常用办公设备的使用

《办公自动化实例教程》本章目录9.1办公设备基本知识概述9.2计算机系统组装与优化设置9.3打印机使用方法与日常维护9.4复印机使用与日常维护保养9.5扫描仪正确应用与日常维护9.6刻录机使用方法与注意事项9.7移动存储设备与无线上网设置9.1办公设备基本知识概述9.1.1办公设备简述19.1.2现代办公设备的类型29.1.3办公设备的发展趋势3《办公自动化实例教程》9.1.1办公设备简述办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主。现代办公设备的水平与成熟程度，直接影响OA系统的应用与普及。《办公自动化实例教程》9.1.2现代办公设备的类型现代办公设备主要包括以下类型：1．信息处理设备2．信息传输设备3．信息复制设备4．信息存储设备5．其他办公辅助设备《办公自动化实例教程》9.1.3办公设备的发展趋势现代办公设备的发展，正在不断体现如下的发展趋势：1．数字化2．智能化3．无纸化4．综合化《办公自动化实例教程》9.2计算机系统组装与优化设置9.2.1计算机系统组装基本操作19.2.2计算机系统的优化设置2《办公自动化实例教程》9.2.1计算机系统组装基本操作螺丝刀导热硅胶尖嘴钳镊子万用表《办公自动化实例教程》1．组装工具9.2.1计算机系统组装基本操作防止静电；禁止带电操作；轻拿轻放所有部件；避免粗暴安装。《办公自动化实例教程》2．装机前的注意事项9.2.1计算机系统组装基本操作安装CPU、CPU风扇和内存条。将主板安装在机箱内，并用螺丝固定。将显卡、声卡以及网卡等设备插入对应的主板插槽，并用螺丝固定。将硬盘和光驱安装到机箱中，并通过数据线与主板连接。将鼠标、键盘、显示器等外部设备与主板的外部接口连接。连接主机和显示器电源，并开机测试。《办公自动化实例教程》3．计算机的组装流程9.2.1计算机系统组装基本操作4．CPU和风扇的安装5．内存条的安装6．主板的安装7．显卡、声卡和网卡的安装8．硬盘和光驱的安装9．显示器、鼠标、键盘等外部设备的安装《办公自动化实例教程》9.2.2计算机系统的优化设置在计算机系统运行一段时间后，用户就需要对操作系统进行一系列的优化设置，从而提高计算机的运行性能。在前面的第6章，本书曾经专门讲解过应用Windows优化大师来进行系统优化的操作。下面介绍一些在Windows中直接进行系统优化的相关设置。1．优化启动设置2．合理设置虚拟内存3．关闭系统还原功能4．关闭自动更新5．不要将Internet临时文件与操作系统存放在相同的分区中《办公自动化实例教程》9.3打印机使用方法与日常维护9.3.1打印机的基本知识19.3.2针式打印机的使用与维护29.3.3喷墨打印机的使用与维护39.3.4激光打印机的使用与维护4《办公自动化实例教程》9.3.1打印机的基本知识1．打印机的分类（1）按工作方式分类，目前办公用打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。（2）按照与计算机的接口方式，目前主要有并行接口、USB接口和IEEE1394接口。（3）按照用途，打印机主要包括通用、专用、商用、家用、便携、网络打印机等。《办公自动化实例教程》9.3.1打印机的基本知识2．打印机的主要技术指标（1）打印分辨率。（2）打印速度。（3）打印幅面。（4）工作噪声。（5）拷贝数。《办公自动化实例教程》9.3.1打印机的基本知识3．几种常用打印机的特点比较激光打印机、喷墨打印机和针式打印机是常用的三类，它们各自特点参见教材表9-1。《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护1．针式打印机的安装下面以EPSONLQ-1600K为例，讲述针式打印机的安装、使用和维护方法。新的EPSONLQ-1600K打印机应有如图9-1所示的一系列套件。（1）按图9-2所示正确放置打印机。新的打印机请参照随机操作手册，在除去保护材料后，按相应步骤安装。（2）色带盒的安装。（详细安装方法参见教材9.3.2）《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护图9-1EPSONLQ-1600K打印机新机套件《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护图9-2正确放置打印机《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护（3）导纸器和防尘盖的安装，按图9-3中的A、B、C、D顺序所示进行。（4）打印机与计算机的连接。应在断电情况下进行，方法如图9-4所示。（5）打印机通电，须按照图9-5所示将电源线插入打印机电源口。（6）安装打印驱动程序。（详细安装请参见教材）《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护图9-3安装导纸器和防尘盖《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护图9-4打印机与计算机连接《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护图9-5接插打印机电源线《办公自动化实例教程》9.3.2针式打印机的使用与维护2．针式打印机的使用（1）打印纸的安装和纸张适应控制。①使用单页纸②使用连续纸（2）打印机通电自检。（操作步骤参见教材）3．针式打印机的维护4.针式打印机的一般故障排除《办公自动化实例教程》9.3.3喷墨打印机的使用与维护1．喷墨打印机的安装2．喷墨打印机的使用（1）为打印机供纸（2）打印机属性设置（3）执行打印机自检（4）开始文档的打印3．喷墨打印机的维护4．喷墨打印机的典型故障排除《办公自动化实例教程》9.3.4激光打印机的使用与维护1．激光打印机的安装HP6LPro打印机的外形和各部件名称如图9-6所示。《办公自动化实例教程》1.重磅介质输出槽;2.送纸道手柄;3.控制面板按钮;4.指示灯;5.纸张输出盒;6.纸张输出支架;7.纸张输入支架;8.单页输入槽;9.纸张输入盒;10.导纸板;11.打印机端盖。图9-6HP6LPro打印机的外观9.3.4激光打印机的使用与维护（1）硒鼓的安装。（2）连接打印机的并行电缆和电源线。（3）将纸张装入打印机。（4）执行打印机自检。（5）驱动程序安装。《办公自动化实例教程》9.3.4激光打印机的使用与维护2．激光打印机的使用（1）打印机控制面板的使用（2）选择纸张或其他介质输出通道，如图9-7所示。《办公自动化实例教程》图9-7纸张输出通道选择9.3.4激光打印机的使用与维护（3）使用单页输入槽，如图9-8所示。（4）在信头和信封上打印。（5）双面打印。（6）在特殊介质上打印。《办公自动化实例教程》图9-8使用单页输入槽9.3.4激光打印机的使用与维护3．激光打印机的维护激光打印机在日常使用过程中要注意做好以下几项工作：（1）在使用环境、清洁方法和电源要求上，与针式打印机相同，请参考针式打印机。（2）开启激光打印机电源开关后，在预热状态，不要盲目操作，原因同喷墨打印机。（3）正确使用纸张。（4）通过经济方式延长碳粉使用寿命。（5）通过重新分布碳粉延长碳粉使用寿命。4．激光打印机的典型故障排除《办公自动化实例教程》9.4复印机使用与日常维护保养9.4.1复印机的基本知识19.4.2复印机的安装与使用29.4.3复印机的维护与保养39.4.4复印机常见故障及其排除4《办公自动化实例教程》9.4.1复印机的基本知识1．复印机的种类2．复印机的构造与操控面板下面以美能达EP1054为例，了解复印机基本构造，其外观形状如图9-9所示。《办公自动化实例教程》1.操控面板；2.原稿盖；3.电源开关；4.手送盘；5.右侧门；6.总计数器；7.门；8.纸盒；9.副本盘；10.副本盘伸长板。图9-9美能达EP1054复印机外观图9.4.1复印机的基本知识美能达EP1054复印机的内部构造如图9-10所示。《办公自动化实例教程》1.原稿尺寸标尺；2.原稿盖；3.稿台玻璃；4.充电组件清洁杆（上／下）；5.释放锁杆；6.碳粉瓶；7.碳粉瓶支架；8.复印机上半部；9.成像组件；10.成像组件释放杆；11.防潮开关；12.定影组件手柄；13.定影组件。图9-10美能达EP1054复印机内部构造图9.4.1复印机的基本知识美能达EP1054复印机的操控面板如图9-11所示。《办公自动化实例教程》1.回形针盘；2.鼓防潮键；3.辅助碳粉补充键；4.计数器键；5.显示面板；6.纸张选择键；7.倍率下调键；8.倍率上调键；9.键盘；10.节能键；11.面板复位键；12.清除键；13.停止键；14.复印键；15.放大键；16.等倍键；17.缩小键；18.曝光加深控制键；19.自动曝光模式键；20.曝光变浅控制键；21.书本复印模式键。图9-11美能达EP1054复印机操控面板图9.4.1复印机的基本知识3．复印用纸（1）纸张幅面规格（2）复印纸的选用①纸的厚度。②纸的密度。③纸的挺度。④纸的表面光度。⑤纸的干燥程度。《办公自动化实例教程》9.4.2复印机的安装与使用1．复印机的安装环境（1）电源和接地要求（2）环境温度要求（3）环境湿度要求（4）通风问题（5）安放条件《办公自动化实例教程》9.4.2复印机的安装与使用2．复印机的安装复印机的安装建议参考随机操作手册进行，一般需经过以下步骤：（1）检查主机、零部件、消耗材料及备件，确保完整无缺。（新机器要按操作手册说明逐一小心去掉包装物或紧固件后检查。）（2）按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉，安装纸盒和副本盘。（3）主机显示及工作状态检查。（4）机器试运行。。（5）做好记录。（6）安装自选附件。《办公自动化实例教程》9.4.2复印机的安装与使用3．复印机的使用（1）常规复印操作步骤如下①放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。②设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。③放入纸张。④启动复印。（2）使用中应注意的问题《办公自动化实例教程》9.4.3复印机的维护与保养1．基本保养程序2．定期保养程序3．保养应注意的问题《办公自动化实例教程》9.4.4复印机常见故障及其排除A．复印件图像太浅B．复印件图像太深C．复印件模糊不清D．复印件出现线条E．复印件有深色斑点F．复印件边缘脏G．复印机不按设定工作《办公自动化实例教程》9.5扫描仪正确应用与日常维护9.5.1扫描仪的基本知识19.5.2扫描仪的安装29.5.3扫描仪的使用39.5.4扫描仪的日常维护与保养4《办公自动化实例教程》9.5.5扫描仪常见故障及其解决方法19.5.1扫描仪的基本知识1．扫描仪的种类2．扫描仪的工作原理3．平台式扫描仪扫描图像的步骤《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装1．软件安装随机光盘插入光驱后，一般会自动打开安装程序，窗口如图9-11所示。若没有自动执行，可手动运行光盘根目录下的setup.exe文件，进入安装窗口。单击“安装软件”按钮，出现如图9-12所示的安装类型选择窗口，本例选择“典型”安装。《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装图9-11扫描仪软件安装《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装图9-12安装类型选择《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装单击“下一步”后，出现如图9-13所示的软件安装选择窗口，本例选中了随机提供的全部两个应用软件。再单击“下一步”后，出现如图9-14所示的软件安装确认窗口，再单击“下一步”，开始自动安装所选软件。安装过程中全部认可默认提示，直至完成所选两个软件的安装。软件安装完成后，桌面上会显示所选安装软件的快捷图标。《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装图9-13选择安装软件《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装图9-14确认安装选择《办公自动化实例教程》9.5.2扫描仪的安装2．硬件安装扫描仪硬件的安装比较简单，HPscanjet2200c采用USB接口方式。安装步骤如下：（1）从扫描仪底部拔出塑料钥匙，打开扫描头的固定锁。如图9-15所示。（2）连接USB电缆。如图9-16和9-17所示。（3）连接电源线。如图9-18所