搜索
第五章办公室用品和设备管理本章体系办公用品的管理办公设备的使用和管理5.1办公用品的管理办公用品的具体分类纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸。笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机。办公设备耗材：打印机墨盒、色带、空白光盘等。5.1.1办公用品的采购与进货提出购买申请审批，落实经费*招标，选择供应商签订供货合同货物入库支付货款1．通常采购办公用品和设备的程序2．办公设备和易耗品的订购方式直接购买因特网服务传真订购电话订购3．办公设备及办公用品的接收程序(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。(3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。(4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。(5)接收后，要及时更新库存余额。(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。办公室用品和办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序地摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，注意消除事故和火灾隐患。当需要时又能容易地找到。库存卡的内容5.1.2办公用品的库存保管与发放库存控制的必要性库存控制的作用1．库存控制概述库存参考号：项目：单位：最大库存量：最小库存量：再订货量：日期接收发放接收数量发票号供应商发放数量申请号领用者余额库存记录卡：5.1.2办公用品的库存保管与发放2．登记库存目录库存目录系列序号存放位置供应商名称财产消耗财产描述接收日期3．物品库存保管中应采取的措施储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。储藏办公用品应有良好的照明。(1)制作申请单(2)备案清单(3)发放物品应有下列手续：(4)监视控制a、指定人员发放。b、按单位的有关制度规定发放时间。c、紧急需要物品时必须有相应的处理程序。d、必须填写物品申请表，并由授权人签字批准。e、物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。f、清点、核实、发放办公用品。g、提醒使用部门和人员节约使用办公用品。4．物品的发放5．节约使用办公用品的措施1）复印机。申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，可由中心服务区，按部门根据需要复印，并由各个部门独立核算成本。2）传真机。指定人员使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。3）计算机、打印机、因特网。很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意：昂贵的设备要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；监督因特网的使用。4）电话、移动电话。减少私人电话；控制国内国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。5.2办公设备的使用和管理5.2.1复印机使用和管理复印机的基本原理复印机的分类复印机的使用复印机管理复印机的维护和保养复印机的基本原理将原稿（包括文献资料、图纸、手稿等）按原样放大或缩小后复制出来，称为“复印”。我国的碑拓（ta）是世界上最早的一种复印方法。现在我们一般用的是静电复印技术。静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像的过程。是一个纯物理过程。静电复印机采用光导材料(光敏介质或光敏半导体)作为光接受体，通过曝光可以在其上形成能保持较长时间的静电潜象，使光导材料表面电位按曝光图像的规律变化。具有反极性电荷的墨粉或油墨靠静电吸附在静电潜象上，从而产生可见的图像。复印机的分类按复印介质特殊涂层纸复印机(又称EF机或直接法复印机)和普通纸复印机(又称PPC机或间接法复印机)按显影状态湿法(液态)机和干法(固态)机按潜像形成方法放电成像法、电容成像或逆充电成像法、充电成像法、持久内极化成像法和电荷转移成像法按光导体材料硒(包括硒-碲合金)静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和OPC(有机光导体)静电复印机按稿台方式稿台移动式和稿台固定式静电复印机按主机体型台式复印机、落地式复印机和组合式复印机按复印幅面尺寸大型(AL以上)复印机、中型(A3或A2)复印机和小型(A4以下及袖珍式、卡片式)复印机按色彩还原性能黑白(即不论原稿图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色)、单彩色(不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外的一种颜色)和全彩色3种功能的复印机按特殊功能具有信息存储功能、自动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机台式复印机落地式复印机复印机面板复印机纸盒复印机玻璃台复印机的使用1、静电复印机的使用步骤：(1)预热。按下电源开关，机器开始预热。预热结束，复印键绿灯亮，就可以开始复印。标准方式：复印倍率为等倍，复印曝光量为自动，复印张数为1张。(2)放置原稿。检查所选用的复印纸尺寸及纸张应横放还是竖放。盖板时要盖严。(3)设定份数。将复印份数输入控制面板中。(4)设定复印倍数。复印一般有固定缩放倍率和可调节缩放倍率两种，可按需调节。(5)选择复印纸尺寸。根据原稿尺寸、缩放倍率选取复印纸尺寸。(6)调节复印浓度。根据原稿纸张、字迹的色调深浅，调节复印浓度，复印图片和印刷品时一般需将浓度调浅。(7)当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。2、送纸方式复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。3、复印机的使用常识选择合适的地方安装复印机。要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风换气。复印机会产生微量臭氧，操作人员工作一段时间后应到户外透透气，休息片刻。尽量减少搬动复印机的次数，如要移动，则一定要水平移动，不可倾斜。为保证最佳操作，至少应在机器左右留出90em、背面留出13cra的空间(如机器接有分页器，大约需要23em的距离)，使用复印机操作时应小心谨慎。应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。使用前，开机预热半小时左右，使复印机内保持干燥。保持复印机玻璃台清洁、无划痕，不能有涂改液、指印之类的斑迹效果。如有斑迹，使用软质的玻璃清洁物处理。在复印过程中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激。如果复印书籍等装订物，请选用具有“分离扫描”性能的复印机。这样，可以消除由于装订不平整而产生的阴影。如果复印品的背景有阴影，可能是因为复印机的镜头上有灰尘。此时，需要对复印机进行专业清洁。当复印机面板显示红灯信号时，用户就应及时给复印机加碳粉，如果加粉不及时可造成复印机故障。加碳粉时应摇松碳粉并按照说明书进行操作，切不可使用代用粉(假粉)，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命。添加复印纸时，先检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸再放到与纸张大小规格一致的纸盒里。纸盒的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。为了保持纸张干燥，可在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后将复印纸包好，放于干燥的柜子内。复印机管理复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数．经办公室主管批准签字后送文印室复印。关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。复印机由专人保管使用．其他人员不得自行开机。为确保复印机的安全运转．每天下午下班时关机，过时送来的文件将延至次日复印，急件经办公室主管批准后，方可临时开机。如果出现以下情况，如机器外壳变得过热；机器里发出异响；机器部分被损伤；机器被雨淋或机器内部进水应立即关掉电源，并请维修人员进行维修。复印机的维护和保养对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。当对复印机进行维护保养操作时，首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃；然后分别将清洁器、显影器、电晕装置(充电、NP的AC消电电极、转印、消电、预转印、清洁电极等)、消电灯(全面曝光灯、预转印灯、消电灯、像间／像边缘消电灯等)等取出；再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。5.2.2传真机使用和管理1．传真技术概述传真通信是现代图像通信的重要组成部分，它是传递静止图像的重要手段。传真技术诞生的历史较久，它问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。这种机器抛开传统的光／电转换过程，直接用光缆将原稿光图像经过光处理后无误地传至对方，它传送信息的速度大大提高，转送信息的容量也大大增加。传统传真机的使用成本较高、而使用效率相对低下。因此，目前各种规模的用户普遍具有将传真系统与计算机网络系统相结合，实现无纸化传真——通过与计算机连接上网，在电脑上收发传真就像发Email一样方便快捷，可以群发、自动拨号、自动快速重拨，还有地址薄管理、定时发送等功能，大大提高了发送传真的智能化程度，有效地提高了传真作业的效率。如：IP数码传真机传真数字化还可以对接收到的传真进行数字化的编辑。可以加盖电子图章。互联网工程任务组已经成立了Internet传真工作组，与其他基于传统电路交换网络的技术一样，传真与IP网络融合的趋势也是不可逆转的。2.传真机的操作方法(1)传真准备(2)试运行(3)发送方式(4)接收方式(5)解决“卡纸”问题①调整传真机的工作状态②装纸③原稿符合要求④放置文件通常采用复印(COPY)方式，检查传真机是否能够正常工作。复印的具体操作步骤如下：接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”(READY)，或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线／mm，副扫描线密度为7．7线／mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。最后按复印(COPY)键。(2)试运行(3)发送方式●发送操作时的注意事项①若按下“停止”(STOP)键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出；②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”(STOP)键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。●自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。在接收前首先要检查接收机内是否有记录纸，各显示灯或液晶显示