库存与存货核算系统

库存与存货核算系统【学习目的与要求】了解库存与存货核算系统概述与系统目标理解库存与存货核算系统业务流程掌握库存与存货核算系统功能结构掌握库存与存货核算系统数据流程分析掌握库存与存货核算系统数据库设计7.1库存与存货核算系统概述存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品、商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的物料等。存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。为了保障企业生产经营过程连续不断地进行，企业要不断地购入、耗用或销售存货。库存管理就是对企业的存货的流动、循环进行的动态控制和管理，它是企业物流管理的核心；存货核算是企业财务部门对存货的价值流动管理与核算。库存管理与存货核算一般结合使用，充分体现了企业业务和财务的一体化，从而为存货的管理与核算提供全面而完整的信息。7.2库存与存货核算系统目标库存管理与存货核算分别是存货业务财务一体化方案中两个不同而又结合使用的子系统。库存管理属于企业供销链管理的中心，而存货核算则属于对价值流动的核算，属于财务部门的功能，库存管理与存货核算的系统目标应概括如表7-1所示：及时完成存货的日常业务处理，包括出、入库业务处理等，及时反映存货的出入库和结存情况完成有关存货的其他业务处理，包括库存盘点，入库质量检验等完成存货的核算，反映和监督存货占用资金情况，促使企业提高资金的利用效率提供与其他系统的数据接口，及时传递数据，协同处理，实现数据共享表7-1库存管理与存货核算系统目标7.3库存与存货系统业务流程7.3.1入库业务流程入库业务流程包括采购入库、产品入库和其他入库，采购入库在采购与应付系统中已经阐述，这里只列出产品入库的业务流程及其分析。7.3库存与存货系统业务流程7.3.1入库业务流程1.产品入库业务流程图产品入库业务流程图如图7-1所示：生产部门入库清单质检员合格合格入库申请单库管员未确认的入库单库主管不合格入库申请单不合格入库申请单财务系统记账凭证财务部门合格入库申请单库存台账部门返回提交质检填写通过确认返回更新图7-1产品入库业务流程图7.3库存与存货系统业务流程7.3.1入库业务流程2.产品入库业务流程分析对于生产入库，首先应由生产部门根据产品的完工情况提出入库申请，并填制入库申请单交仓库质检员对完工产品进行质量检验，如果合格则将确认的入库申请单提交库管员进行入库处理。不合格的入库申请单退回生产部门7.3库存与存货系统业务流程7.3.1入库业务流程2.产品入库业务流程分析库管员收到经质检员确认的入库申请单后，即填制入库单，并提交主管确认，主管确认合格的入库单一联用来更新库存台账，另一联提交财务部门，由财务部门根据成本价格填制会计凭证，并登记存货总账与明细账。7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程出库业务流程包括销售出库、生产领料出库和其他出库，销售出库在销售与应收系统已经阐明，这里仅对生产领料出库进行分析。7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程1.出库业务流程图出库业务流程图如图7-2所示：生产部门领料申请单主管通过合格领料申请单库管员未确认的入库单库主管不合格入库申请单未批准的出库单财务系统记账凭证财务部门批准的出库单返回填写并提交　通过确认Ｎ返回Ｙ提交批准提交　库存台账部门更新填制图7-2出库业务流程图7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程2.出库业务流程分析对于出库业务流程，首先由生产部门提出领料申请，填写领料申请单并提交库管员，由库管员填写出库单，交仓库主管确认，确认通过的出库单即可进行出库处理，出库单一联用来更新库存台账，另一联提交财务部门，由财务部门进行出库存货核算。不合格的出库单退回库管员。7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程2.出库业务流程分析在对存货出库的核算中，涉及到出库存货的计价问题，一是实际成本原则，二是计划成本原则。7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程2.出库业务流程分析（1）实际成本原则出库单到达财务部门后，由财务部门首先进行计价。按照实际成本核算的，应采用一定方法确定其实际成本。7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程2.出库业务流程分析（1）实际成本原则我国《企业会计准则——存货》规定企业应当采用先进先出法、加权平均法或者个别计价法确定发出存货的实际成本。对于性质和用途相似的存货，应当采用相同的成本计算方法确定发出存货的成本；对于不能替代使用的存货、为特定项目专门购入或制造的存货以及提供劳务的成本，通常采用个别计价法确定发出存货的成本；对于已售存货，应当将其成本结转为当期损益，相应的存货跌价准备也应当予以结转。7.3库存与存货系统业务流程7.3.2出库业务流程2.出库业务流程分析（2）计划成本原则按照计划成本计价时，材料的收发凭证要按材料的计划成本计价和记录，材料计划成本和实际成本的节约和超支，通过“材料采购”和“材料成本差异”账户进行核算，并按期结转其应负担的材料成本差异，将计划成本调整为实际成本。7.3库存与存货系统业务流程7.3.3盘点业务流程1.盘点业务流程图盘点业务流程图如图7-3所示：库管员财务部门登记记账凭证财务系统查明原因盘点单财务部门登记记账凭证更新库存台账部门财务系统填写记账员填写存货结存单仓库部门填制未批准库存盘点单仓库主管通过不合格库存盘点单N返回确认盘点员实际盘存单合格库存盘点单Y填写更新结存单部门图7-3盘点业务流程图7.3库存与存货系统业务流程7.3.3盘点业务流程2.盘点业务流程分析企业的存货品种多、收发频繁，在日常存货收发、保管过程中，由于计量错误、检验疏忽、管理不善、自然损耗、核算错误以及偷窃、贪污等原因，有时会发生存货的盘盈、盘亏和毁损现象，从而造成存货账实不相符。为了保护企业流动资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查。确定企业各种存货的实际库存量，并与账面记录相核对，查明存货盘盈、盘亏和毁损的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按规定程序，报有关部门审批。7.3库存与存货系统业务流程7.3.3盘点业务流程2.盘点业务流程分析存货盘盈、盘亏和毁损，在查明原因、分清责任、按规定程序报经有关部门批准后，应进行相应的账务处理，调整存货账面的实存数，使存货的账面记录与库存实物核对相符。7.3库存与存货系统业务流程7.3.3盘点业务流程2.盘点业务流程分析存货盘点单，是证明企业存货盘盈、盘亏和毁损，据以调整存货实存数的书面凭证，经企业领导批准后，即可作为原始凭证入账。但是，存货的盘盈、盘亏和毁损必须在按规定程序报经有关部门批准后才能进行处理。未批准前，只能先到账，即根据存货盘点报告表所列盈亏数，先结转‘待处理财产损溢’；批准后，再根据盈亏的不同原因和不同处理结果，作进一步的账务处理。7.3库存与存货系统业务流程7.3.3盘点业务流程2.盘点业务流程分析仓库部门根据库存结存表和实际盘存表，填写未确认库存盘点单，经主管确认后，成为未查明因的确认的盘点单，成为未查明因的确认的盘点单一方面要更新库存台账，另一方面进行账务处理，记入“待处理财产损益科目”。查明原因后，未查明因的盘点单由库管员填写原因，成为查明原因的盘点单，财务人员根据查明原因的盘点单填制记账凭证，记入相关费用。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.1库存与存货核算系统功能结构图库存与存货核算系统功能结构图如图7-4所示：库存与存货核算初始设置出库业务处理入库业务处理账表处理存货分类设置存货档案设置仓库档案设置计价方式设置其初余额设置外购入库处理产品入库处理其他入库处理销售出库处理生产领料处理其他出库处理库存数量报表查询库存金额报表查询其他业务处理质量检验处理存货核算处理入库核算处理出库核算处理凭证处理其他设置盘存处理图7-4库存与存货核算系统功能结构图7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析1.初始设置（1）仓库档案设置7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析1.初始设置（1）仓库档案设置仓库是物料的存放地点，是进行物料确认的基本标识之一。仓库信息的正确设置和管理是库存管理的基础。设置的内容包括仓库编码、名称、负责人、地址、电话等。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析1.初始设置（2）存货分类设置存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类，具体企业还可以在此基础上继续分类，如材料继续分类，可以按材料属性分为钢材类、木材类，也可以分为产成品和原材料。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析1.初始设置（3）存货档案设置存货档案是将产品和原材料资料包括编号、名称、计量单位等输入系统，包括存货编码、存货名称、规格型号、存货类别、计量单位、单价、仓库、以及采用的计价方式等。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析1.初始设置（4）计价方式设置计价方式是对于存货领用及结存所采用的计价策略，包括计价方式编码和名称等。《企业会计准则——存货》规定企业应当采用先进先出法、加权平均法或者个别计价法确定发出存货的实际成本。对于性质和用途相似的存货，应当采用相同的成本计算方法确定发出存货的成本。对于不能替代使用的存货、为特定项目专门购入或制造的存货以及提供劳务的成本，通常采用个别计价法确定发出存货的成本。对于已售存货，应当将其成本结转为当期损益，相应的存货跌价准备也应当予以结转。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析1.初始设置（5）期初余额设置该设置是第一次启用该系统时对库存台账的期初数据进行录入，设置完成后库存台账的期初数应与库存总账期初数相同。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析2.入库业务处理入库业务处理是库管员将确认的入库单数据登记入库存台账的过程，入库单包括采购入库单、产品入库单和其他入库单，采购退货采用红字外购入库处理。入库业务就是对这些单据进行处理的过程，包括入库单的录入、确认、打印，入库单数据的导入与导出，入库单及其附件的管理等。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析3.出库业务处理出库单据包括销售出库单、生产领料出库单、其他出库单（如办公领用）以及销售退货时的红字销售出库单等。出库业务处理就是依据相关单据，由库管员填制相应的出库单，进而更新库存台账和存货明细账和总账的过程，包括出库单的录入、确认、打印、数据的导入和导出、出库单及其附件的管理等。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析4.其他业务处理其他业务处理是在库存管理与存货核算的过程中，所涉及到的有盘点处理和质量检验等业务内容。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析4.其他业务处理这些业务通过对相关单据的处理而达到相应的管理目标。质量检验可以由独立的质检部门去完成，也可以在库管部门设置质检员，具体根据企业具体情况而定，本章采用了在仓库设置质检员的方式。企业存货品种很多，收发频繁，难免造成帐实不符。这就需要定期或不定期的，局部或全面的盘点。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析4.其他业务处理存货盘点业务管理是确定各种存货的实际库存量，并与账面记录相核对，查明存货盘盈、盘亏及毁损的数量以及造成的原因，并据此编制存货盘点报告表，按规定程序报有关部门审批。经批准后，应进行相应的账务处理，填写库存调整单，调整库存帐的实存数，使存货的账面数量与库存实物相符。7.4库存与存货核算系统功能结构7.4.2库存与存货核算系统功能结构分析5.存货核算处理在系统概述中我们已经阐述，库存管理和存货核算是分别关于企业业