降低成本，提高生产率

目录摘要...................................................................................................2简介.................................................................................................2卓有成效的服务.................................................................................2符合每项需求和预算的服务.................................................................2打印与成像功效：将静态数据和文档转换为相关动态信息........................3控制：了解打印与成像流程的总体成本和价值.........................................3即时成本...........................................................................................3隐形成本..........................................................................................4最终利润成本....................................................................................4改善打印与成像流程，以实现出色的业务成效.........................................4优化基础架构...................................................................................5管理文印环境：.................................................................................5改善工作流程...................................................................................5适用于打印与成像环境的惠普服务.........................................................6充分利用技术优势，推动企业不断进步................................................6惠普打印与成像服务...........................................................................6惠普打印管理服务...........................................................................10选择符合您全部需求的惠普服务...........................................................11为什么选择惠普？...............................................................................12如何开始？........................................................................................12创新智能降低成本，提高生产率惠普打印与成像服务白皮书2摘要如果您致力于降低成本、迁移风险、节约资源以及改善基于纸张的工作流程，请深入了解打印与成像资产的管理方法。与管理服务器、网络和桌面计算环境一样，支持和管理打印与成像环境的复杂性和成本会显著影响您的最终利润。切勿错失将打印与成像作为总体IT基础架构战略重要组件的良机。在严峻的经济环境下，这可能是降低成本最快捷的方法之一。卓有成效的服务惠普服务部提供从补充服务到完全外包等丰富的服务选项，可帮助您：•降低采购、安装、维护、管理及耗材补充费用。•提高生产率及打印与成像输出质量。•简化网络打印机管理流程，以便员工集中处理其他利益型任务和功能。服务方式：惠普与您密切合作，评估、规划、部署、管理和持续改进您的打印与成像环境，同时帮助您降低成本，节省资源，并简化文档密集型流程。惠普三大方案旨在优化您的打印与成像基础架构，有效管理您的打印与成像环境，并改善您的打印与成像工作流程。符合每项需求和预算的服务惠普深知每个企业或组织的需求不尽相同。为此，我们推出了大量灵活的服务选项。惠普服务部为您提供丰富的计划和购买选项。惠普金牌服务惠普金牌服务以经济的价格提供易于购买和使用的服务包产品组合，以延长和增强惠普硬件和软件保修期限。目前提供一年和多年服务包。惠普合约服务惠普合约服务可提供单一服务与支持联系点，而且允许您选择所需的精确服务级别，例如同一日、下一日、预定现场或仅电话支持服务。另外，计费十分简单。您可以每年续签合同，并按月或按季度交费。惠普打印管理服务惠普打印管理服务提供全面的惠普服务，包括战略规划、评估和采购/融资选项、打印机设备组安装、最终用户知识强化以及打印机维护和管理(包括耗材补充)。此外，还提供文档和工作流程服务，帮助您优化整个企业的信息利用率。而且，每项惠普打印管理服务均可扩展，充分满足您的具体需求。简介本白皮书将介绍多项服务，以帮助您优化基础架构，有效管理打印与成像环境，并改善纸张密集型工作流程。3打印与成像功效：将静态数据和文档转换为相关动态信息打印输出关乎着企业的外部形象。考虑能够代表企业、推进日常流程的打印件：订单、发票和收据、客户记录、法律文件和表格、海报、宣传册和直邮材料、白皮书、技术资料和销售点宣传资料。以上每个文档都包含可诠释和强化企业形象的重要信息。此外，成像流程也发挥着重要作用。在企业每天接收和输出的大量文档中，包含高效管理流程、快速响应问题以及准确把握机遇所需的信息。但首先，您必须通过有效的方法捕获和使用这些信息。您应考虑实施战略措施，着重改善文档捕获和管理、表格自动化、安全性和法规遵从性流程，并与外部股东安全共享企业的结构化和非结构化数据。信息(您需要管理的)的准确性、安全性和快速可用性将反映您的可信度，提高客户和管理层对您的信任。即使外包了部分打印与成像任务，您仍需捕获、存储、存档、管理、检索和输出信息，而惠普可以利用端到端信息管理功能帮助您实现以上目的。如果优化了整个管理流程，您的打印与成像环境可以：•显著降低成本，提高生产率。•将数据转换为可用格式。•迁移与法律及规章要求相关的风险。•快速、更高效地制定决策。•赢得重要股东的信任和满意。•让您的企业独树一帜。控制：了解打印与成像流程的总体成本和价值事实上，大多数企业并不了解其总体打印与成像成本。许多企业虽然了解硬件购置和耗材补充的矣渤杀居，但对与监控和持续管理、最终用户效率、生命周期管理以及工作流程改进有关的软成本却一无所知。而且，大多数企业并未制定用以说明打印与成像对总体IT改进目标有何贡献的综合战略，没有将打印与成像纳入总体基础架构改进计划。即时成本计算企业打印成本时，必须考虑IT部门和用户所花费的维护和故障排除时间以及业务成本和停机后果。与打印管理相关的成本是企业收入中极为重要的元素，但这些成本与硬件或耗材无关。对普通企业而言，每在实际打印上花费1美元，就要另外花费9美元用于管理打印和支持文档工作流程。**来源：ALLAssociatesGroup4最终利润成本打印与成像成本约占企业年收入的1%－15%，这一较高比例源于企业未系统地管理打印与成像基础架构。缺乏管理会导致设备激增、资源浪费和巨大的隐性成本。考虑以下常见问题：多个打印与成像体系结构。本地化IT决策通常会产生多个打印与成像体系结构。这些分散的系统将带来巨大的管理挑战，不但会危及关键业务流程，而且还会造成收入损失。标准化不足和设备激增。在大型企业环境中，无效、过时的设备数量不断激增。设备机型过多以及标准化不足会使设备组难以管理，并产生一定的停机费用。如果采用非系统化方案跟踪或标准化与打印相关的采购及服务(例如购买耗材和管理打印机设备组)，将会导致大量隐性成本。鉴于与打印相关的费用不会集中支出，因此其中的许多隐性成本会忽略不计。低用户/设备比率。购买新打印硬件时，如果部门之间及部门内部缺乏有效的管理流程，会引发“打印机散乱”问题以及各种负面影响：占用办公空间和存储空间、冗余硬件和耗材成本、额外的网络和支持需求。无法防患于未然。预算之外的维修蕴藏着巨大的威胁。如未充分保护和预测质量服务方案，通信中断、应用问题、意外用户流量高峰甚至即时故障等都会影响预算收支。缺乏高层支持和持续管理。惠普通过其打印转变计划得知：成功要素包括高层支持、明确的“变更管理”方法和持续管理。如今，惠普将其打印与成像战略纳入整体IT基础架构改进计划，每年可因此节省数百万美元。改善打印与成像流程，以实现出色的业务成效在日常运营中，打印与成像流程发挥着重要作用，而支持和管理打印与成像环境的复杂性会显著影响企业的最终利润。因此，提高环境绩效和运行时间势在必行。过去20年来，企业主要致力于通过整合服务器、网络和计算环境来确保IT成本和IT基础设施始终透明、可控。如今，您应评估您的打印环境管理状况，进而有效控制打印成本，保护大型IT环境绩效。为确保获得长期成功，必须将打印与成像流程作为IT环境的重要组成部分以及一项经优化、管理和精简后达到最佳绩效的重要资源。表1.企业的实际打印成本负担的成本=47－63美分总体办公文档成本=52－70美分来源：ALLAssociatesGroup工作流程基础架构管理47%28%5%5%5%10%文档管理•文档捕获和索引•文档存储和存档•文档检索•文档分发可见的硬成本(5－7美分)•硬件•耗材•维护•纸张和电力信息系统支持•最终用户•设备管理•输出管理•网络管理信息系统基础架构•网络•应用程序编程和维护•软件和许可管理、购买及设施•设施成本•产品/服务购置流程•合同和计费流程•内部服务交付最终用户时间•计算机交互•输出设备交互•准备、收集、装帧•问题、过失、错误隐形成本时间和金钱只是企业在打印流程上付出的主要可见代价。诸如环境影响、安全性和隐私问题等其他要素会影响您的声誉和预算。5优化基础架构在惠普服务部的鼎力协助下，您可标准化和优化整个打印与成像网络，进而确保企业获得最佳业务成效。惠普服务专家会利用专业的打印与成像知识优化您的基础架构，使您的IT员工可集中精力处理重要的业务问题。优化基础架构的优势包括：•通过缩减维护、资源和耗材支出降低总体成本。•借助高度可靠、易于维护且高效安全的基础架构降低成本。•获得更出色的打印与成像输出质量。•提供丰富、灵活的服务选项，允许您选择真正所需的服务或支持级别。管理文印环境惠普服务部可帮助您改进打印与成像环境的管理方式，进而降低管理成本，提高管理效率。惠普能够在全球范围内提供一致的服务质量。管理文印环境的优势包括：•集成式系统可建立和/或加强打印与成像流程和数据中心服务器、业务应用程序及存储中心之间的连接。•全面了解IT环境有助于实现最佳IT服务管理原则和最高管理效率。•持续改进有助于您持续调节打印与成像环境的管理和运营。•减少停机时间可提高打印与成像环境的可用性、绩效和稳定性。•降低专用资源的使用可简化设备与耗材的管理和监控流程，促使IT员工实现更多战略业务价值。改善工作流程惠普服务可帮助您精简文档密集型流程，让您充分利用网络提高