公司档案管理制度

档案管理制度一、总则1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。2、档案的范围（1）公司内部经营形成的各种资料。（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。二、档案的管理部门1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。2、档案管理部门的职责（1）行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。（2）财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。三、档案的分类管理1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。（1）按内容进行分类，主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。⑦案件资料。⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。○11工会文件○12登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。○13签字印模。包括签字样本、印章印模等。○14特殊业务资料。（2）按保存形式分类①纸质形式②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：a、总裁指定的绝密事项资料；b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；c、公司的重大经营决策、战略投资计划；d、购买或开发的科研成果和专利等资料；e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；f、重大项目的资料。②机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：a、集团公司领导指定的机密事项资料；b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；d、关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；i、集团公司人事档案、工资；j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案；k、涉及总裁个人的收发文件。③秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；d、合同，技术协议；e、公司制度汇编原件。④一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。四、档案的移交管理1、档案移交的基本要求（1）资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。（2）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。（3）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。（4）原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。（5）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》（附件1），报部门负责人审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。五、档案的归档管理1、档案的归档原则（1）按立档单位分开建档。（2）按形成或针对的年度分开建档。（3）自有档案和备案档案分开建档。（4）按档案内容分类排序归档。（5）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。（6）按末级分类档案登记档案目录。（7）不相容职务档案分开归档。2、档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。六、档案的立卷管理1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务，应在完结当年立卷归档。与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：（1）单个专题会议相关组合要素：①关于召开会议的请示与批复；②提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；③会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；④会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；⑤会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；⑥会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道；⑦照片、录音、录像等资料。（2）单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。（3）单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。（4）单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。（5）单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。（6）单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。七、档案的保管要求1、档案管理员负责档案的保管。行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理。2、纸质或实物档案的保管的一般要求（1）档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；（2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；（3）档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；（4）严防毁坏损失、散失和泄密；3、电子档案的保管的一般要求（1）档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。（2）电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。（3）电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。（4）备份磁介质应注意防磁。4、密级档案管理的特别要求（1）严禁在不具备保密条件的地方存放档案。（2）档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。（3）档案管理员在调离或离职时，由行政管理中心总监监督办理移交、档案交接之后，方可离开。（4）档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。（5）秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。（6）秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。（7）绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准。（8）在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。（9）秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好记录、台帐。八、档案的借阅管理1、申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案借阅/复印申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。2、借阅人应认真填写档案借阅/复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。3、在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。4、申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于…用途”。5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政管理中心负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系，向相关领导确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密