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第二章办公常用设备使用导论随着信息时代的到来，计算机技术、通信技术的广泛应用，使人们的生活方式、工作方式发生了翻天覆地的变化。在现代办公活动中，我们日益感受到信息的重要性，以最快捷的方式掌握最新、大量的信息已成为在信息时代中取胜的关键所在。现代办公区别于传统办公方式有两个明显特征：一是利用先进的科学技术；二是使用现代化的办公设备。其中主要原因有两个：首先，信息来源已是多渠道、多方位的，特别是国际互联网(INTERNET)的出现和发展，使互联网的用户能够在全球范围内迅速、及时、准确地查询、选择、处理大量有价值的信息；其次，市场上各种适应信息社会快节奏办公需求的现代办公设备层出不穷，极大地提高了办公效率。人们在享受着新的科学技术和现代办公设备带给我们的方便、快捷的同时，也对办公从业人员提出了新的办公技能的要求，以适应办公技术与手段的变化。要求办公人员更新传统观念，积极学习和使用现代办公技术和设备，借此来提高办公效率。因此，本章内容将介绍几类常用现代办公设备的使用方法和维护知识，使大家对常见办公设备有一定的了解。第一节打印机使用一、打印机的分类与性能指标打印机是计算机系统中最重要的输出设备之一，是一种具有各种控制命令、机电一体化的终端设备，主要用于将计算机运算、处理的结果输出到纸张上。（一）打印机的分类常用的打印机按工作方式分类，有针式、喷墨和激光三种。针式打印机：针式打印机是依靠打印针击打色带在打印介质上形成色点的组合来实现规定字符和图像的。现在的针式打印机普遍是24针打印机。所谓针数是指打印头内的打印针的排列和数量。针数越多，打印的质量就越好。针式打印机在打印机历史的很长一段时间上曾经占有着重要的地位，因打印精度低、噪音大、速度慢、很难实现彩色打印等固有弱点，导致它在竞争中逐渐失去了大部分市场份额，但超低的使用费用、多页拷贝等其他打印机所不具备的特点，使针式打印机在银行存折打印、财务发票打印等专业领域占据着主导地位。如下票据针式打印机图2.1，能够处理超厚纸张，专门用于银行、邮电、保险等服务部门的柜台业务，这类打印机专门发展出了一种存折打印机，还具备磁条读写等特殊功能。图2.1票据针式打印机喷墨打印机：喷墨打印机是打印头上的喷口将墨滴按特定的方式喷到打印介质上形成文字或图像。现在主流的喷墨打印机主要分为热汽泡式和压电式。热汽泡式的代表厂商为Canon、HP、Lexmark，压电式的代表厂商为Epson。由于喷墨打印机具有打印质量较好、噪音低、较易实现低成本彩色打印等优点，随着喷墨技术的成熟，喷墨打印机成本也在不断降低，使喷墨打印机成为重要的一类打印设备。尤其在家用打印机领域，入门级喷墨打印机几乎处于一枝独大的地位。目前喷墨打印机产品定位已经划分得很细，以满足不同用户的需求。按照打印幅面分，可分为A6、A4、A3、大幅面等级别。图2.2A6幅面打印机图2.3A4幅面打印机图2.4A3幅面打印机图2.5大幅面打印机按照使用用途分，可分为普通喷墨打印机、数码照片打印机、便携式喷墨打印机、喷绘机等。普通喷墨打印机：目前最为常见的打印机，它的用途广泛，可以用来打印文稿，打印图形图像，也可以使用照片纸打印照片。数码照片打印机：在用途上和普通型喷墨打印机的用户实际上是基本相似的，无论是普通的文稿还是照片都能够进行打印。便携式喷墨打印机：指的是那些体积小巧，一般重量在1000克以下，可以比较方便的携带，并且可以使用电池供电，在没有外接交流电的情况下也能够使用的产品。喷绘机：喷绘机最主要的特点就是打印幅面大，可支持多种打印介质，配备了大容量的墨水盒。它适用于专业数码打样、工程绘图、海报输出等工作，目前广泛应用在印前、广告、展览设计、装饰、摄影等行业。图2.6普通喷墨打印机图2.7数码照片打印机图2.8便携式喷墨打印机图2.9喷绘机激光打印机：激光打印机采用的是电子成像技术，激光束扫描感光鼓，将墨粉吸附到感光区域，再将墨粉转印到打印介质上，最后通过加热装置将墨粉熔化固定到打印介质上。激光打印机的分类方法很多，可以从打印速度、打印幅面、色彩等方面来划分。从打印幅面上也可以分为A4、A3、A1、A0等，一般将A3以上幅面的称为工程机。从用户角度来说，对打印机最关心的指标是：打印机价格、打印质量、分辨率、色彩、打印速度、耗材费用、噪音、维修费用等。我们将办公环境中常见的这3类打印机的进行对比，情况如下表2.1：表2.1针式、喷墨和激光打印机的对比表价格打印质量分辨率打印速度噪音实现彩色维修费用针式较高低低低大难低喷墨低较高高较快较小易较低激光高高较高快小较难高（二）主要技术指标下面，以常用喷墨打印机为例，介绍其性能指标1.最高分辨率最高分辨率就是指打印机所能打印的最大分辨率，也就是所说的打印输出的极限分辨率。目前，一般喷墨打印机的分辨率均在600dpi×600dpi以上。打印分辨率一般包括纵向和横向两个方向，它的具体数值大小决定了打印效果的好坏。喷墨打印机在纵向和横向两个方向上的输出分辨率相差很大，一做情况下所说的喷墨打印机分辨率就是指横向喷墨表现力。如800dpi×600dpi，其中800表示打印幅面上横向显示的点数，600则表示纵向显示的点数。分辨率不仅与显示打印幅面的尺寸有关，还要受打印点距和打印尺寸等因素的影响，打印尺寸相同，点距越小，分辨率越高。2.墨盒类型墨盒类型指的是产品墨盒配置的基本情况，主要有采用的颜色的数量，墨盒的容量和是否采用独立的墨盒。虽然从理论上讲“三原色可以调制出其他所有的颜色，但是在实际的操作中，如果仅仅依靠“三原色就会产生效果较差的色彩，即使打印黑色也会有黑得不够彻底的情况。因此，现今的喷墨打印机早已经淘汰了3色墨盒的产品，而黑、青、洋红、黄4色量盒成为了最常用的。为了进一步提高打印的效果，现在中高端的产品已经普遍采用了黑、青、洋红、黄、淡青、淡洋红的6色墨盒。还有的产品再增加了一种淡黑色，达到了7色，也有的则增加了深灰和浅灰或是把黑色分为粗面黑和照片黑，再增加红色和蓝色，最后配以亮光墨从而达到了8色。墨盒的颜色数量越多，色彩的还原性也就越好，尤其是在一些黑白作品的打印上灰度平衡的表现力接近了完美。但是墨盒颜色的增加，产品的价格自然也会增加。3.打印速度打印速度是指打印机每分钟打印输出的纸张页数，目前所有打印机厂商为用户所提供的标识速度都以打印速度作为标准衡量单位。打印速度指的是在使用A4幅面打印纸打印各色碳粉覆盖率为5%情况下的打印速度。PPM(PagesPerMinute)标准通常用来衡量非击打式打印机输出速度的重要依据，而该标准可以分为两种类型，一种类型是指打印机可以达到的最高打印速度，另外一种类型就是打印机在持续工作时的平均输出速度。不同款式的打印机在其相应的说明书上所标明的PPM值所表示的含义可能不一样。并且需要提醒的是，PPM值若是仅指只打印一页，还需要加上首页预热时间。目前喷墨打印机市场上，普通产品的打印速度可以达到20PPM。对于喷墨打印机来说，打印速度主要取决于以下几个因素的共同影响:打印机缓存的大小、数据传输的接口方式、墨盒喷头大小和喷嘴多少等。4.喷头配置喷墨打印机的打印核心部件是打印头。打印头上有许多极其微小的小孔，称为喷头或喷嘴，打印时墨水由喷头中高速喷射而出，从而在打印介质上成像。而喷头的数量直接决定着打印的效果和速度。喷头的数量多，除可以获得更高的打印分辨率之外，对于打印对象的一些细节之处的表现也能够更加充分，同时喷头数量越多，打印机单位时间内的喷墨量就越大，打印速度也就越快。墨盒的喷头大小也是影响打印速度的主要因素，准确地说，这个指标应该是所有喷头集合的总宽度。喷头越大，一个喷射周期形成的图像面积也就越大，这样就可以减少总的喷射次数，从而提高打印速度。各喷墨打印机厂商都比较注重提高喷头的数目，如LEXMARK系列的黑色墨盒就有208个喷头，彩色墨盒有192个喷头，每色64个。5.最大打印幅面最大打印幅面是指打印机可打印输出的最大面积。目前，喷墨打印机的打印幅面主要有A4、B5等幅面。打印机的打印幅面越大，打印的范围就越大。不同用途的打印机所能处理的打印幅面是不尽相同的，不过正常情况下，打印机可以处理的打印幅面主要包括A4幅面以及B5幅面。但也有一些特殊幅面，例如在处理数码影像打印任务时，都有可能使用到A6幅面的打印机。6.介质类型介质类型即喷墨打印机可以打印处理的纸张类型。可以分为普通打印纸、高光喷墨打印纸、光面相片纸、光泽打印纸、信纸等。但近几年随着小型彩色喷墨打印机和数码相机进入家庭与小型办公场所，彩色喷量打印纸也随之诞生。彩色喷墨打印纸是喷墨打印机喷嘴喷出墨水的接受体，在其上面记录图像或文字。它的基本特性是吸墨速度快、墨滴不扩散。与一般纸张有很大区别，这是因为彩色喷墨印刷通常使用水性油墨，而一般纸张接触到水性油墨后会迅速吸收扩散，结果无论从色彩上还是从清晰度上都达不到印刷要求(使用吸水性差的材料又不能吸收油墨)；彩色喷基打印纸是纸张深加工的产物，它将普通印刷用纸表面经过特殊涂布处理，使之既能吸收水性油墨又能使基滴不向周边扩散，从而完整地保持原有的色彩和清晰度。二、打印机组装与使用打印机的接口有SCSI接口、EPP接口、USB3种。一般使用的是EPP和USB两种。本节主要介绍USB接口。USB接口又称为通用串行接口，其特点是即插即用，支持热插拔（即无须重新启动计算机即可使用所连接的设备），如图2.10所示。图2.10打印机与计算机连接图图2.11USB线方头图2.12USB线扁头将USB线方头（图2.11）一端连接打印机，USB线扁头（图2.12）一端连接电脑，把打印机与计算机连接好之后，打开打印机电源开关，然后启动Windows系统，则系统会自动检测到新硬件，然后按照向导提示进行安装，安装过程中指定驱动程序位置就可以了。如果没有检测到新硬件，则按以下步骤执行：（一）选择“开始”|“控制面板”命令，打开“控制面板”经典窗口，双击“设备和打印机”图标，打开“设备和打印机”窗口。或者选择“开始”|“设备和打印机”命令。（二）在“设备和打印机”窗口左侧任务栏里选择“添加打印机”项，打开如图2.13所示的向导窗口，此页面可以添加本地打印机或添加网络打印机。图2.13安装打印机向导窗口图2.14选择打印机端口（三）例如选择“添加本地打印机”后，会进入到选择打印机端口类型界面，选择本地打印机端口类型后点击“下一步”，如图2.14。（四）选择打印机的“厂商”和“打印机类型”进行驱动加载，例如“EPSONAL-2600打印机”，选择完成后点击“下一步”，如图2.15。注：如果Windows7系统在列表中没有您打印机的类型，可以“从磁盘安装”添加打印机驱动，或点击“WindowsUpdate”，然后等待Windows联网检查其他驱动程序。图2.15选择“厂商”和“打印机类型”图2.16打印机名称（五）系统会显示出您所选择的打印机名称，如图2.16，确认无误后，点击“下一步”进行驱动安装。（六）显示“正在安装打印机”，如图2.17图2.17正在安装打印机图2.18打印机共享设置（七）如打印机驱动加载完成后，系统会出现是否共享打印机的界面，您可以选择“不共享这台打印机”或“共享此打印机以便网络中的其它用户可以找到并使用它”。如果选择共享此打印机，需要设置共享打印机名称，如图2.18.（八）点击“下一步”，添加打印机完成，设备处会显示所添加的打印机。您可以通过“打印测试页”检测设备是否可以正常使用。如果计算机需要添加两台打印机，在第二台打印机添加完成页面，系统会提示是否“设置为默认打印机”以方便您使用。也可以在打印机设备上“右键”选择“设置为默认打印机”进行更改。三、打印机故障简单判断处理打印机的故障虽然很多，但常见的故障大体上也就分为几大类，如果我们自己能够动手，就可以对一些简单的故障进行排除，既可以节省宝贵的时间，又能保障业务的正常进行。下面以激光打印机为例，介绍一些故障的处理方法。（一）打印机输出字迹偏淡、露出白轨；连续打印时出现部分标点、笔画丢失现象。故障原因及解决方法：1.可能是墨盒