2025年软件项目沟通协调合同

2025年软件项目沟通协调合同甲方（委托方/客户方）：[甲方全称]，地址：[甲方详细地址]，法定代表人：[甲方法定代表人姓名]，联系电话：[甲方联系电话]，电子邮箱：[甲方电子邮箱]。乙方（服务方/开发方）：[乙方全称]，地址：[乙方详细地址]，法定代表人：[乙方法定代表人姓名]，联系电话：[乙方联系电话]，电子邮箱：[乙方电子邮箱]。鉴于甲方希望委托乙方进行软件项目开发，并为确保项目开发过程中的沟通协调高效、顺畅，明确双方沟通职责与机制，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方经友好协商，达成如下协议：第一条沟通内容与目标甲乙双方同意，本协议旨在规范软件项目（以下简称“项目”）开发期间，双方就项目相关事宜进行的沟通协调活动。沟通内容主要包括但不限于：1.1项目需求的理解、确认及变更管理；1.2项目开发计划、进度安排的沟通与调整；1.3项目设计文档、技术方案的评审与确认；1.4项目开发过程中出现的技术难题、风险因素及问题的沟通与解决；1.5项目测试阶段的问题反馈、Bug修复跟踪与管理；1.6项目里程碑的达成确认与下一阶段计划；1.7项目相关资源（如人员、设备、资金等）的协调与保障；1.8项目验收标准、流程及时间的沟通确认；1.9其他与项目开发执行相关的任何事宜。沟通目标旨在确保项目信息在双方之间及时、准确、完整地传递，促进双方紧密协作，有效识别、评估并解决项目执行过程中的问题，保障项目按预期目标顺利推进。第二条沟通机制与方式为保障项目沟通的有效性，双方建立以下沟通机制与方式：2.1沟通层级双方指定以下人员作为项目主要沟通接口人：甲方接口人：[甲方接口人姓名]，职务：[甲方接口人职务]，联系方式：[甲方接口人联系方式]。乙方接口人：[乙方接口人姓名]，职务：[乙方接口人职务]，联系方式：[乙方接口人联系方式]。日常沟通由项目团队成员在职责范围内进行。涉及接口人或需双方确认的重要事项，由接口人负责沟通。2.2项目例会2.2.1项目启动会：项目正式开始前一周内召开，旨在明确项目目标、范围、主要功能、开发计划、质量标准、双方职责、沟通机制、验收流程等关键信息。会议纪要需经双方接口人确认。2.2.2日常例会：项目开发期间，原则上每周召开一次项目例会（或根据项目实际情况调整频率，如每日站会）。会议主要内容包括：（a）回顾上一阶段工作完成情况及存在问题；（b）沟通当前阶段工作计划及进展；（c）讨论并解决项目开发中遇到的技术难题、风险及障碍；（d）协调项目所需资源及跨部门合作事宜；例会应由双方接口人或授权代表参加，会议需指定人员记录，形成会议纪要，并在会议结束后[例如：2]个工作日内发送给所有项目相关人员。重要决议需在纪要中明确，并要求双方接口人签字或邮件确认。2.2.3专题会议：针对项目中的特定问题（如关键技术攻关、重大设计评审、需求变更评估等），经双方接口人协商，可临时召集专题会议。参会人员根据议题确定，会议纪要需详细记录讨论内容、结论及行动项，并按约定发送。2.3沟通方式2.3.1即时沟通：对于非关键性、时效性要求高的信息传递，可通过双方认可的即时通讯工具（如企业微信、钉钉、Slack等）进行。但涉及重要事项、决策或需留存记录的内容，应优先采用书面形式（邮件或会议纪要）。2.3.2书面沟通：对于重要通知、决策确认、变更请求、问题升级、正式报告等，必须采用书面形式（电子邮件或正式函件）。邮件发送后，应确认对方已收到。2.3.3视频/音频会议：对于地理位置分散或议题较为复杂的情况，可通过视频会议（如Zoom、Teams、腾讯会议等）进行沟通。会议组织方应提前发送会议邀请，并做好会议记录。2.3.4线下沟通：在必要时，可通过面对面会议进行沟通。线下沟通结束后，宜形成简要纪要，并通过书面形式（邮件）确认。2.4沟通频率2.4.1进度更新：乙方应按项目计划及约定周期（例如：每日、每周）向甲方接口人提交项目进度报告，汇报工作完成情况、遇到的问题及下一步计划。2.4.2例会：按2.2.2条约定执行。2.4.3紧急沟通：如遇紧急情况（如系统崩溃、安全漏洞、关键路径延期风险等），任何一方可随时通过电话或即时通讯工具联系对方接口人，紧急事项沟通后，应尽快通过书面形式补充确认。第三条沟通职责与义务3.1甲方的责任与义务3.1.1按时提供项目所需的需求文档、业务规则说明、相关参考资料等，并对提供的资料准确性负责。3.1.2指定并保持接口人信息的有效性，确保接口人具备处理项目沟通协调事务的权限和能力。3.1.3按时参加项目例会及其他双方约定的会议，积极参与项目讨论，及时就项目相关事项（特别是需求确认、方案评审、变更审批等）做出决策或反馈意见。3.1.4积极配合乙方进行需求调研、原型演示、测试验证等工作，及时反馈意见。3.1.5对乙方在沟通过程中透露的涉及甲方内部商业信息或保密数据承担保密义务。3.1.6妥善保管接收到的项目沟通记录和相关文档。3.2乙方的责任与义务3.2.1指定并保持接口人信息的有效性，确保接口人具备处理项目沟通协调事务的权限和能力。3.2.2按时提交项目进度报告、会议纪要、设计文档、测试报告等，确保报告内容的真实、准确、完整。3.2.3按时参加项目例会及其他双方约定的会议，汇报工作进展，主动沟通项目风险、技术难点及需要甲方协调解决的问题。3.2.4积极响应甲方的合理需求，及时沟通解决方案。3.2.5对甲方在沟通过程中透露的涉及项目开发的技术信息、方案设计等承担保密义务。3.2.6妥善保管与甲方沟通的记录、会议纪要及相关项目文档，并建立完善的文档管理系统。第四条沟通记录与文档管理4.1所有重要的沟通，特别是例会决议、专题会议结论、需求变更确认、问题升级处理等，均应形成书面记录（如会议纪要、邮件确认等）。4.2会议纪要应由会议记录人整理，并在会议结束后规定时间内（例如：3个工作日）分发给参会人员。涉及需双方确认的内容，应要求所有相关方确认（如签字、回复邮件确认“收到并同意”等）。4.3双方沟通产生的所有相关文档（包括但不限于需求文档、设计文档、会议纪要、邮件、报告、问题跟踪记录等）应统一归档管理。建议使用双方共同认可的项目管理平台或共享文件夹进行存储，确保文档的安全、完整和易于查阅。文档管理责任可由乙方承担，并定期向甲方接口人汇报文档情况。第五条问题升级机制5.1常规沟通渠道：对于一般性技术咨询、进度疑问、小范围问题等，由负责相关工作的乙方技术人员或接口人直接与甲方对应人员沟通解决。5.2问题升级触发条件：当发生以下情况时，应启动问题升级机制：（a）常规沟通无法在规定时间内解决或达成一致；（b）出现影响项目关键路径或整体进度的技术难题或障碍；（c）涉及项目范围、成本、交付时间的重大变更请求；（d）出现项目重大风险（如核心人员变动、技术选型重大争议、客户方要求发生根本性变化等）；（e）需双方高层决策的重要事项；（f）其他严重影响项目进展的紧急或复杂问题。5.3问题升级流程：（a）当接口人判断需要升级时，应立即将问题详细信息（包括现状、影响、建议解决方案等）同步给各自的上级领导。（b）双方上级领导在接到报告后[例如：1]个工作日内与对方接口人（或直接与本人）进行沟通。（c）如双方接口人（或上级领导）仍无法解决，则升级至双方更高层管理人员（如项目总监、总经理等）进行沟通协调，直至问题得到解决。（d）每次升级应记录升级原因、当前状态及沟通情况，直至问题关闭。第六条保密义务6.1保密信息：在本协议履行过程中，一方（“披露方”）向另一方（“接收方”）披露的，与项目相关的所有非公开信息，包括但不限于：项目需求、目标、功能规格、系统架构设计、数据库结构、源代码、测试数据、开发计划、进度报告、预算成本、人员安排、客户信息、商业策略、技术秘密、以及双方在沟通过程中获悉的任何其他未公开信息，均构成保密信息。6.2保密责任：甲乙双方及其各自员工、代理人、顾问、分包商等一切接触保密信息的人员（以下简称“接触人”），均有义务：（a）严格保守保密信息，不得以任何方式（口头、书面、电子等）向任何第三方披露、泄露或使用该保密信息，但以下情况除外：1）接触人根据法律法规或有权司法/行政机关的要求披露；2）接触人在披露前已从第三方合法获得该信息；3）接触人能够证明在接触保密信息前已知晓该信息；4）该信息已非因接触人的过错而进入公有领域。（b）仅为履行本协议之目的使用保密信息，不得用于任何其他用途。（c）采取合理的措施保护保密信息的安全，防止泄露。6.3保密期限：本协议项下的保密义务自披露之日起生效，并在本协议终止后持续有效[例如：三]年。对于因乙方原因产生的、构成乙方商业秘密的设计方案、技术成果等，其保密期限应按相关法律规定执行。6.4保密违约：任何一方违反本条约定，泄露、披露或不当使用保密信息，应承担相应的法律责任，并赔偿因此给对方造成的全部损失（包括直接损失和间接损失）。第七条违约责任7.1任何一方未能按照本协议约定履行其沟通职责和义务，导致项目沟通不畅、延误决策、影响项目进度、质量或增加成本，应承担相应的违约责任，并可能需要赔偿由此给对方造成的损失。7.2具体违约责任的承担方式（如采取补救措施、支付违约金等）可根据违约行为的性质、情节和对项目的影响程度在双方协商后确定。例如，对于因一方未能按时参加会议导致项目延误的，应承担相应的工期延误责任。第八条争议解决凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权将争议提交[选择以下之一，并删除另一项]：（a）有管辖权的人民法院诉讼解决；（b）[指定仲裁委员会名称，例如：中国国际经济贸易仲裁委员会]按照其届时有效的仲裁规则在北京进行仲裁。第九条协议生效与终止9.1生效：本协议自甲乙双方授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）之日起生效。9.2终止：本协议在项目最终验收合格、甲方支付完毕所有应付款项（包括但不限于项目款、质保金等）后[例如：三十]天自动终止。本协议的终止不影响保密条款、知识产权条款（若有）、法律适用与争议解决条款的继续有效。第十条其他10.1通知：与本协议有关的任何通知或通讯，均应按本协议首部列明的地址、传真或电子邮件发送。一方变更联系方式，应提前[例如：5]个工作日书面通知对方。10.2完整协议：本协议构成双方就本协议主题达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的协议、谅解或补充。对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面签署补充协议后方能生效。10.3可分割性：若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款。10.4法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。10.5全部条款：本协议包含双方权利义务的完整描述，无任何遗漏。如有未尽事宜，由双方另行协商解决。（以下为签署部分）甲方：[甲方全称]（盖章）授权代表（签字）：___________________日期：_______年____月____日乙方：[乙方全称]（盖章）授权代表（签字）：___________________日期：_______年____月____日