Web-OA工作流使用详解

Web-OA工作流使用详解第1页/共8页、概念篇随着企业管理信息化进程的不断深入，使用IT技术来规范工作流程的理念已开始为广大用户所接受。Web-OA的工作流正是为这一需求而设计，可实现业务或公文的申请、审批管理。并实现数据的规范化录入、查询和存档。简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成一项工作。而在工作流中，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，另外，表单还可以附带附件文件[磁盘附件和在线Office文档]。Web-OA工作流的一些概念：1、工作流：就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人填写同一张“表单”，只是填写表单的人根据流程定义有先后之分，后面的人可以查看前面用户填写的内容。2、表单：Web-OA用来接受用户输入的界面。由用户自行设计（一般由有权限的用户设计好），Web-OA的表单格式可以用word、Excel、网页工具等设计，设计好后复制、粘贴到“表单智能设计器”中，再添加定义各表单域就可以了。3、流程：规定如何填写某表单的相应步骤。一个流程一般对应一个表单，也可以多个流程用同一个表单。流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，包括某一步骤的可写表单域和可操作人员；自由流程无需定义流程步骤。固定流程第一个步骤的可操作人员有权新建该工作流程（道理可想而知）。4、工作：即流程的实际运用。新建工作时，必须确定使用的流程，而流程又对应某一个表单，所以，工作就是按流程规定的步骤由多人来实现对某一表单的数据的填写过程。5、工作监控：执行中的工作和已完成的工作，都可以对其监控。包括删除、跳过某步骤、回转到上一步骤、设置工作代办和终止工作等。有权限的监控人员可随时处理办理中的工作。6、工作查询：在待办工作、应办工作和完成工作页面，用户可以根据工作名称关键字查询工作，在工作查询页面中，用户可以根据工作实际内容[即工作使用的表单数据]查询。二、实战篇下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的Web-OA工作流使用详解第2页/共8页。主题一：表单设计1、设计表格首先，使用网页设计工具设计好表单框架，比如用FrontPage2000设计表单框架如下：XXX公司内部发文拟稿单发文部门撰写人发文标题类别文书内容[在线附件]分管领导审核主管领导审核抄送印数份发文日期拟文依据[附件资料]2、建立表单进入Web-OA系统的“办公中心-Web-OA工作流-新建工作流表单”。输入工作流表单名称：“内部发文拟稿表单”后点击下一步按钮。此时，Web-OA打开表单智能设计器。把制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。如下图：Web-OA工作流使用详解第3页/共8页、设计表单中的表单域目前，Web-OA提供了常用的几个表单域设计按钮：单行文本、滚动文本、下拉列表、磁盘附件和在线附件。下面就举例进行说明：A、为“发文部门”设计单行文本输入框：光标定位到发文部门后，单击“单行文本”按钮，弹出如下对话框：按要求填写各项目，请认真填写输入框名称[如单行文本输入框名称]，在一张表单中，因为这个名称要求唯一，不能重复！并尽量做到有意义。按同样方法，为撰写人、发文标题设置好单行文本输入框。B、用下拉列表框实现“发文类别”的选择。如下图：在“下拉列表框可选项目列表”栏输入可能的选择项目，各项目之间用“|”分隔。Web-OA工作流使用详解第4页/共8页、用“在线附件”表单设计实现“文书内容[在线附件]”：Web-OA中的附件分磁盘附件和在线附件，磁盘附件是用户上传到Web服务器的本地磁盘文件，其类型多种多样；在线附件是用户在Web-OA系统中新建的Office文档[Word或Excel文件]，同样也是保存在Web服务器上。在工作审核中，后面步骤的人员可以修改前面步骤人员生成的在线附件，修改时将保留编辑痕迹，但后面步骤人员只能查看前面步骤人员导入的磁盘附件。在本例中，“文书内容[在线附件]”的文书内容可能被“分管或主管领导修改”，所以采用在线附件，如下图：D、用“磁盘附件按钮”实现“拟文依据[附件资料]”的处理。因为“拟文依据[附件资料]”是审核时的参考资料，审核者无需修改，所以，可以用磁盘附件。注意，设计一个磁盘附件表单域，在实际使用中，可以同时支持多个附件上传。因此，假若有多个“拟文依据[附件资料]”，设计一个表单域就行了。E、其它表单域的设计。“分管和主管领导审核”可以用滚动文本框实现，份数和日期同样用单行文本输入框处理，只是在设计时选取数据类型分别为整数和日期类型。下面总结几个表单设计的小技巧：1、用Word、Exce、FrontPage、DreamWeaver等可以制作风格多样，颜色艳丽的表单。建议最好还是使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（Word设计的表格，格式、尺寸不太容易调整且冗余数据多）。2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小，或点右键修改其属性。3、表单中的各表单域只能分开设计，不可复制！4、可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。6、表单设计器支持丰富的鼠标右键快捷键，可以实现对表格的调整。Ctrl+C复制，ctrl+v粘贴，ctrl+z取消，ctrl+y重做。选择编辑HTML源文件模式，可以手工修改HTML代码，但不可删除表单域内的特殊标记。7、将设置好表单域的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑时，请确保表单域Web-OA工作流使用详解第5页/共8页！即INPUT……内的信息不被破坏。表单设计好[如上图]后，管理员对工作流的设置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定义了。主题二：定义工作流程1、新建流程进入Web-OA系统的“办公中心-〉Web-OA工作流-〉新建工作流程”，我们定义一个固定流程，流程名称取名为：“公司内部发文流程”，如下图：2、定义流程步骤点击“定义步骤”系统自动保存，就可以定义此流程的相应步骤。如下图所示：步骤：步骤应为1、2、3…的数字。步骤名称：公司内部发文流程的第1步Web-OA工作流使用详解第6页/共8页：点击“可写表单域”按钮，确定本步骤应该操作的表单域。如下图示：点击“操作人员”按钮，确定本步骤的操作人员。上面几项设置完后，点击“保存设置”按钮。如果要更改步骤设置，请点击步骤的相应序号，这样就可以修改原来设置好的步骤。删除某步骤，可以点击此步骤行的最后删除标记所有步骤设置完成后，请点击“完成设置”按钮。至此，工作流的设置全部完毕。主题三：工作流的实际使用1、新建工作进入Web-OA系统的“办公中心-〉Web-OA工作流-新建工作”，如下图：输入工作名称：“测试公司内部发文”，选择“公司内部发文流程”，点击“填写表单”按钮，此后就可按要求完成工作流程步骤的第一步了，另外，系统还提示您应该操作的表单域，如下图示。当您将需要填写的表单域填写完毕后，就可以点击相应按钮保存表单或是完成此步骤，如果此时还有应该填写的表单域没填写，系统会提示的。新建工作时，选择固定流程，实际上就是完成固定流程的第一步，将此步骤内应该填写的表单域填写后，系统按流程步骤流转到下一步骤。那么，如何建立自由流程的工作呢？因为任何工作都不能脱离表单，而表单直接与某流程相联系，所以，要建立自由流转的工作，也得先建立相应工作流程，只是在建立此流程时选择自由流程。因此，建立自由流程的工作的方法也有所差别：第一，由工作建立者和审Web-OA工作流使用详解第7页/共8页；第二，工作建立者首先得设置好前两步骤，第一步骤设置自己可以做什么，第二步骤设置下一用户可以做什么；第三，当用户办理完某步骤后，如果没有后续步骤，则可以结束此工作。填写表单要点提示：1、编辑在线文档前，请关闭正在运行的Office软件，否则，有可能无法启动在线编辑Office文档控件----网络Office文档编辑窗口。2、请手工随时保存被编辑的在线Office文档，系统不会自动保存。3、关闭网络Office文档编辑窗口前，请先保存文档内容。4、要实现在线编辑Office文档控件的所有功能，请确保计算机显示属性设置在小字体模式，屏幕分辨率为800X600或1024X768点。5、在一个磁盘附件表单域位置最多可以输入10个磁盘附件，当您选取某个磁盘附件后，系统才会自动显示下一个磁盘附件输入框。6、工作流中导入的附件保存在Web服务器Web-OA安装目录下的WorkFlow文件夹下，请设置好此目录的用户访问权限，即在IIS中只给读取权限，取消脚本权限，以防止用户上传服务器脚本程序而被运行。2、工作查询：根据Web-OA工作流提供的命令菜单，可以查询到各种状态的工作。待办工作：完成了工作的第一步骤，正等待其他人员办理。应办工作：等待当前用户办理的工作。完成工作：已经办理完成或被终止的工作。工作查询：可以根据工作表单所填写的内容查询满足条件关键字的工作。3、工作监控：可以查询到所有工作，并且随时可以将该工作回传上步、转交下步、终止或删除，或是设置工作的某步骤代理办理人员。4、工作打印输出：实现对工作的审核步骤、表单内容和附件的打印。Web-OA工作流使用详解第8页/共8页、结语工作流程已作了较为详细的介绍，但难免会有疏漏，用户在使用过程中有任何问题、建议，也欢迎与我们联系，我们一定会给您满意的答复。也希望大家充分利用工作流功能，并能将自己有特色的表单设计与其他用户共享，共同促进与提高。我们也会利用网站平台向用户提供一些优秀的表单设计。祝大家使用愉快！注：此文档是在OfficeAnyWhere的工作流说明文档基础上修改的，请OfficeAnyWhere的作者多多包涵。OfficeAnyWhere网站：@vip.163.comOICQ:70790122004-10-12