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1项目二拟写商务公务文书主讲：钟舸信息工程系2项目二拟写商务公务文书.【知识目标】.了解商务公务文书的基本知识和格式。.理解公务文书各文种的概念、特点、分类、行文规则及适用范围。.掌握各文种的结构、写法和写作要求。.【能力目标】.能根据内容恰当地选择文种，模拟写作，具备撰写行政公文的能力。.能撰写符合规范的常用商务公务文书。.能能够按照要求对公文进行准确快速处理。.能够正确辨别不同文种之间的异同。3任务一了解公务文书基本知识.【任务描述】.公文，是企业经营运作的信息载体，是贯彻企业执行力的重要保障性因素，规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的工具。兴和实业有限公司为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，将结合公司实际工作情况，制定公司公文管理规定，并为公司全体办公室人员举办公文写作知识讲座。请你代公司秘书起草这一规定。.4【任务分析】.公司公文管理首先要依据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》，然后再结合本公司的实际情况来制定。.制定公文管理规定要了解公文的基本知识，诸如公文的内涵、格式、行文规则、公文处理等内容。这些是提高文秘人员办文能力的必备知识。.5一、公文的概念.公文，即公务文书，又称文件，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范体式的文书。.公文可分为行政机关公文和中国共产党机关公文两种。行政公文指2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中所规定的13种公文，中共机关公文指1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》中所明确的14种文件。我们在本书中所讲的主要是行政公文。.6二、公文的特点.（一）法定的权威性.公文的权威性，取决于制发机关的权威性。它代表机关、单位讲话，具有法定的强制性和约束力。在执行公文时，有关单位和个人不得自行改变或曲解其精神，更不能抵制。.（二）作者的法定性.制发公文的作者，是依法成立并以自己的名义行使权力、承担义务的国家机构和社会组织，也就是“法定作者”。按照机关内部分工而从事公文撰写的人员，不能视为公文的法定作者，只能是单位文稿的起草者。7（三）严格的程式性.公文拟写与办理必须履行严格的程序方能生效。具体体现在两方面：.首先是公文具有特定的体式，必须依照《办法》与《国家行政机关公文格式》规定的体式行文，以保证公文行政工具的功能。.其次是公文办理的程式性。公文办理包括发文办理和收文办理，均要依照《办法》与《归档文件整理规则》等文件规定的程序进行。.8（四）语言的庄重性.公文要使用书面语，并适当选用文言词，如“可否”、“专此函达”等。公文语言要直切主题，摈弃空话、套话，文字简练。公文的语气要斩钉截铁，不要模棱两可，以便读者执行。公文语言平铺直叙，不渲染，不夸张，不追求文艺作品的艺术技巧。三、公文的分类.依据不同的标准可以对公文进行不同的分类。.（一）按适用范围分类，有13种公文.《办法》将我国行政机关现行的公文划分为：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。9（二）按行文方向，可分为上行文、平行文和下行文.1.上行文指下级机关或组织向所属上级领导机关或组织报送的公文，即自下而上行文，如报告、请示等。.2.平行文指向同一组织系统中的同级机关、组织或不相隶属的机关、组织制发的公文，如函等。.3.下行文指上级领导机关向所属被领导的下级机关或组织发出的公文，即自上而下行文，如命令、决定、批复等。10（三）按公文办理的紧急程度，可分为平件、急件、特急件.（四）按公文的来源，可分为收文、发文两类.（五）按公文的秘密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文.四、公文的格式.公文格式，简言之就是公文的表现形式，是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。它包括公文的用纸格式、书面格式、排版印装格式等。.11（一）公文的用纸、排版规格及印制装订要求.1.用纸要求采用国际标准A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。.2.排版规格版面尺寸上白边（天头）空37mm±1mm，订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。正文使用3号仿宋体字，如有小标题可用3号小标宋体或黑体等字形。一般每面排22行，每行排28个字。.3.装订要求公文应左侧装订，不掉页。12（二）公文书面格式中各要素的标识规则.公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。《格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。.131.眉首区眉首区内容包括公文的份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。.（1）公文份数序号。是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。标识时根据文件印制数量定标识位数和数字序号，至少应不低于两位数。例如印制50份公文，第1份的序号应写成“01”。标识份数序号有利于公文的登记、分发和检查，防止遗漏或丢失。.14（2）秘密等级和保密期限。是对涉及国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求。秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级。密级用3号黑体字，顶格标识在眉首区右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级和保密期限，则“秘密”中间不空字，且在其后加★后再标期限，如“秘密★一年”。.15（3）紧急程度。是对公文送达和办理时间的要求，分为“特急”、“急件”两种。紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级和紧急程度，则密级在第1行，紧急程度在版心右上角第2行。.（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。在公文首页上端居中排列，上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。字体推荐采用小标宋体，一般用红色标识，字的大小最大不能大于“国务院文件”中“国务院”三个字的大小，即小于22mm×15mm（高×宽）。.16（5）发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。公文使用发文字号，便于文件的统计、登记和引用。.发文机关代字可由一个层次组成，例如“豫政〔2009〕1号”，“豫政”为发文机关河南省人民政府的代字，“2009”为年份，“1号”为序号，指河南省人民政府2009年所发的第1号文件。机关代字常由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门代字。如“豫政办〔2009〕1号”，指河南省人民政府办公厅在2009年所发的第1号文件。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，同一机关、部门的同一类公文的代字应统一。17（6）签发人（会签人）。发文机关签发、签批公文的领导人的姓名。上行文需标识，与发文字号分排在红色反线上方，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，用3号楷体字标识签发人姓名。.182.主体区在红色反线以下部分，包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。.（1）公文标题。在红色反线下空二行居中对称标识，采用2号小标宋体。根据标题字数可分一行、二行或三行标识。回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。19（2）主送机关。指公文的受文办理机关，在标题下空1行左侧顶格用3号仿宋字标识。要使用机关的全称或规范化简称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号；如主送机关太多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。要注意必须保证首页有正文。.20（3）正文。在主送机关下一行用3号仿宋体字，每自然段开头空2字，回行顶格。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年月日；必须使用国家法定计量单位，用词、用字要准确、规范；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；正文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。.21（4）附件。指附属于公文正文的有关文件或材料，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件，应在正文下空一行左侧空2字用3号仿宋体字标识“附件”，冒号后标识附件名称，不加标点符号。如附件名称内容很长需提行，应与上行文字排齐标识；如附件有几个，则在冒号后用阿拉伯数码标明其序号。.22（5）成文日期。指公文的生效日期，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。一般标识在图文右侧空4字的位置。任何一份行政公文均应标识文件制成的具体日期，其年、月、日的标识应为汉字，如“二〇一〇年一月八日”，不能写成“2010年1月8日”，也不能写成“贰零壹零年壹月捌日”。.23（6）印章。是公文生效的标识（文种写作中经常提到的发文机关的落款）。公文除会议纪要、电报、翻印文件外，均应加盖印章。.①单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2~4mm，端正、居中下压成文时间，骑年压月、上大下小。.②联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。.24③特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。.（7）附注。是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”等，标识时加括弧；“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。其位置在正文成文日期下一行居左空2字用3号仿宋体字标识。.253.版记区一般由主题词、抄送机关、印发说明、份数和版记反线等要素组成。.（1）主题词。是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，用3号黑体字居左顶格标识，冒号后标主题词词目；词目用3号小标宋体字；词目间空1字作间隙，不用标点符号。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。.（2）抄送机关。指除主送机关之外需要了解文件内容的其他单位。公文如有抄送，应在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”；抄送机关间同级别的用顿号隔开，不同性质或级别的机关之间用逗号隔开。.26（3）印发说明。包括印发单位名称和印发时间两项，在“抄送”下一行左、右各空1字用3号仿宋体字标识，左标公文承印单位，右标印发时间年月日（用阿拉伯数字）。.（4）版记反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记的最后一个要素置于最后一行。.27【相关链接】.公文的特定格式.1.信函式格式.发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，字号由发文机关酌定。与“文件式”公文相比，“信函式”公文只标识发文机关名称，不标识“文件”二字，且一般不用简称。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。发文机关名称及双线均印红色。.282.命令格式.命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，发文机关名称用全称，不用简称包括规范化简称。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。签发人职务应标识全称，在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。.3.会议纪要格式.会议纪要标识由“×××