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山东高速公路股份有限公司企业制度文件编号：SDECL/QG/COP/02版本号/修改状态：C/0实施日期：2007年5月1日设备采购过程控制程序编制：企业管理部审核：方世杰批准：王化冰山东高速公路股份有限公司发布文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第1页共8页设备采购过程控制程序1.目的加强公司设备的采购管理，规范采购行为，完善设备采购的决策、执行、监督机制，确保采购设备符合规定的采购要求，提高设备保障能力和使用效益。2.适用范围适用于公司对各种设备的购买、租赁行为，各种设备包括公司办公设备、养护基建设备、收费设备、监控通信设备、路政设备、信息化设备和与基建工程同时进行的设备安装工程。3.管理机构与职责3.1公司招评标领导小组负责审定设备采购的规章制度，审核公司设备招评标小组提交的评标报告，确定中标人，审核、监督检查设备采购的工作程序、工作内容的合法性、合规性。公司设备技术鉴定委员会负责对公司设备采购规章制度的制定和组织实施工作进行督导。3.2公司企业管理部作为设备技术鉴定委员会办公室，是设备采购的管理机构，职责如下：3.2.1拟定公司设备采购的规章制度。3.2.2贯彻执行公司设备采购的规章制度。3.2.3监督审核公司设备采购工作。3.2.4检查公司所属各单位设备采购工作。3.3公司所属各单位设备技术鉴定小组负责审核由本单位设备采购招评标小组提交的评标报告，确定中标人，审核、监督检查本单位设备采购工作程序、工作内容的合法性、合规性。3.4公司所属各单位设备归口管理部门作为本单位设备技术鉴定小组办公室，是设备采购的管理机构，职责如下：3.4.1贯彻执行公司设备采购的规章制度。3.4.2负责组织采购列入公司计划但由本单位负责采购的设备。3.4.3负责本单位使用结余资金采购设备的组织管理、监督审核工作。3.5公司办公室、收费管理部、养护基建部、路政处、信息中心以及公司所属各单位对口部门为设备专业管理部门，职责如下：文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第2页共8页3.5.1审核本部门专业管理的相关设备的采购计划和设备采购的技术要求。3.5.2提出设备采购申请，并按程序要求负责组织完成设备采购工作。3.6公司各部门、所属单位各科（室、站）为设备的使用部门，职责如下：3.6.1提出设备的采购计划和技术要求。3.6.2向设备采购部门及时反馈设备的使用情况。3.6.3按照公司的制度规定和设备的使用要求，管好、用好设备。4.工作程序4.1公开招标采购和邀请招标采购4.1.1公开招标采购是指公司、各所属单位或公司委托的招标代理机构（统称招标人）以招标公告的方式邀请不特定的供应商（统称投标人）投标的采购方式。邀请招标采购是指招标人以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。4.1.2招标采购范围4.1.2.1公开招标采购适用于50万元以上的单项或批量设备采购项目、公司或所属单位实施的基建工程项目中的50万元以上（含设备及由厂家提供的安装工程服务所需费用）的设备采购项目。4.1.2.2邀请招标采购适用于已达到公开招标采购要求但经公司设备技术鉴定委员会认定不适用于公开招标采购的设备采购项目。4.1.3招标工作程序4.1.3.1设备专业管理部门按照管理工作的实际需要提出所采购设备的技术性能要求，填写《采购设备主要技术性能要求明细表》，并根据采购设备或其配套安装工程的复杂程度和公司自行编制招标文件及组织评标能力的情况，确定是否采用自行招标方式或委托招标代理机构，在此基础上，提出设备采购招标申请，经设备技术鉴定委员会办公室审核后，报设备技术鉴定委员会主要领导审批。4.1.3.2若采用自行招标方式，应以设备专业管理部门为主，企业管理、计划财务、纪检监察部门参与，共同组成设备采购招、评标小组（与招标代理机构统称“招标机构”）。各部门职责分工为：设备专业管理部门主要负责设备选型，确保设备的技术性能满足要求，同时负责招评标工作的组织协调和日常事务；企业管理部门主要负责对设备采购活动进行业务指导、监督，确保设备采购工作程序、标准符合有关法规、政策和规章制度的要求；计划财务部门主要负责投标人的资质审查和有关经济事宜的监督，确保中标人有良好的供货能力和资质信誉，并保证设备采购不突破公司预算；纪检监察部门主要负责对设备采购过程进行廉政监督，确保设备采购活动实现阳光操作，不出现廉政问题。4.1.3.3招标机构根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目所有实文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第3页共8页质性要求和条件以及拟定合同的主要条款，并经过设备专业管理部门负责人批准。4.1.3.4招标机构按照招标的有关法规和规定发放招标邀请文件。4.1.3.5招标机构成立评标工作专家组，专家组由招评标工作参与部门有关人员及业内技术专家组成，技术专家不得少于专家组成员的三分之一；业内专家可以聘请公司内专家，也可以聘请公司外专家。评标工作专家组成员不得少于五人，成员名单由招标机构负责提出参加招评标工作。评标工作专家组应当编制供评标使用的相应表格，认真研究招标文件，了解和熟悉招标的目标、招标的范围和性质、招标文件中规定的主要技术要求、标准和商务条款、评标标准和评标方法。评标方法包括评审的最低评标价法、综合评估法或者法律、行政法规允许的其他评标方法。4.1.3.6评标机构提出书面评标报告，推荐中标候选人。4.1.3.7公司招评标领导小组审核评标机构提出的书面评标报告，审定中标人。4.1.3.8招标机构向中标人发出书面中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。4.1.3.9招标机构按照招、投标文件和合同签订程序的要求，组织与中标人订立书面合同。4.2竞争性谈判采购4.2.1竞争性谈判采购是指公司或所属有关单位直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。4.2.2未达到50万限额标准或虽达到限额标准但属于下列情形之一的设备采购项目，经公司设备技术鉴定委员会同意，可以采用竞争性谈判采购方式：4.2.2.1招标后，没有三个以上供应商投标或者没有合格标的；4.2.2.2出现公司设备采购计划以外的继续采购，无法按招标方式操作的；4.2.2.3对高新技术含量有特别要求的。4.2.2.4价格相对透明（如有全国或地区统一价）的通用性设备。4.2.3竞争性谈判采购的程序4.2.3.1设备专业管理部门按照管理工作的实际需要提出所采购设备的技术性能要求，填写《采购设备主要技术性能要求明细表》，提出设备采购申请，经设备技术鉴定委员会办公室审核后，报设备技术鉴定委员会主要领导审批。4.2.3.2以设备专业管理部门为主，企业管理、计划财务、纪检监察部门参与，共同组成设备采购谈判工作组。各部门的职责分工与招标程序中的规定相同。4.2.3.3设备采购谈判工作组就设备技术性能要求、设备报价、供货期限、付款方式、售后服务等内容与供应商分别谈判，在综合考虑供应商的资质、质量保证能力、设备性价比和管理工作的实际需要的基础上，提出书面报告，拟定供应商人选。文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第4页共8页4.2.3.4公司招评标领导小组审核设备采购谈判小组提出的书面谈判情况报告，审定供应商。4.2.3.5设备采购谈判小组按照谈判报告和合同签订程序的要求，组织与供应商订立书面合同。4.3单一来源采购方式4.3.1单一来源采购是指公司或所属单位直接向供应商购买的采购方式。4.3.2未达到50万限额标准或虽达到限额标准但属于下列情形之一的设备采购项目，经公司设备技术鉴定委员会同意，可以采用单一来源采购方式。4.3.2.1只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代设备的；4.3.2.2原采购设备的后续维修、零配件供应、更新、扩充或技术改造，必须向原供应商采购的；4.3.2.3预先约定需对原有采购进行后续扩充的。4.3.3单一来源采购程序4.3.3.1设备专业管理部门按照管理工作的实际需要提出所采购设备的技术性能要求，填写《采购设备主要技术性能要求明细表》，提出设备采购申请，经设备技术鉴定委员会办公室审核后，报设备技术鉴定委员会主要领导审批。4.3.3.2设备专业管理部门对供应商提供书面的包含设备技术性能、设备报价、供货期限、付款方式、售后服务等内容的综合说明进行评价，提出评价报告。4.3.3.4公司招评标领导小组审核设备专业管理部门提出的评价报告，审定供应商。4.3.3.5设备专业管理部门按照评价报告和合同签订程序的要求，组织与供应商订立书面合同。4.4采购设备款项的支付程序4.4.1采购设备款项的支付依据为《固定资产验收单》、《采购设备申请单》和《设备采购合同》。4.4.2《固定资产验收单》由资产归口管理部门保管。资产验收时，需由设备专业管理部门牵头，会同设备归口管理部门、计划财务部门、设备使用部门共同验收填写，并在领导签字后，分发《固定资产验收单》各联至相应部门。4.4.3采购设备款项的支付方式在《设备采购合同》中明确。支付设备款项时，供应商应出具正规发票，由设备专业管理部门负责，设备归口管理部门、计划财务部门、有关领导会签后，交由计划财务部门办理支付业务。4.5公司所属各单位设备采购程序4.5.1已列入公司设备采购计划，但交由使用单位负责采购的设备，其购置申请由使用单位提报，经公司设备专业管理部门审核后，报公司设备归口管理部门复核，并经公司设备技术鉴定委员会主要领导批准后，由使用单位负责组织实施。其工作程序和具体要求应符合公司设备管理的有关要求。4.5.2未列入公司年度设备采购计划，且单价在三万元以下、批量三十万元以下的设备采购，公文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第5页共8页司所属各单位设备归口管理部门负责组织管理和审核，设备技术鉴定小组负责审批，并对照本办法有关条款要求组织实施。采购工作完成后，应于当月报公司设备专业管理部门、设备归口管理部门备案，同时报财务部门列入固定资产账。5.预防措施和纠正措施5.1采购设备到达现场后，设备采购部门、使用部门需按照《设备管理控制程序》规定的程序和要求进行验收，填写相关记录。5.2对采购设备在使用过程中出现的问题，使用部门要及时反馈设备采购部门以便采取相应的措施。5.3建立合格供应商的档案，以备对以后可能有的同类设备采购项目提供供应商的能力和资质评价。供应商档案应报设备归口管理部门备案。5.4设备采购部门、设备使用部门对在设备采购、使用、管理过程中出现的各种问题，要及时制定与实施有效的纠正措施，以减少不必要的损失。5.4严格采购工作纪律。参加采购招标、谈判工作的人员必须严格遵守《中华人民共和国招标投标法》、国家计委等七部委颁布的《评标委员会和评标办法暂行规定》，坚持原则，秉公办事；严禁不经规定程序确定供货单位；严禁明招暗定、泄露标底、招标走过场。对违反规定者，要追究直接责任人和有关负责人的责任，直至给予党纪政纪处分，触犯刑律的移交司法机关处理。6.相关文件6.1《中华人民共和国招标投标法》6.2《评标委员会和评标办法暂行规定》6.3《设备管理控制程序》7.质量记录7.1《采购设备主要技术性能要求明细表》7.2《设备采购申请单》7.3《固定资产验收单》7.4《固定资产调拨单》文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第6页共8页文件名称：设备采购过程控制程序版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/QG/COP/02第7页共11页