浅谈应收账款的管理与控制

浅谈应收账款的管理与控制当今市场竞争日趋激烈，赊销对于企业销售产品,开拓并占有市场具有很大的作用。尤其是在银根缩紧、市场疲软、资金匮乏的宏观经济条件下,企业销售新产品、开拓新市场,采取赊销方式更具有十分重要的意义。但是采用赊销产品的促销方式，企业应收账款不断攀升，这不仅增加企业的经营成本，而且影响其再生产能力。因此，如何应对赊销带来的应收账款的拖欠,及管理和控制成本的增加,使企业摆脱赊销账款的各种不良后果,以保证企业资金的周转和企业资产的安全性,这关系到企业的生存与发展，最大限度地提高应收账款的投资收益，已成为企业迫切需要解决的问题。本文通过对应用收账款的概念、产生的原因、存在问题及其管理、控制简单分析,着重提出进一步加强应收账款管理和控制的对策。一、应收账款的概念应收账款原是一个财务概念，是指因对外销售产品、材料、提供劳务等业务而应向购货方、接收劳务的单位或个人收取的款项。物权法颁布后，引入了应收账款质押的概念，根据物权法的配套法律《应收账款质押登记办法》的规定，“应收账款”是指权利人因提供一定的货物、服务或设施而获得的要求义务人付款的权利，包括现有的和未来的金钱债权及其产生的收益。二、应收账款产生的原因应收账款的发生，主要是由于商业竞争引起的，任何企业都渴望在提供货物或服务后立即收回款项，最好是预收款项，但是在市场经济条件下存在着激烈的商业竞争，竞争机制的作用迫使企业以各种手段扩大销售。除了依靠产品质量、价格、售后服务、广告等外，赊销也是扩大销售的手段之一。对于同等的产品价格、类似的质量水平、一样的售后服务，实行赊销的产品的销售额将大于现款销售的产品销售额，因为客户也希望能通过赊销融资。在这种情况下，应收账款就产生了。由竞争引起的应收账款，实际上是一种商业信用。我曾经经历了一家企业破产的全过程，那家企业账面应收账款高达几千万，而且大部分逾期时间超过两年，基本上只有账面金额，而没有书面对账材料，这可能是这家企业破产的一个重要原因。一些规模大一些的企业，应收账款管理相对较严一些，而一些中小企业既没有制定自己的信用政策，如信用标准、信用额度、信用期限、现今折扣等，也没有相应的财务管理制度，不注重成本分析，赊销可以增加销售收入,但同时也会相应增加成本,对逾期应收账款的追收方式也单一，更很少从法律的角度加强对应收账款风险的控制。三、如何从法律的角度管理应收账款1、建立企业的信用政策和赊销审批制度。根据企业的实际情况，建立自己的信用政策，如对什么样的企业赊销，赊销额度多大，期限多长，可以给予多大的现金折扣以鼓励客户提前付款等，对信用较差的客户，可以要求其提供担保，或根据出售货物的情况，在合同中对货物的所有权予以保留。信用政策确立后就要严格的执行，建立一套严密的审批制度，这样就能落实责任人员，防止随意性，做到对应收账款有效控制。2、进行科学的合同管理，用法律保护自己的合法权益。一般都应要求签订书面合同，合同文本尽可能由本企业起草并执行统一的文本，合同要素要齐全、具体，尤其是收款日期，延期付款的违约责任等。在签订合同前，责任人要按照有关合同管理的规定，详细审查对方的主体资格、资信及履约能力、经办人是否有合法授权等情况，并由业务经理进行业务方面的审查，由企业法律顾问对合同的合法性、严密性进行审查，由企业财务人员进行财务方面的审查，确保合同规范有效,预防出现交易纠纷或者遭受商业欺诈。只有这样，既使产生争议，也能运用法律武器最大限度保障自己的权益。3、建立应收账款定期核对制度，有效控制合同履行。合同双方就合同履行中的未了事项进行定期核对，可以明确双方的权利、义务，确保债权合法有效。特别是对没有对方有效签字盖章的应收账款或者账目不清的，应及时与对方联系对账，取得对方签字盖章确认的书面材料，避免出现在证据上对我方不利的债权纠纷。4、落实应收账款的管理部门。建立起相应的管理流程和必要的内部控制程序。5、加强对逾期应收账款的催收。首先应分析应收账款逾期的原因，比如：1）双方对合同履行产生争议；2）对方无力偿还；3）对方有偿还能力，但是有意占用我方资金；4）商业欺诈；5）其他原因。四、完善应收账款的日常管理（一）分析客户信用状况，采用综合评分法确定客户的信用程度。农资企业在对客户的资信程度进行调查分析时，国外的“5C”制度值得借鉴：（1）品质，即客户是否有依照协议按期如数还款的意愿和行为；（2）能力，即客户是否具备一定的偿债能力；（3）资本，即客户的财力是否雄厚：（4）抵押，即客户对所欠债务是否提供抵押或担保；（5）经济状况，即客户所处的经济环境是否良好，所属行业的前景是否乐观。上述五种信用状况，可通过直接查阅客户的财务报表或通过银行及资信调查机构提供的客户信用资料来取得。在掌握各种信用资料后对有关指标进行评分，并根据五种信用状况的影响程度设定权数进行加权平均，以确定客户综合的信用分数来对客户进行信用评估。（二）向客户提供信用，要确定最佳信用期限。信用期限是农资企业最基本的信用条件，它的长短直接影响企业应收账款占用资金的合理性。企业在进行最佳信用决策时，可先根据历史资料测算不同信用期限的信用成本和机会成本，然后再据此编制最佳信用期限测算表，在测算表中找出总成本最低的期限即为最佳信用期限。（三）制定合理的收账政策，在使客户满意同时，减少应收账款的损失。由于客户是农资企业的“上帝”，客户满意是企业经营活动的原则。因此，企业应收账款的收账政策应宽严适度，在催收账款时尽量做到有理、有力、有节、不伤“和气”。企业可针对不同客户、不同阶段采用不同的收账政策：（1）根据账龄分析表对即将到期或已到期的应收账款，发去语气比较温和的信函或打电话通知客户，应及时付款；（2）对已过付款期仍未付款的客户，企业可打电话或派人登门催收货款，如果客户确有困难可共同商谈延期付款的具体办法；（3）对于无任何困难，又无合理的拒付理由而拒不付款的客户，企业可借助法律手段来收回货款。在起诉前，企业应衡量预计的收账成本与可收回账款的大小，对于收账成本大于可收回账款的应收账款应予以放弃，以便最大限度降低企业损失。五、应收账款的事前控制（一）建立赊销业务的审批监督制度，避免盲目赊销。赊销批准权要高度集中，企业应根据自身特点和管理需要，制定赊销审批制度，赋予不同级别的人员不同限额的审批权限，超过限额的，必须呈上一级领导审批。逐层控制，避免经销人员有意识赊销，从中牟取私利。同时，落实责任制，各经办人员对各自经办的业务应各负其责，并与其经济利益挂钩，要求其对自己经办的每笔业务进行事后监督，确保资金的回收。（二）完善管理制度，明确各部门职责。１．销售部门--把好合同关，了解客户基本状况。（１）加强销售合同管理。与客户商谈业务时应及时以书面的合同、协议或备忘形式记录下来，销售合同的签订必须遵守国家法律法规，贯彻平等互利、协商一致原则，按《合同法》规定认真审查合同的合规性，避免无效合同产生。（２）做好赊销客户评审工作。销售部门在与客户的业务交往过程中，对客户的情况比较了解，要着重对客户的信誉进行调查，了解客户的既往付款记录，及与其他供货商的关系是否良好，或通过商业代理机构提供的信息资料获取客户资料，为财务部门对客户评审分析提供依据。２．仓储部门--严格货权转移管理。（１）款到发货。严把款到发货关，业务部门开出的《销货通知单》，必须经财务部门确认收款盖章后仓库部门才能发货。（２）签收制度。交货时要严格执行签收制度，避免在发生纠纷时因无法提供有力的货权交割凭证依据，造成不必要的损失。３．财务部门--评审客户，制定信用政策。（１）评定客户等级。财务部门根据销售部门反馈的信息，系统分析客户付款的可能性，预测客户的未来发展及存在的偿债风险。即：品质（指顾客的信誉）、能力（偿债能力）、资本（财务实力和财务状况）、抵押（是否设立抵押物）、条件（影响付款能力的经济环境），对客户进行全面评审。注重企业现金流量表分析。现金流量表是评估公司偿债能力最有效的依据，经营活动净现金流入代表了公司自我创造现金的能力，其占总资金来源比率越高，说明公司的财务基础越稳固，偿债能力越强。通过上述综合分析后，确定客户信用度的高低，为最后决定是否应向客户提供商业信用提供依据。（２）制定信用政策。根据赊销客户的还款能力和信用等级，结合市场竞争及企业自身承受违约风险的能力制定相应的信用政策，确定赊销金额大小和期限长短，制定不同的现金折扣政策及信用期限。例如对于信用良好的长期客户，可放宽信用条件增加赊销量，在调查其现实经营情况前提下，可规定一个期限的赊销自动增长百分比，如５％或１０％等，以体现企业对长期客户的优厚待遇；信用较好的企业，可给予适当的现金折扣政策，确定适宜的信用期间，以促使其更快还款；信用较差的企业，可先确定小额赊销额，谨慎对待。企业在制定信用政策时应充分考虑应收账款的成本，应收账款是企业的一项资金投放，是为了扩大销售和盈利而进行的投资，而投资是要发生成本的。因此，财务部门在制定信用政策时，应在应收账款信用政策所增加的盈利和这种政策的成本之间做出权衡，只有当应收账款所增加盈利超过所应收账款的机会成本、管理成本、坏账损失成本之和时，才应当实施应收账款的赊销。六、加强应收账款的内部控制应收账款的内部控制主要包括赊销业务内部控制的制度建立和程序的规范。（一）应收账款的事前控制。应收账款的事前控制是针对每一个客户的管理，它的重点是实现赊销业务之前，先对客户的资信状况和偿债能力进行调查并做出判断。根据调查和判断的结果确定客户的信用程度，决定是否向客户提供商业信用及赊销限额。（二）应收账款的事中控制。应收账款的事中控制是对所有客户的总额管理，它的重点应放在以下几方面：（1）加强单据管理。控制购货单位订单，编制销货单；仓库根据核准赊销的销货单进行发货；开单等各职能严格分工，由企业内部各部门分工管理，形成相互牵制。（2）建立经常性对账制度。定期将明细账余额与相关的债务人核对。通过经常对账，了解客户付款的及时程度，所欠债务是否超过限额、已到期账款的增减情况等，以便及时发现问题，采取措施。（3）建立应收账款的动态报告制度，财务部门按月编制应收账款的内部报表，反映应收账款的增减变动情况等，报送有关业务人员及业务部门，以促进应收账款的回收。（4）指派业务熟练的财务人员负责分析应收账款周转率及平均收账期等指标，以判断企业的信用政策是否恰当、是否需要调整。（三）应收账款的事后控制。应收账款的事后控制是指企业对催收应收账款工作的控制，其重点应放在：建立催收账款的责任制度，将责任落实到具体部门和人员，以保证资金按时按量收回；建立催收账款的奖励制度，对讨回的老账按一定比例提取奖励基金：发生应收账款债务纠纷，应认真分析原因，按现行法律和行政制度，寻求合理的解决途径。七、应收账款的会计核算控制（一）加强应收账款会计核算。财务部门首先要认真审核销售原始凭证手续是否完整，按赊销客户区域建立应收账款明细账，明细账要准确无误地反映客户情况，详细地记录应收账款的客户名称、摘要及金额，便于核查催收账款。其次要做好日常清点工作，定期审查核对明细账余额及内容，发现问题及时进行调整。（二）建立赊销客户档案。财务部门必须对每一信用客户建立主要情况档案表，定期跟踪记录收款情况，随时检查每次赊销与所欠账款之和是否超过本单位确定的信用额度，记录不能按时收款的次数，向业务部门提出预警报告，为今后评定客户信用等级和额度提供事实依据，以减少产生坏账的风险。并定期向赊销客户寄送对账单及催还欠款通知书。（三）实施应收账款的追踪分析、账龄分析。应收账款一旦形成，企业就必须考虑如何按期足额收回的问题，对应收账款的运行过程进行追踪分析。一般而言，客户逾期拖欠账款时间越长，账款催收的难度越大，成为呆坏账损失的可能性也就越高。企业必须做好应收账款的账龄分析，密切注意应收账款的回收进度和出现的变化。在应收账款的账龄结构分析中，企业财务管理人员要把过期债权款项纳入工作重点，研究调整新的信用政策，努力提高应收账款的收现效率。对尚未到期的应收账款，也不能放松监督，以防发生新的拖欠。（四）制定收账政策。收账政策是指企业对逾