部门活动经费规定

部门活动经费规定一、目的：规范各部门内部活动经费的使用，节省开支，降低成本，特制定本规定。二、范围：适用于公司所有部门人员部门活动申请三、申请理由：1、鼓舞士气：部门主管根据团队工作氛围，征求员工意见，与员工商定，实行民主集中制，在业余时间，适时组织聚餐、文体活动等以鼓舞士气，增强团队战斗力。2、新人加入：部门有新人加入，部门主管适时组织团队活动，使得新人能够尽快融入团队，进入工作状态，使团队氛围融洽。四、申请原则1、部门活动经费是指在公司各部门专项设置的、部门负责人有权直接支配的部门内部活动费用，采用先申请后审批的流程。2、本办法适用于公司各部门3、暂行规定原则上每部门每月一次，如有特殊情况，按实按需提交申请，报总经理签字确认，本着先申请后实行的原则。4、月度申请当月有效，过期作废，不累计，不补充。五、申请类型1、单独部门费用申请①部门主管申请，填写《部门活动申请表》（申请表见附件一），办公室审核，总经理签字确认。②按照部门实际参加人数计算费用，原则上部门人员自愿参加，鼓励全员参与，自愿放弃者不另作补偿。2、跨部门费用申请视情况需要，涉及两个部门或者多个部门需要共同组织活动的，由涉及部门主管共同申请，费用按照涉及部门实际参加人员数确定。3、各部门可自行组织，也可以由办公室统筹安排；六、申请标准暂行规定部门活动费用原则上不超过50元/月/人。具体活动费用标准按实际情况设定。七、经费使用原则1、活动经费用于能够促进部门交流和沟通，提升部门凝聚力，观看电影、聚餐、体育活动、KTV等，活动应有益于身心健康、符合企业文化要求。活动资金仅为部门活动专用，严禁以购买物品或兑换购物券发放的形式支出。2、部门活动经费为部门团队活动支出费用，要求每次部门活动参与的人数不少于80%。3、部门活动经费由各部门负责人自行安排使用，各部门由专人记录经费使用过程。费用发生前，各部门应填写《部门活动申请表》，内容包含活动时间、活动地点、活动内容、参加人员名单、花费金额预算等事项，《部门活动申请表》必须经财务经理和总经理签字，然后交与办公室备案；费用发生后，经本部门负责人签字，递交报销申请，经办公室审核是否为部门活动费用后，凭有效支付凭证（票据）和递交的《部门活动申请表》按财务报销程序报销。4、办公室根据各部门递交的《部门活动申请表》，在《部门活动经费表》上做好记录，以便统计和管理部门活动经费的使用情况。八、活动经费报销流程1、活动经费的核销采取部门及项目可由部门先自行支付，后到办公室根据发票报销。或部门负责人提前到办公室填写领款单预支费用，后根据真实发生费用票据退还或补给费用。2、部门及项目必须在活动进行后一周内履行核销手续；3、各部门报销人员必须整理好发票或收据后连同《报销申请表》以及《部门活动经费表》一起审批，以便各审批人核对参考。即审批时凭有效支付凭证（票据）和递交的《部门活动经费表》按财务报销程序报销。4、各部门按公司的《费用报销规定》上报部门活动费用，递交报销申请表于行政部门审核，再交与财务部门审批（行政部根据各部门递交的《部门活动申请表》，审核各部门活动费用）。5、各部门凭有效支付凭证（票据）和递交的《部门活动经费表》按财务报销程序报销6、办公室每月底对全体员工公布各部门、项目活动经费的使用情况、活动详情。7、《报销申请表》和《部门活动申请表》由办公室归档方便以后查帐之用。8、按财务报销程序报销。9、此程序必须按上述所述履行,不可逾越步骤,否则不可报销。九、本办法由办公室负责解释、修订。