库存管理培训教程

好食好客2.1培训教程2011.5山东长川你的微笑，我的骄傲《酒店管理系统岗位培训教程》系列库存管理•基本信息•期初建账•入库管理•出库管理•调拨管理•往来管理•部门盘存•系统管理•报表中心打开库存管理模块库存管理进入登陆窗口，填入自己的工号和密码。点击登陆进入软件。库存管理基本信息1、进入库存管理界面，第一次使用软件首先要建立基本信息，在库存管理界面的左上角基本信息中建立基本信息。2、仓库：增加管理仓库的名称。（如：原料库、物料库等）。3、物品类别：仓库所要管理物品的分类（如：物料类、原料类、海鲜类等。）注意：酒水类建议不在这里添加，酒水类前台添加销售的酒水名称时点商品自动关联到库存基本信息4、物品明细：仓库里所管理物品的名称、编码、单位、计价方式。如下图：5、供应商：管理给酒店供货单位的信息。1、编号:给软件里管理物品一个编号，是编号和物品名称是对应的。2、类别：物品的大类。（如：商品、物料、原料等）3、名称：物品的名字。4、拼音：输入名称后点回车拼音自动关联。5、规格：计数单位，这个是和客房相关联的。（有客房模块的要输入，否则在客房管理商品里面导入后没有计数单位）6、主单位：计数单位，这个是仓库使用的主单位，关联到餐饮的商品销售单位。7、库存上限：仓库存货的最大数。8、库存下限：仓库最低存货量。9、计价方式：移动平均（发生业务时，总的库存金额/总的库存数量；先进先出（以入库时该物品所属批次的单价为准，先入库的先出库）10、辅助单位：物品计数的辅助单位。如：酒水按”瓶”计算，进货时按“箱”，这个“箱”就是辅助单位。11、计数单位：一般不使用，针对原料进货时按斤，使用时按条或个或只时才可用。库存管理期初建账其实建账包括仓库期初建账、供应商建账、客户期初建账。期初建账的目的是，系统启用之前对仓库的库存、供应商和客户的账务往来做一个记录，作为整个系统的期初，同时也是第一期的期初。仓库期初建账：如下图，选择要建账的仓库，把需要建账的物品信息录入。部门期初建账：操作我仓库期初建账一样，只是在这里要选择的是建账的部门供应商期初建账：点供应商期初建账，直接在应付款位置输入金额。（注：仓库正式启用后就不可以操作期初建账）库存业务处理期初建账完成后，要进行库存系统启用。启用时首先要选择每月结转日期。点击仓库启用按钮，启用所有仓库。启用仓库后，仓库才可以录入业务单据，期初建账的内容不能再修改，物品的计价方式不能修改。系统把所有仓库的工作月记为当前日期的工作月，系统把期初建账数据作为当前工作月的期初，系统把仓库系统变为启用状态。库存业务处理•仓库月结转：把上个月的库存数量结转为当月的期初，工作月变为当月。•选择一个仓库点击月结转，如果该仓库没有做过月结转，系统针对以前没有做过结转月，逐月进行结转；系统计算本月期初：上月期初+上月入库-上月出库；系统把此仓库的工作月记录为当前月份。如果该仓库已经做过月结转，系统提示该仓库已经月结转。•注：数据说明•1、对于仓库：上月期初+采够入库+报溢+部门退仓库+调入+精加工入库-部门领用-仓库退货-调出-精加工出库-报损。•2、部门仓库：上月期初+直拨-部门退仓库+部门领用-部门退货-盘存耗用-销售耗用。•3、移动平均法：每个物品，生成一条记录，记录其平均价。•4、先进先出：每个物品，把所有库存的批次，都结转到本月。库存业务处理•入库管理点击入库新增：首先要选择入库仓库点击新增按钮，系统弹出对话框，选择所要入库的仓库后，页面如上图所示。1、入库仓库：在进入界面时选择仓库，所能选择的满园是操作员所能操作的仓库。选择后不能修改仓库。2、供应商：在仓库基本信息中所添加的供应商，通过编号、名称、拼音检索得到。3、经手人：来自系统基本信息的人员管理，通过编号、名称、拼音检索得到。4、入库时间：默认当前时间。入库时间焦点时弹出选择时间页面，如下：输入时间，可以直接输入（输入格式：2011-05-0116：08：00），也可以通过，下面所示页面进行选择。使用方法：点击月份，弹出所有月份进行选择；点击年份，弹出最近10年的列表进行选择；点击钟表图标可以进行快速选择。5、供货商单据号：不是必须项。根据实际业务需求，进行录入。不能超过20个字符。6、单据编号：系统自动生成，生成规则：单据类型编号（JH）+4位年+2位月+5位本月此类型单据流水号。明细的录入：1）、物品：来自仓库基本自信的物品明细，通过编号，名称、拼音检索得到。选择完物品，系统把相应“物品”的信息填入明细文本框，如果所选物品在该仓库中有记录，系统会根据最近的记录给单位和单价赋默认值。2)、数量、单价、金额：在输入时，给出其中任意两个，以数量为准系统自动计算出第三个。数量和金额最多有2位小数，单价最多有4位小数，在本系统中，涉及到数量、单价、金额的地方也遵循这个规则。3）、批号、生产日期、体质期、到期日期：只有在选择物品记录保质期时，这四个才可以编辑。•增加明细按钮：物品依据计价方式可分为移动平均和先进先出两种。移动平均的物品只能添加一条，再次添加时，系统会给出提示，如下图：当选择合并数量时，以刚输入的单位和单价为标准，把已有的修改为刚录的。取消修改，删除刚输入的数据。可以通过修改物品数量和计数数量来达到再次添加的目的。先进先出的物品可以添加多条。•删除明细按钮：选择一条明细，点击按钮可以删除该条记录。•修改明细按钮：选择一条明细，点击按钮，该条记录的信息就会在上面的输入框中显示，同时按钮变为修改、确认、取消三个按钮。除物品名称和不可编辑的输入框外，都可以修改。然后点击确认按钮。•上移、下移：改变明细条目在整个单据中的位置。•保存并新增：保存成功后，可以继续新增一个单据。•保存：保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。•设置输入项：点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。•修改：修改单据时，页面多出两按钮审核和红冲，打印按钮也可用。操作和新增时基本相同。可以对单据审核，打印，审核后单据可以红冲。•删除：审核后单据不能删除。•批量审核：对列表中显示的所有单据进行批量审核。•打印：打印单据列表。•查询：可根据仓库、单据编号、业务发生时间、制单时间、录单员进行查询。时间默认值是该月的起止时间。可以点击修改。•部门退仓库：点退库，新增选择需要退库的部门，选择所要退的仓库，经手人。•在物品明细处输入所要退的物品，选择后在物品名称上面会有显示领用数量。增加到明细，输入所退物品后，保存。1、仓库报溢单：仓库盘点时实际盘点数量比软件盘点数量多时，确认所有的入库单、出库没有问题的情况下，使用仓库报溢单。2、选择仓库报溢单，新增—选择需要报溢的仓库名称---确定---填写需要报溢的物品名称和数量，保存。仓库所调整的物品数量就会增加。•出库管理出库就是领料:点领料，新增首先选择所领用物品在的仓库。如下图：1、选择物品所在的仓库后再选择领用部门。2、物品：领用物品名称。3、单位：入库时的单位，这里不用填写。4、数量：领用物品的数量。5、增加明细：填写完一个领用物品的信息后，增加明细，可以继续填写下一个领用物品的信息。6、删除明细：选择一条明细记录，可以删除。7、修改明细：物品明细录入有问题的，可以选择一条明细点修改明细，进行修改。8、保存并新增：保存成功后，可以继续新增一个单据。9、保存：保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。10、设置输入项：点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。11、上移、下移：改变明细条目在整个单据中的位置。•直拨单：物品不经过仓库，从供应商直接到部门。•点直拨—新增—选择直拨部门—确定---填写仓库---供应商—经手人。•物品：填写具体直拨的物品名称---直拨数量---单价---增加到明细，把所有要直拨的物品都增加完后，点保存。•仓库退供应商单：有问题的物品需要退供应商时使用此单据。•新增，选择仓库、供应商、所退物品名称、退的数量，增加明细，保存。•部门退供应商单：部门领用物品时用直拨单操作时，有问题需要退供应商时使用部门退供应商。•新增：选择退物品的部门、直拨时的仓库名称、供应商、物品名称、所退数量，增加明细，保存。仓库报损单：盘点时发现实际库存数量比软件里库存数量少时，在所有出库单据都正常的情况下，使用仓库报损单。使用方法：新增，选择报损的仓库，所报损的物品名称，报损数量，增加明细，保存。调拨管理入库时物品入错仓库时，使用仓库调拨单。新增，选择调出仓库，再选择调入仓库，输入需要调出的物品名称、数量，保存。部门调拨部门领用物品或直拨物品时，出现领错物品或直拨错误时，可以使用部门调拨（或使用部门退仓库或部门退供应商，进行调整）。新增，选择调出的部门，调入的部门，需要调拨的物品名称和数量，保存。给供应商付款。管理界面如下：该单据不能修改只能查看，点击新增按钮弹出选择供应商界面，选择完供应商弹出如下界面：如果该供应商没有对应业务单据（审核过的）则付款明细没有内容。付款明细没有内容也可进行付款。1、当前应付款：对于该供应商，供应商期初应付款+入库金额+直拨金额-仓库退供应商-部门退供应商-过往付款单付款额（包括优惠额）。2、如果付款单当前应付大于等于0：付款单本次付+折扣金额=付款单本次付款总额。如果付款单当前应付小于0：付款单本次付+折扣金额-当前应付款=付款单本次付款总额。3、按单据分摊按钮：把付款单本次付款总额按单据分摊下去。如果支付完所有单据还有剩余则剩余部分本次不处理，下次付款再处理。（相当于多给供应商钱）4、按单据合计按钮：把手工填写的本次支付的总和赋给本次付款总额。5、根据业务往来关系，入库的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是正值，这时本次支付就必须为正值。退供应商的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是负值，这时本次支付就必须为负值。在这里正负表示一种业务往来关系。6、本次支付的绝对值不应大于剩余支付的绝对值。部门盘存单统计部门当前剩余的原料（注：物料不做盘存）。点击管理界面的新增按钮，系统弹出选择部门的窗口。选择部门点确定，如果所选择的部门没有可盘存的物品，系统给出提示。如果所选择的部门在该月内已经做过盘存，询问是否修改，选择确定弹出如下窗体。如果所选择的部门在该月内没有做过盘存，也弹出如下窗体。1、物品输入框和搜索按钮配合使用，来搜索要盘存的物品。在输入框中输入物品的编号、拼音、名称进行模糊搜索。如果搜索到物品，则该物品记录高亮。2、盘存数量和盘存计数（即计数数量）必须同时为零，并且不能小于零。当盘存数量大于库存数量时就是仓库报溢。库存报表查询查询数据时，点报表中心，打开仓库报表。查看仓库的存货情况。打开仓库报表中心后，在对话框的最右侧有个“》”，点开后可以输入查询条件（注：所有的报表查询都是一样的方式）：1、工作月：年月，默认当前时间对应的工作月。2、仓库：全部+所有仓库。3、物品类别：全部+所有物品类别。4、物品编号/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。内容：1、类别小计：每个所选仓库该类别物品的数量和金额的统计。2、红色总计：每个所选仓库中，所选类别包含的物品的总数量和总金额的统计。3、总计：每个所选物品在所选仓库中的总数量和总金额的统计。查询每种物品，一段时间内入库和出库汇总。查询条件：1、查询时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。2、仓库：全部+所有仓库。3、物品类别：全部+所有物品类别。内容：1、库存：期初+入库-出库。2、期初：仓库在开始时间（查询时间的开始时间）的库存。3、点击物品名称可导航到物品进出明细。物品进出汇总物品进出明细查询每种物品一段时间内，物品进出库的明细，如进出库时间。查询条件：1、查询时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。2、仓库：全部+所有仓库。3、物品编码/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。内容：1、库存：期初+入库-出库。2、时间：业务发生的时间。3、期初：仓库在业务发生时间的库存。合计：在查询时间段内，该物品的入库的总数