设备仪器档案管理

企业资料1设备仪器档案管理企业资料2一、设备仪器档案管理基本概念二、设备仪器档案管理意义三、设备仪器档案管理模式四、设备仪器档案管理基本技能五、设备仪器档案基本工作制度六、设备仪器档案利用和信息开发企业资料3一、设备仪器档案管理基本概念1、设备仪器档案定义2、设备仪器档案分类3、设备仪器档案特点企业资料41-1设备仪器档案定义凡作为固定资产的设备仪器，在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等活动中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料。是科技文件材料属于科技档案的范畴企业资料5科技文件材料与科学技术档案定义：科技文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称科学技术档案是指在自然科学、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音带等科技文件材料。企业资料6揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其它档案在性质上的区别。明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。企业资料7设备仪器档案是科技档案的重要组成部分科技档案分类：工业生产技术档案主要是工业产品档案在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，因情况的不同而有较大差异。农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。基本建设档案各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。企业资料8设备仪器档案设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一台（套）的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。企业资料9科学技术研究档案在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。一般包括：第一：研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。第二：研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。第三：成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。第四：成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。第五：成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。第六：其他有关文件。企业资料10科技档案工业产品档案农业科技档案基本建设档案设备仪器档案科学技术研究档案专门技术档案在专门技术活动中形成的科技档案地质档案测绘档案环境保护档案气象档案天文档案水文档案地震档案企业资料111-2设备仪器档案分类按设备来源分：外购设备档案自制设备档案（产品、科研）与基建工程连在一起的设备档案（基建）按载体形式分：纸质档案磁性材料档案胶片档案光盘等企业资料121-3设备仪器档案特点成套性：设备仪器尽管类型纷繁，但设备仪器的生产标准型号是规范统一的现实性：是反映设备仪器现状的图样和文字材料，在使用、维护、检修或改造创新时均发挥作用阶段性：设备生命的有限决定了设备档案生命的有限性渐进性：不断的工艺革新、设备改造使得设备档案内容不断变化和更新多样性：设备类型的多样性和科技材料表现方式的多样性决定了设备档案种类、形式和载体材料的多样性开放性：多数设备仪器档案没有密级企业资料13二、设备仪器档案管理意义1、设备仪器档案管理现状及存在问题2、提高设备仪器档案管理水平的意义企业资料142-1设备仪器档案管理现状及存在问题2-1-1对集中统一管理档案的理解程度不一致设备档案的4种管理形式：档案室集中统一管理，随时形成随时移交由设备管理部门保管由使用部门或操作人员个人保存随意处置无归档企业资料152-1-2管理制度不健全，有的单位甚至无章可循2-1-3有管理制度的单位，缺乏执行制度的保障措施2-1-4设备仪器档案归档不全，影响了设备使用效率，导致运行成本增加企业资料162-2提高设备仪器档案管理水平的意义发挥设备档案依据凭证作用，为领导决策提供依据，避免造成损失为设备的使用和维修、保养提供依据，保证设备仪器完好率，延长设备寿命提高设备仪器利用效率，降低管理成本，获得经济效益发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础为效益分析提供基础数据便于信息交流为科技创新提供基础信息企业资料17三、设备仪器档案管理模式设备仪器的全过程管理特点，决定了设备档案的全过程管理，涉及的管理部门越多，管理水平要求越高，既要执行集中统一管理原则，又要满足利用需求，健全的组织保障是必不可少的。设备档案目前的管理模式可采用以下几种：3-1档案馆管理3-2档案室管理3-3设备（技术）管理部门管理3-4设备维修使用部门管理3-5综合协调管理（管理网络、计算机化、管理委员会）根据“周期长、数量多、种类杂”的特点，选择适合自己单位需要的管理模式企业资料18管理网络结构参考设备管理部门设备管理部门设备安装维修部门设备使用部门操作人员档案馆（室）分管领导分管领导设备使用部门业务指导原件第二套或复印件复印件企业资料19分管领导应及时了解设备仪器档案工作的情况，解决设备仪器档案管理工作的问题，保证设备仪器档案工作的正常运行各单位应当定期对设备仪器档案的密级进行审查，根据相关规定，及时调整密级，扩大设备仪器档案利用与交流的范围。应当建立和健全图纸更改、补充制度设备管理和安装维修部门应该注意设备仪器材料的形成和积累，把好设备仪器档案进口关、归档关和安全使用关档案部门对接收来的设备仪器档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。编制必须的检索工具和参考资料，及时提供设备档案为科研、生产、基建等各项工作服务。对设备仪器档案的利用效果，进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度设备仪器操作人员应当树立档案意识，对于应该归档保管的设备仪器档案做到心中有数，自觉管用好档案。企业资料20四、设备仪器档案管理基本技能1、设备仪器档案的形成和收集2、设备仪器档案的归档3、设备仪器档案的整理和编目4、设备仪器档案的保管与保护5、设备仪器档案的鉴定与销毁6、设备仪器档案质量控制企业资料214-1设备仪器档案的形成和收集4-1-1产品文件材料的形成产品文件材料主要产生于企业和集团公司。企业产品文件材料形成于产品开发的全过程。主要工作阶段及各阶段形成的文件如下：1、调查研究、计划决策阶段。有关产品和技术的调查材料；产品开发的构想材料；产品开发的计划与决策。2、产品设计和工艺准备阶段。产品设计文件材料、产品工艺文件材料。3、试制、试验与产品鉴定阶段。产品试验计划、样品试制报告、小批量试制总结；产品试验计划与规程、试验报告、试验总结与结果统计表；产品鉴定大纲、鉴定会议记录、专家评议书、鉴定结果报告、生产许可证等。4、正式生产阶段。工艺装备材料、部分产品图纸及技术文件更改与补充材料、更改通知单及图纸修改记录等。5、市场开发与产品销售阶段。市场开拓计划、产品销售调查报告、改进产品意见书、用户意见反馈单、产品商标、广告等。企业资料224-1-2设备仪器文件材料的形成1、购置阶段。形成的文件材料主要包括：购置、引进与投资计划和报批文件；市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料；技术经济论证和综合平衡材料；设备、仪器购货或引进申请书、协议书等。2、验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括：随机文件材料；验收、安装及调试文件材料；有关索赔及“三包”服务材料。3、使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括：有关的规章制度、使用记录、维修记录。4、更新改造阶段。形成的文件材料主要包括：设备改造计划、申请书、改造验收单、更新记录及有关图纸；旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调拨单、移交清单、设备处理报告等。企业资料234-1-3科技研究文件材料的形成1、科研准备阶段。课题选择的依据材料、课题论证报告、课题评审文件。2、试验研究阶段。科研项目试验大纲与规程、各项专题试验报告、配套使用试验报告、技术经济性能测算材料、各项试验的原始记录与图表等。3、总结、鉴定、验收阶段。科研报告、鉴定会议记录、科研成果鉴定书等。4、成果和奖励申报阶段。形成的文件材料主要包括：成果和奖励申报与审批材料，专项证书、获取经济效益和社会效益的证明文件等。5、推广应用阶段。形成的文件材料主要包括：课题推广应用计划、应用效果调查、反馈信息及改进意见等。企业资料244-1-4设备仪器档案的收集产品档案的收集：样机鉴定阶段；试制鉴定或产品定型鉴定阶段。外购设备仪器档案收集：购置、安装、转移、报废四个阶段：设备购进的前期资料；设备开箱验收；设备安装、调试完毕；设备运行维护保养记录。必要时先归档，后借阅。科研档案的收集：年终总结；成果鉴定。企业资料254-2设备仪器档案的归档4-2-1归档工作职责分工档案馆和档案室：监督、检查和指导。协助设备仪器管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员：设备（技术）管理部门、设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员由设备管理部门负责人、产品试制负责人、项目负责人等审查后，及时归档企业资料26意义：增强有关部门领导及工作人员的责任感和档案意识有利于准确鉴定档案价值有利于档案室提高管理水平便于承办人员的现实利用，防止文件材料散失，保证科技文件材料的齐全完整便于保持设备仪器文件材料之间的有机联系，提高案卷质量和立卷工作效率企业资料274-2-2实行“三纳入”、“四同步”的归档措施三纳入：将设备仪器文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序；将文件归档工作纳入本单位工作计划；将文件归档工作纳入相关部门和有关人员的职责。企业资料28四同步：下达工作任务与提出设备仪器文件材料的形成与归档要求同步；检查工作进度与检查设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料同步；上报登记和评审奖励科技成果、全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步；企业资料294-2-3设备仪器文件材料归档范围科技文件材料归档范围的确定：凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值的科技文件材料都应列入归档范围。首先，应研究和分析本单位科学技术活动的范围，从而掌握本单位在科技生产活动中形成的科技文件材料的的种类和和成份，确定在归档范围中应包括哪些方面的科技文件材料。其次，要掌握本单位主要职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体，然后再以基本职能活动为中心，研究和分析围绕基本职能活动进行的其它技术活动所形成的科技文件材料，进一步确定这些科技文件材料的归档范围。第三，要正确划定本单位内科技档案与科技资料、科技档案与文书档案的界限。第四，要在保证科技文件材料完整的前提下，根据科技文件材料的保存价值确