设备档案管理环节

设备档案管理环节爱辉区档案局臧晓璐在这个课程里，会多次提到科技档案这个概念，因为设备档案是科技档案中的一类，所以对设备档案管理方面的要求，除了收集范围是属于设备档案个性的部分外，其余的管理规定都是共性的，适用于各类别的科技档案。在讲设备档案管理环节前先讲一下科技档案管理要诀。目的是让大家对科技档案有更深刻的认识，科技档案同其他门类的档案一样重要。科技档案管理要诀：一法二条：《中华人民共和国档案法》是我们检查包括设备档案在内的科技档案工作的法律性依据。《黑龙江省档案管理条例》《科学技术档案工作条例》是我们管理、利用和保护包括设备档案在内的科技档案的专业性法规。两家领导：一家领导是专业领导部门，国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关负责领导本专业的科技档案工作（例如，设置本专业科技档案的管理机构，并配备管理人员，制定本专业科技档案的管理制度、分类大纲、保管期限表等等。）另一家领导是档案管理部门（包括：国家档案局和各级档案管理机关），档案管理部门负责监督、检查全国的科技档案工作，并有针对性地进行科技档案管理的业务指导。一、设备档案概述1、设备档案（亦称设备仪器档案，或称仪器设备档案）：是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。2、设备档案，按构造和使用形式划分为两种：一种是同土建工程连在一起的，如某些化工装置以及钢铁和有色冶金企业的冶炼设备的档案，这种设备档案是与基建档案难以截然分开，因此可作为基建档案的一个组成部分；另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开独立存在。本课程所讲述的设备档案是指可以同土建工程分开独立存在的一种。3、设备从来源看有两种。一种是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、实验的特殊需要而自制的专用设备；另一种是从国内外市场上购买来的外购设备。因此，设备档案也相应地有两种情况：一种是在自制设备的设计和研制过程中形成的科技文件材料，一种是随外购设备的进货带来的科技文件。两种都是设备档案的重要组成部分，都应妥为保存，科学管理。二、设备档案管理的工作环节设备档案管理的工作环节包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用八个环节。（一）收集：就是科技档案人员按照国家和有关专业主管部门的规定，通过接收、征集等方式，把分散在单位（机构）和个人手中的科技文件材料或科技档案集中到科技档案部门。1、收集时需要执行的制度：（1）三纳入制度：科技文件材料工作阶段的三纳入，各企业、科技单位（或部门）应当将科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。科技档案管理工作阶段的三纳入，各科技单位（或部门）应当将科技档案工作纳入生产技术管理、科学研究管理、基本建设管理中。（2）四参加制度：科技档案部门和科技档案工作人员必须参与科研成果鉴定，参与基建工程竣工验收，参与设备仪器开箱，参与新产品鉴定和定型，参与有关科技工作的会议。2、收集内容：按设备来源分：（1）自制设备：包括设备在设计、研制、试验、制造、安装、使用、维修、改造过程中形成的文件材料（2）外购设备：包括设备购置文件（设备技术经济计算文件，有关购置设备的谈判文件，订购协议或合同书等）；随机文件（设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，设备安装规程等）；设备安装、使用过程中形成的文件（设备安装记录、试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备履历表，设备改造记录和总结等）3、具体收集设备文件材料范围：（1）图样（图纸）（2）文字材料：调查报告、计划任务书、设计任务书、技术任务书、技术协议书、技术建议书、运行报告、计算书、标准化审查报告、技术经济分析报告、试制总结、概算书、鉴定书、说明书（技术设计说明书、使用说明书、产品证明书）（3）目录、表格式文件材料：明细表、图样目录、表格式文件、配套目录、汇总表；（4）电影胶片、照片、缩微胶片、幻灯片、录音带、录像带、唱片、光盘、磁盘、计算机磁带。(二)整理:整理就是对收集来的科技档案进行系统整理编目、编号并系统排列，使之系统有序.A：纸质文件材料的整理：1、分类：（收集流程之后）(1)、性质—型号分类法：性质—型号—结构隶属—案卷：如生产设备—LYY打磨机-01（案卷）；医疗设备—彩超透视仪—01（可省略结构隶属）；办公设备—方正科技电脑—显示器—01（案卷）(2)、工序—型号分类法：工序—型号—结构隶属—案卷如：一个啤酒制造企业的设备档案按工序可分为：发酵——A保温机—01，粉碎—M磨浆机—01，罐装等工序。（3）种类分类法：电教设备、办公设备、车辆（4）型号分类法：Ⅰ型焊接机Ⅱ型焊接机2、组卷（分类流程之后）（1）组卷原则组卷要遵循设备文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。同一案卷内的设备文件材料的密级应尽量保持一致，以便于提供利用。若同一案卷内的设备文件材料的密级不一致的话，则提供利用时，低密级的服从高密级的。即有非密的设备档案，又有秘密的档案，只能直接提供给具有利用秘密权限的用户使用。（2）组卷要求案卷内设备文件材料内容必须准确反映设备及其管理活动的真实情况。案卷内设备文件材料要齐全、完整。案卷内设备文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。（3）组卷方法1)直接针对具体设备的管理性科技文件材料放入所针对的设备类别里组卷。2)设备仪器方面的科技文件材料按其种类、结构或阶段等分别组卷。种类：即将同一种类设备组织到一卷中。结构：即将一个组件、一个部件、一个零件中的科技文件材料分别组卷。阶段：即自制的设备按制造、使用过程分成各阶段分别组卷。如立项阶段、设计阶段、研制阶段、试运行阶段、安装调试阶段、运行阶段、维护修理阶段、设备管理阶段。购置的设备分别按设备购置阶段、安装调试阶段、运行阶段、维护修理阶段、设备管理阶段组卷。引进设备中的成套科技文件材料可不拆散组卷。3）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的设备，设备文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。4）底图以张为单位单独保存和管理。5）设备更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原设备案卷之后。6）设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。4、排列（组卷之后）（1）图纸按图号、隶属关系（总图组件图部件图零件图）排列。（2）文字材料按重要程度（成果材料原始材料中间材料）、时间、地区、逻辑关系排列。（3）混合材料：全面说明，文字在前，图样在后；补充说明、局部说明，图样在前，文字在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。（4）按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。5、编号、编目：（1）页号：为了便于查找卷内的设备文件材料，就需要重新逐页编写案卷统一的流水顺序页号。1)案卷内设备文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2)单面书写的设备文件材料在其右下角编写页号；双面书写的设备文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。3)成套图样或印刷成册的设备文件材料，自成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）卷内目录：排列在卷内文件首页之前。项目有：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。1)序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内设备文件材料件数的顺序。2)文件编号应填写设备文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。3)责任者应填写设备文件材料的形成部门或主要责任者。4)文件材料题名应填写设备文件材料的全称。5)日期应填写设备文件材料的形成日期。6)页号应填写每件设备文件材料首尾页上标注的页号。（3）、卷内备考表的编制。卷内备考表，卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。1)卷内备考表（A4纸）。内框左右边线距左右纸边为25mm，内框上下边线距上下纸边35mm2)说明包括：案卷内设备文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。3)立卷人应由责任立卷人签名。4)立卷日期应填写完成立卷的日期。5)检查人应由案卷质量审核者签名。6)检查日期应填写审核的日期。7)互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。8)卷内备考表排列在卷内文件材料之后。（4）案卷封面的编制1)案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。2)案卷题名应简明、准确地揭示卷内设备文件材料的内容，一般由三部分组成。一是项目名称或代字、代号，是指卷内设备文件材料所属设备等的名称或其代号；二是案卷针对的内容，是指卷内设备文件材料的内容，如结构、阶段、性质等，案卷题名；三是卷内文件材料名称，如图纸，说明书，计算书、实验记录、成果报告等。案卷题名一般由立卷人拟写。3)立卷单位应填写负责设备文件材料组卷的部门或项目负责部门。4)起止日期应填写案卷内设备文件材料形成的起止日期。5)保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。（根据设备使用期限确定，如永久，长期，短期或者注明：设备实体报废5年后。6)密级应依据保密规定填写卷内设备文件材料的最高密级。7)档号，即以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指设备档案所反映的设备的代号或代字；目录号一般指分类目录号；案卷号是指设备档案按一定顺序排列后的流水号。如:32-S.BG-00132-立档单位的全宗S-设备大类的代号BG-办公设备的代号001-案卷号5)档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。（5）案卷脊背的编制案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名，式样及规格见图。保管期限填写方法同案卷封面的编制相同。6、编制检索工具：可编制科技档案总目录、科技档案分类目录（均为A4横幅）科技档案总目录是按照接收归档的先后顺序，以案卷为对象登记著录的目录。即设备类档案是按照接收的先后顺序，和其他类别的科技档案一起流水登记的。总目录主要起库藏管理作用，但若库藏科技档案是按照归档的先后顺序排架的话，那么总目录也可以用于检索库藏的科技档案，作为检索目录使用。科技档案总目录项目依次为：总顺序号、归档时间、案卷题名、档号、分数、张数、编制（单位、日期）、密级、保管期限、更改登记、备注。科技档案分类目录是按照科技档案实体分类、排列顺序，以案卷为对象登记著录的目录。即以设备类档案作为单独编制单位，按照设备类档案下设的小类排列顺序进行登记。科技档案分类目录项目依次为：分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、分数、张数、编制（单位、日期）、密级、保管期限、备注。7、案卷的装订（装盒）（1）案卷可采用装订和不装订（装盒）的两种形式。装订的目的是固定与保护案卷，避免散失与损失。不便装订的图纸、簿、本、册等，放在卷夹或卷盒内。（2）案卷内不同幅面的设备文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。（3）案卷内不允许有金属物。需装订的设备文件材料，可用不锈钢夹、线绳装订。（4）不装订的案卷，应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章，式样见图。档号填写同案卷封面、序号填写同卷内目录中每份文件材料的序号一致