原始库存管理

§2.5原始库存输入如果贵公司是新开业的服务站，配件库中也没有以前结存的配件库存，只有刚到货的一批配件，或者配件刚订货，尚未到货，那就用不着使用本功能，将配件通过“入库处理”入库即可，具体操作请参阅“§3.4.1入库处理”。若贵公司在使用本软件系统之前已经开业了，配件库中已有较多的库存，那么在启用系统之前应把已有的配件库存先输入系统，核对无误后再正式启用系统，以求帐目完整正确。系统内含多种汽车配件编码与名称，您可以利用此配件编码，把数量与价格正确输入，其他车型的配件与辅助材料，需要您自己根据需要输入。操作如下：一、在主菜单中选择“9.原始库存”，再输入您的密码，即出现如下图菜单：图2-5-1二、点击“输入数据”，出现图2-5-2画面：图2-5-2图中所示数据是一汽红旗配件，其中的数量栏必须在您正式输入时通过“系统初始化”先行清除掉，以免与您的实际库存相混淆。2.5.1系统初始化点击图2-4-1中的“系统初始化”，出现图2-5-3系统初始化画面：图2-5-3第一次“系统初始化”应选择“清除库存数量、保留价格”，点击“确认”后即将配件“数量”栏清空，并将练习输入的车辆等等也一并清空。注意：系统正式使用后不应再进行“系统初始化”，除非您认为系统中的数据确实无用，需要重新从头开始。2.5.2输入配件帐目系统初始化后，点击“输入数据”，出现图2-4-2画面，按F6，选择“输入选择”，出现图2-4-4：图2-5-4这里您可根据需要选择输入的栏目，一般选择“输数量”、“输购入价”即可，点击“确认”后就可开始输入配件帐目。2.5.3其他车型配件处理如果贵公司有多种汽车车型的配件，如捷达、桑塔纳等，本软件系统完全支持多车型配件处理，您只须按以下步骤操作即可输入其他车型配件：一、进行车型编码，在图2-5-1中选择“车型编码”，出现图2-5-5：图2-5-5二、按“1”，出现增加新车型的画面，图2-5-6：图2-5-6输入新车型的编码、名称、排序方式等内容。其中的“车型系列”是指多种车型属于同一系列时，如桑塔纳、桑塔纳2000、时代超人，可在“车型系列”处输入同一系列编号（此系列编码是您自已可设定的，按“5.系列名称”），这样，在月底打印材料报表时可在此系列下有一小计，甚至也可以单独将此系列车型的报表单独打印出来。“操作员”表示此车型允许哪些操作员操作（入库、领料开票、销售），若是空白，表示允许所有操作员操作。我们以输入桑塔纳车型为例，输入后如下：图2-5-7三、车型编码输好后点击“输入数据”，出现图2-5-2，按F4键，“选择车型”，出现如下图2-5-8：图2-5-8将光标移到待选车型（如桑塔纳）处，按回车即选择了该车型，屏幕上显示出该车型的配件，如果是新车型，当然是空白的。四、按“*”其他选择，出现一弹出式菜单：图2-5-9您可以选择“1.输入新备件”,出现输入新配件的画面：图2-5-10但这种方法只适用于输入个别新配件时，如果要大批量输入新配件，应选择“2.生成空白帐目”，此时出现图2-5-11画面：图2-5-11您可以根据该车型大约的配件帐目（品种）数，输入一数字，如：200，这样系统就生成200个空白配件帐目。五、再按“F6.输入选择”，如图2-5-4，选择您的输入栏目，一般可选择“原厂号”、“配件名称”、“数量”、“购入价”等，再输入该车型的配件。六、如果最后空白帐目尚不够，再“生成空白帐目”一些；如果最后还有多余的空白帐目，通过“F2.删除”将其删除。2.5.4辅助材料处理辅助材料是指清洗剂、电瓶水、黄油等诸如此类的材料，这些材料不属于哪种专门车型，各种车型都要用到，一般我们将其单独归为一类“辅料”，其“车型编码”通常设为：901，当然此车型编码只表示类似于“大类”这么一个概念。至于其输入操作与其他配件材料完全一样，在此不再赘述。2.5.5有小数位的配件处理绝大多数汽车配件是计数的，所以系统中默认的“数量”是整数，这样看起来非常清楚整齐美观，输入数据时也不会输入小数点这样的错误。对于个别计量（有小数位）的配件，如汽油、固化剂等，系统提供了妥善的处理方法，使该配件的入库、出库、库存都允许有小数位。设置小数位操作如下：一、在图2-5-4中，选中“输入小数位”；二、光标移到有关的配件处，输入相应的小数位，输入后马上生效。2.5.6出库价设置配件的出库价大多以购入价加上适当的加价率来设定，当您输完全部配件帐目的数量、购入价后，就可以利用“统一调价”功能，一次性定好“出库价”，然后根据需要针对个别配件再作适当的调整即可。操作如下：一、进入“配件管理”系统，再到“单据处理”→“其他处理”→“调整价格”→“统一调整”，出现图2-5-12：图2-5-12在此进行适当的选择，就可以定出您的出库价。我们举例说明如下：一、一汽红旗车型，10元以下加价25%，10至1000元加价15%，1000至5000元加价10%，5000元以上加价8%。操作：①车型选定一汽红旗，在“请输入车型号”的输入框点击一下即可选择车型；②在等式左击选“出库价”，右边选“购入价”，比率处输入146%（1.17*1.25=1.46）③在价值段处分别输入0.01、10，前面的0.01必须要；④点击“确认”即可；⑤重复②③，将各价值段都调整好为止。二、桑塔纳车型，一律加价20%。操作如下：①车型选定桑塔纳，在“请输入车型号”的输入框点击一下即可选择车型；②在等式左击选“出库价”，右边选“购入价”，比率处输入140%（1.17*1.20=1.40）③在价值段处都空着，表示所有价值段配件；④点击“确认”即可。小技巧：此“统一调价”功能还有多种用途，如“出库价”统一下浮或上浮，“外销价”在“出库价”基础上再加几个点等，关键是等式二边的选择。2.5.7关于原始库存处理的几点说明“原始库存”处理这一功能只在系统正式使用之前用于处理原有的配件库存，系统正式开始使用后原则上不应再进入“原始库存”处理有关配件，因为在此处处理配件是不留“痕迹”的，搞错了也无从查找原因，容易出问题。考虑到原始库存处理工作量较大，有些配件的库存一时难以搞准，系统保留此功能一段时间，您可以在第一个月的“月初始化”（参见“第六章月初始化与选择帐本”）之前进入“原始库存”，处理好配件库存。“月初始化”之后是进不了“原始库存”。以后有关配件的处理，如新车型配件，设定配件的小数位，都在“配件管理”→“单据处理”→“编码处理”→“备件处理”中处理，操作方法相同。§2.6各类编码设置在系统正式投入使用前，还必须设置好与贵公司业务有关的各类编码，分别介绍如下：一、业务部分1、车型编号：“业务接待”→“其他处理”→“编码处理”→“车型编码”2、颜色编号：“业务接待”→“其他处理”→“编码处理”→“颜色编码”3、班组编号：“业务接待”→“其他处理”→“编码处理”→“班组编码”4、修理工：“业务接待”→“其他处理”→“编码处理”→“修理工”5、业务员：“业务接待”→“其他处理”→“编码处理”→“车型编码”6、检验员：“业务接待”→“其他处理”→“编码处理”→“车型编码”以上几类编码的设置操作基本上大同小异，我们以“车型编码”设置为例，介绍一下其设置方法：①通过上述操作过程，出现下图：图2-5-13图中显示的是已经设置好的几种车型；②要新增加车型，按“1”输入，出现下图：图2-5-14③输入编码、名称等内容，点击“确认”即将该车型输入系统中；④继续以上②③步骤直至处理完所有车型。7、修理项目及工时标准：“业务接待”→“其他处理”→“工时标准”有关这部分的设置在“§3.2.7工时标准处理”中有专门介绍，请参阅。二、配件部分1、供货单位：“配件管理”→“单据处理”→“入库处理”→“客户编码”2、购货单位：“配件管理”→“单据处理”→“销售处理”→“客户编码”“供货单位”是向我们供应配件材料的单位，如一汽轿车、奇瑞公司配件科等等；“购货单位”是到贵公司来购买配件的单位；这二项设置操作大同小异，我们以“购货单位”为例，介绍如下：①通过上述操作过程，出现如下图：图2-5-15②按“1”输入，出现如下图：图2-5-16③输入有关内容，其中“价格”是指该客户来购配件时以什么价格销售，您可以根据需要任选一种。3、领料人：“配件管理”→“单据处理”→“编码处理”→“领料人”图2-5-16“领料人”是指到库房来领材料的人，当然主要是修理工，如果您在前面已设置好“修理工”，在此可以利用“4.从修理工拷贝”，将其拷贝过来，其他领料人再输入系统中。4、套件设置：“配件管理”→“单据处理”→“编码处理”→“套件处理”“套件”是指在修理当中，某些材料往往一起更换，这样在领料时往往要一起领这几种材料，如机油与机油格（机油滤清器）等，本软件系统提供了“套件领料”功能，只要您先设置好一组“套件”中的几种材料，发料开票时就可“成套”领料操作，这对提高操作速度大有帮助。有关操作请参阅“§3.4.5成套领料与套件搭配”。§2.7原修理档案及应收款的输入如果贵公司在本软件系统投入使用前已积累了一些修理档案及应收款，请通过以下方法输入系统中，以便以后查询处理。一、修理档案输入1、选择“业务接待”→“其他处理”→“修理档案”→“输入旧帐”；2、逐个输入修理档案，直至输完；3、再“修理档案”→“追加记录”→选择“手工帐”→点“确认”；4、选择“业务接待”→“其他处理”→“用户清单”→“追加记录”→选择“手工帐”→点“确认”。二、应收款输入1、选择“财务结算”→“欠帐处理”→“输入旧帐”；2、逐笔输入应收款，直至输完即可。§3.4备件管理系统本系统主要处理备件的入库、出库、订货、盘存、报损；各类帐目查询；打印各类清单、报表；备件消耗、库存分析等工作。3.4.1入库处理一、主菜单→【单据处理】→【入库处理】→【帐目处理】，屏幕显示出配件入库的窗口；图3-4-1二、按“1”新开入库单，出现入库单号、客户编号、供货单位等信息；图3-4-2说明：①如果贵站是“一般纳税人”，希望以不含税价作成本价，而该供货单上的价格是含税价，则应选“输含税价”、“税率17%”，这样您就可以照原单上的价格输入，系统自动把税扣除后，以不含税价作成本价入库；如果供货单本来就是不含税价，则应选“输入不含税价”、“税率17%”；②如果贵站是“小规模纳税人”，希望以含税价作成本价，则应在§2.2.2中设为“小规模纳税人”，其他同①；③如果供货单有总额折扣，则应在“优惠”处输入折扣率，如“5%”。三、出现备件入库窗口：图3-4-3按“1”输入，出现备件库存窗口：图3-4-4查找您要输入的备件，查找方法参阅“库存备件查找方法”，找到后按回车选中，出现输入备件的对话框：图3-4-5输入入库数、购入价、出库价等内容，最后点一下“确认”即可。说明：①如果发现刚输入的备件有错误，应选择“2”退货，将其退掉重新正确地输入；②备件的出库价采取“就高不就低”原则，如新进备件价格上涨了，原库存备件的出库价也就上调；如新进备件的价格降低了，则暂时仍以原出库价为准（原备件还有库存情况时）；如果原备件已无库存，则以本次入库时所定的出库价为准。四、如果本入库单上有多种车型的备件，则在备件库存窗口中按“4”选车型即可；如果有新备件（原库存中尚无编码名称），按“5”新配件，输入其备件号、备件名称、计量单位、位置码等内容，这一备件就加入到库存中，再按回车选中该配件进行输入数量、购入价、出库价等数据即可。五、全部备件输入完毕，按“0”退出备件库存窗口，核对无误后，再按“0”退出入库处理，出现打印入库单对话在框：图3-4-6选择“1”打印并退出，出现“货款登记”的对话框：图3-4-7输入本入库单的验收金额，如果与所入库备件的明细合计有差额，系统将作调整，使总额与入库单验收金额相同；选择一下货款是“付清”、“未付”，如本单尚未输完，则取“待结”；货款登记完后，出现打印入库单对话框：图3-4-8一般确认一下打印出入库单即可。说明：由于实行增值税，备件不含税单价有时是无穷小数，使得入库明细合计与入库单的总额有差异，系统调整方法是：将此差异加到某一数量较大的备件上