“再看OA”系列讲座之一：为OA正本清源

“再看OA”系列讲座之一：为OA正本清源中国软件行业协会副秘书长吴克忠2002-7-29中国计算机用户伴随着企业ERP建设、政府电子政务建设的热潮，曾经淹没在Internet、.com中的一个名词——OA（办公自动化OfficeAutomation，简称OA）开始再次频频牵动人们的眼球。此次OA回潮，裹挟着电子商务、电子政务甚至知识管理的内容。有人认为OA（即广义OA）包含了电子政务和电子商务，有人认为电子政务和电子商务包含着OA，对于知识管理，它是OA的新衣,还是OA真正长大了？借助近日召开OA’2002办公自动化国际学术研讨暨展览会召开之际，《中国计算机用户》特邀相关领域的多位专家，与我们共同探讨OA这个话题，希望通过OA发展过程、实践应用、技术演变等方面的系列讲座，梳理一下OA的脉络，勾画一个OA的新形象。OA是集成的办公环境办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能：(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。（五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。国内实现办公自动化应用软件在短短10多年时间内，已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。第一代OA从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。第二代OA从20世纪90年代中期开始，随着以LotusNotes为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通信技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代OA随着21世纪知识经济时代的来临，知识成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与政府信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。与前两代相比，第三代OA是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它把现有的“决策支持系统”发展为“决策智能系统”，并以知识管理为核心，提供了丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能够随时随地根据需要向专家学习、向单位现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的被动地位转向主动，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机关的整体创新和应变能力。可以说，第三代OA是一个帮助用户从“如何做”转到“知道如何做”的过程。电子政务与OA电子政务基于网络的应用主要包含：政府部门内部的电子化办公；政府各部门之间以及与金融、电力等重要营运部门之间通过计算机网络进行的信息共享和实时通信；政府部门与民众之间通过网络的双向信息交流。政府电子化办公（OA）包括：第一，实现内部信息共享、内部资源整合、内部决策支持；第二，对外提供公众服务方面，只要是当前政府应该做的事情，电子政务都应该涵盖，像网上工商、网上税务、网上社保等。概括起来，网上业务的模式应包括GtoB、GtoC和GtoG。所以，电子政务的第一方面是OA的范畴。第二方面，像网上工商、网上税务、网上社保等具体业务就不属于它的范畴了。由此可见，OA是电子政务的主要内容之一。与OA相关的信息技术包括Web应用、数据库、全文信息检索、数据仓库与挖掘分析、网络连接、数据通信、安全技术等。这就需要建立OA处理流程的规范标准，使数据交换和业务自动处理能够在异构平台中实现，做到灵活、有效、多元化的信息流管理。电子政务同样需要这些技术的支持。所以OA为电子政务建立了应用平台，OA是电子政务的基础。企业信息化与OA在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的基础。OA要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。一个理想的企业OA系统应具备以下平台：企业通信平台:建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。协同工作平台:将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。公文流转平台:改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。日常办公平台:改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。信息集成平台:现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。OA的外延应与国际接轨虽然伴随信息技术的飞速发展，出现了电子政务和电子商务等新的IT应用，但是OA并没有死亡，它也在发展。因此，我们不能将OA取代电子商务，提出所谓的“广义的OA”，也不应把OA看成一成不变。目前在国外延，OA技术在不断发展，OA的新产品层出不穷。因此，我们对OA的内含应该与国际接轨，同时也使我们对OA有恰当的认识。