会议室管理细则

会议室管理细则第一章总则第一条目的为了使会议室的管理规范化、有序化，确保会议室的合理使用，特制定本细则。第二条使用范围会议室只供本公司内部举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用，原则上不向外单位开放。第二章管理职责与使用规定第三条管理职责地产集团会议室由总经办统一管理、各项目公司会议室由所属单位综合部统一管理。（一）负责会议室物品和设备的管理、登记、清点、调配等。（二）协调安排会议室的使用。（三）总经办（综合部）负责会议室各类设备的日常维护，条幅制作、各类物品配备等，并监督其他人员对会议室的使用及值班人员的卫生检查。第四条使用管理规定（一）会议的安排1．需要使用会议室，必须提前一天将要求报至总经办（综合部），在OA中进行会议室使用审批，由总经办（综合部）统一安排，以免造成场地冲突，确有冲突者，视情况给予合理安排。2．凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。3．对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，总经办有权拒绝安排。4．对于参加人员相同、内容接近、时间相临的几个会议，总经办有权安排合并召开。5．各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。（二）会议的准备1．所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。如拟写签到表、会议议程、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品等。2．会前半个小时内，会议室使用部门人员到总经办负责人处可申请开启会议室，并与总经办进行交接；会议期间会议室的卫生、照明、空调等设备的使用及所有会务工作由使用部门负责，会议期间所用物品（如杯子、茶叶、面巾纸等）均由会议使用部门负责。（三）会议的要求1．开会期间与会人员不得影响会场秩序，手机必须设置在振动或静音状态，如有紧急来电应自行到会场外接听。2．若确实因故无法出席地产集团会议，应提前向总经办总监请假并同时向总经办说明情况。3．相关负责人员做好会议文件的归档工作。会议文件由承担会议组织工作的部门负责会议文件的整理归档工作。会议记录员做好会议记录，并将会议纪要按要求传达至相关人员。4．严格控制会议经费。会议经费开支既要保证和满足会议的需要，又要贯彻勤俭节约的原则。5．使用部门自觉维护会议室的环境卫生，禁止在会议室内进餐、吸烟、随地吐痰，乱丢垃圾，不能随处粘贴、乱涂乱画。6．会议结束后，使用部门负责清理卫生，整理好会议室所有物品（设施还原，切断电源，拉好门帘）。7．交钥匙时，总经办（综合部）进行检查验收，验收不合格，总经办（综合部）有权督促使用部门重新清扫、整理，直至验收合格为止。（四）处罚规定1.对通知不准确、不及时或准备不充分，影响会议召开或会议效果者，或因会议控制不力，严重偏离会议主题，未达到会议预期效果者；2.损坏或丢失物品者；3.对于未按规定要求使用会议室的部门及人员；将依据《天伦集团奖惩管理办法》执行。第三章附则第五条本细则自发布之日起执行，原有相关制度、细则、办法等同时废止，相关事项以本细则为准。第六条本细则的解释权属于地产集团总经办。