的孤岛中，从而导致重复数据量呈指数增长，而这些重复数据与执行业务关键的功能和/或制定执行级的战略决策毫无关联。集成的数据信息库可以确保“单一信息源”，这样每个人都将围绕相同的最新、准确和一致的信息开展工作。打赢绩效之战：利用技术标准化最佳实践8“由于该项目的复杂性，如果没有‘标准化’，要管理这样一项工程并按时完工是极其困难的。它使我们能够将各项工作环环相扣，并始终保持其处于正轨。无