WHVK-QP-08-03材料设备采购控制程序

武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第１页共5页1目的1.1加强公司对材料设备采购行为的监控；1.2降低材料设备采购成本；1.3保证公司项目使用材料设备的品质；1.4降低项目开发成本；1.5材料设备资源共享。2适用范围本程序适用于公司项目建设相关所有甲供、三方合同、甲方限价材料设备的采购。3职责3.1招投标领导小组是公司材料设备采购的决策机构，其成员参见《工程承包分包商商招标与选择程序》；3.2成立公司采购工作小组，由工程管理部合约工程部工程管理部、设计管理部、成本管理部及项目经理部专业工程师组成，工程管理部合约工程部工程管理部负责组织日常工作。4原则4.1资质审查原则：投标单位在投标前必须通过资质审查；4.2全面招标原则：4.2.1凡一次采购量高于人民币五万元（含五万元）的材料设备必须采用招投标方式；4.2.2一次采购量低于人民币五万元以下的可按两人经手、货比三家的原则，由项目经理部确定，报公司工程管理部合约工程部工程管理部备案；4.2.3网上招标原则：所有采购招标必须在网上进行，所有采购合同必须在A-HOUSING.COM网站上传备份。对于特殊原因不能上网招标的，须在合同上传时将所有招、投标文件的扫描文件上传至网站。4.3多权分立、集中管理原则：采购中各业务部门保持相应的独立性，发挥各自的职能作用，但整个过程的组织、管理由工程管理部合约工程部工程管理部集中负责。5程序5.1采购招投标流程制定公司材料设备采购计划工程管理部合约工程部工程管理部a)依据《工程管理大纲》在项目总进度计划批准后在收到进场计划后15日内完成项目材料设备进场计划后15日内完成；（参见《项目进度控制程序》）b)如项目总进度计划调整，则相应调整；项目开发过程中应根据项目进展及项目经理部补充计划对发包计划进行适时调整；c)实施过程中，各部门均可根据需要提出修订申请d)《公司材料设备采购计划》草案武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第２页共5页审核采购计划网上撰写招标文件工程管理部合约工程部工程管理部a)5万元以上的材料设备网上招标，5万元以下的材料设备采购见5.2；b)由工程管理部合约工程部工程管理部材料设备工程师起草招标文件。三个部门经理公司招标领a)三个部门包括工程管理部合约工程部、成本管理部、项目经理部；b)《公司材料设备采购计划》。三个部门工程管理部合约工程部、成本管理部网上审核招标文件a)工程管理部、成本管理部和项目经理部共同审核b)直接在网上填写审核意见；c)招标文件提交后一天内完成审核。工程管理部合约工程部工程管理部网上填写开标记录进行标书分析到达开标时间网站将自动开标，工程管理部合约工程部工程管理部应在开标后一日三日内在网站留言板上填写《开标记录》并知会招标工作小组所有成员进行标书分析。工程管理部合约工程部工程管理部发布定标信息a)参与投标的供应商须从合格供应商名录中挑选，不得少于三家；b)限价材料招标须可要求总包单位推荐供应商参与投标，但须具备甲方认可的合格供应商资格；c)《供应商投标资格审批表》。a)公司招投标领导小组人员参加；b)《评标定标审批表》；c)《评标定标审批表》上传到A-HOUSING网上；d)控制要点6.1；e)《采购评标定标指引》工程管理部合约工程部工程管理部督促供应商完成投标成本工程管理部合约工程部工程管理部组织评标定标会工程管理部合约工程部工程管理部招标资料归档需归档的招标资料包括：招标文件、投标文件、供应商招标资格审批表、答疑记录、评标定标审批表、会议纪要等。a)发放《中标通知》和《未中标通知》；b)如属废标，在A-HOUSING网上进行废标操作，上传《废标审批表》；c)属限价招标的由成本管理部填写《限价物料价格审批表》、《限价物料价格表》；d)属定点采购公司内发布《定点采购通知》。武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第３页共5页5.2零星采购工作流程工程管理部合约工程部工程管理部签订采购合同a)合同订立参见《合同订立指引程序》；b)合同须上网公布；c)定点供应商采购合同的有效期宜为一年。工程管理部工程管理部每半年汇总各项目采购数据，提交集团工程管理部工程管理部建材采购中心。采购合同的评估a)工程造价不超过5万元或造价超过5万元但经相关审核部门或人员审批的采购可按询价流程办理；b)《零星采购询价审批单》c)《限价物料价格审批表》招标经办部门（经办人）询价采购办理申请成本管理部/项目成本工程师采购金额核算a)《零星采购询价审批单》b)《限价物料价格审批表》相应审批部门（人）询价采购审批a)审批部门（人）参见控制要点6.2；b)《零星采购询价审批单》c)《限价物料价格审批表》武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第４页共5页5.3定向采购操作流程6控制要点6.1如果出现以下情况：（1）有效投标少于三份；（2）招标产品出现大的设计变更，使投标报价无效。则本次招标为废标，需重新组织招标，否则不得重新招标。出现废标后，由工程提交采购计划项目经理部合约工程部工程管理部《公司材料设备采购计划项目材料设备进场计划》发送采购订单工程管理部合约工程部工程管理部督促供应商确认工程管理部合约工程部工程管理部签订采购合同工程管理部合约工程部工程管理部a)合同订立参见《合同订立指引程序》；b)合同须上网公布；c)控制要点6.3。集团定点采购订单需集团确认。集团采购的材料设备网上发采购订单，公司定点采购的材料设备网下通知定点供应商。招标经办部门（经办人）询价相应审批部门（人）供应商审批总经理办公室资料归档a)合同签署后由招标经办部门（经办人）10日内移交（附清单）；b)资料包括：《零星采购询价审批单》、《限价物料价格审批表》、《限价物料价格表》、、承包商资料。a)询价承包商不宜少于三家；b)按询价结果填写《零星采购询价审批单》或《限价物料价格表》a)审批部门（人）参见控制要点6.2；b)《零星采购询价审批单》c)《限价物料价格审批表》d)审批结果须报工程管理部合约工程部工程管理部、成本管理部备案。武汉市万科房地产有限公司程序文件材料设备采购控制程序编号：WHVK/QP-08-03版号/修改状态：A/3生效日期：2004-3-15第５页共5页管理部合约工程部工程管理部填写《废标审批表》，经采购领导小组审核，组长批准后方可定为废标。6.2零星采购询价审批权限：采购金额不超过5万元，由项目经理部经理审批；采购金额超过5万元，由招投标领导小组集体审批。6.3按要求进行合同审批。甲供产品由工程管理部合约工程部工程管理部、成本管理部负责与供应商进行合同谈判，形成并办理采购合同；三方合同由工程管理部合约工程部工程管理部、成本管理部组织供应商、施工单位与施工单位、供应商进行合同谈判，形成并办理采购合同；甲方限价产品由工程管理部项目成本工程师成本管理部向施工单位发限价通知，由施工单位与供应商签订采购合同。7相关文件7.1《项目进度控制程序》WHVK/QP-10-017.2《采购评标定标指引》WHVK/WI-08-03-017.3《合同订立程序》WHVK/QP-13-018相关记录8.1《项目材料设备进场计划》WHVK/QP-08-03-B018.2《公司材料设备采购计划》WHVK/QP-08-03-B028.3《零星采购询价审批单》WHVK/QP-08-03-B038.4《评标定标审批表》WHVK/QP-08-03-B048.5《废标审批表》WHVK/QP-08-03-B058.6《中标通知书限价物料价格审批表》WHVK/QP-08-03-B068.7《未中标通知书限价物料价格表》WHVK/QP-08-03-B078.8《定点采购通知》WHVK/QP-08-03-B08第页共页项目材料设备进场计划编号：WHVK/QP-08-03-B01版号：B序号：项目名称编制人项目经理意见编制时间序号材料设备名称定板时间进场时间采购方式提交技术要求时间责任人123456789101112第页共页1314151617181920公司材料设备采购计划编号：WHVK/QP-08-03-B02版号：B序号：序号材料设备名称采购金额供货方式采购方式定板时间进场时间完善技术要求时间招标开始时间定标时间合同签订时间经办部门责任人123456789101112项目名称计划编制人编制时间计划审批会签工程管理部：成本管理部：项目经理部：设计管理部：注：1、供货方式指：甲供、三方供货、限价等；2、采购方式指：网上招标、询价、定点采购等；3、采购金额以成本管理部限价为准。零星采购询价审批单编号：WHVK/QP-08-03-B03版号：B序号：项目名称经办人计划编号采购基本情况预计采购金额拟询价单位基本资料业绩合作情况批准询价单位审批人意见报价及主要合作条件供应商选定意见审批人定标意见注：采购金额不超过5万元，由项目经理部经理审批；采购金额超过5万元，由招投标领导小组集体审批。评标/定标审批表编号:WHVK/QP-08-03-B04版号：B序号:招标项目招标材料采购方式甲供三方合同甲方限价评标时间参加评标人员招标方式网上招标网下招标直接委托目标成本投标单位情况评标意见定标结果记录人工程部经理采购领导小组组长标书评审记录编号：WHVK/QP-08-03-B04版号：A序号：评标方法评标地点评标时间参加评标人员标书指标得分：项目标书编号费用工期企业信誉工程经验(业绩)技术标书其它指标累计得分%%%%%%100%评审人员意见记录记录人：采购领导小组副组长审核：年月日评审结论及定标意见采购领导小组组长签名：年月日废标审批表编号：WHVK/QP-08-03-B05版号：A序号：标书名称标的废标原因：经办人签名：年月日设计部经理签名：年月日成本管理部经理签名：年月日工程管理部合约工程部工程管理部经理签名：年月日招标领导小组副组长签名：年月日组长签名：年月日武汉市万科房地产有限公司中标通知书编号：WHVK/QP-08-03-B06版号：A序号：公司：经过武汉市万科房地产有限公司招投标领导小组的批准，现确定贵公司为我司工程中标单位，请贵公司接到中标通知后在小时内与我公司工程管理部先生（女士）接洽合同事宜。特此通知。联系人：联系电话：批准：武汉市万科房地产有限公司公章年月日武汉市万科房地产有限公司未中标通知书编号：WHVK/QP-08-03-B07版号：A序号：公司：经过我司招标领导小组的审议，因等原因，贵公司在招标中未能中标，我们对贵公司的参与表示感谢。批准：武汉市万科房地产有限公司公章年月日武汉市万科房地产有限公司定点采购通知编号：WHVK/QP-08-03-B08版号：A序号：武汉市万科房地产有限公司－年度公司各部门：经比价和对供应商以往服务的考察，确定从年月日起由下列供应商定向供应产品，有关事宜如下：1.价格：(若为随市场价格的浮动价格，需要说明，若需要附件列出的详见附件)合约编号供应商货品名称单价（件）2.交货地点：3.品质要求：4.订货：5.验收：6.技术服务与保险：（某些材料及租赁合约需要）7.付款：8.联络人：(若需要附件列出的详见附件)供应商名称联络人电话号码传真号码合约号9.其它条款：10.备注：供货中出现任何问题，请及时向工程管理部合约工程部工程管理部反映，以妥善解决。武汉市万科房地产有限公司（盖章）武汉市万科房地产有限公司年月日限价物料价格审批表编号：WHVK/QP-08-03-B06版号：A序号：项目名称：申报时间：年月日材料名称材料品牌生产厂家使用范围或时间价格内容物料限价情况说明会签栏项目经理部经办人：经理：工程管理部经办人：经理：成本管理部经办人：经理：备注注：此表必须附《限价