第二章商务管理常用文书的拟写

第二章商务管理常用文书的拟写第一节通知、函一、通知一、通知（一）通知的含义通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。（二）通知的特点1.指导性通知可用于平行文，但多数是用于下行文，不用于上行文。2.广泛性通知的使用范围很广泛。3.时效性通知只能在一定的时间内产生效力，有些需要注明，如要求受文者在规定的时间内完成；有的不需注明，大家自会明白，如召开会议的通知，谁都清楚一旦会议结束，其效力自然消失。4.周知性通知属于发布性公文，即知照文告。5.不确定性通知在行文方向上具有不确定性。（三）通知的分类1.发布性通知这类通知在国家机关发布（或废止）有关法规和条例、规定、办法、实施细则等规章和发布有关重要文件时使用。2.批转性通知批转性通知和转发性通知一样，是将公文转达有关单位执行贯彻的一种通知。3.指示性通知对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，如国务院2008年8月12日发出的《国务院关于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》，要求下级机关认真贯彻执行。4.会议通知会议通知是常见的通知类型，以召开某次会议的有关事项为内容，一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等。5.任免通知任免通知是上级机关任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下达，而不宜用任免命令时使用的一种公文文种。6.事务性通知用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。如《关于2010年下半年节假日时间安排的通知》。例文：2010年清明节放假通知各院、系、直属单位，机关各部、处、室：根据《国务院办公厅关于2010年部分节假日安排的通知》（国办发明电〔2009〕27号）精神，2010年清明节放假3天，即2010年4月3日—5日。原安排在4月3日（星期六）、4日（星期日）的双学位课程、本科生课程和研究生课程照常进行；4月5日（星期一），本科生和研究生的所有课程停上。请各单位安排好放假期间的值班、安全保卫等工作。特此通知。党政办公室二○一○年三月二十二日（四）常用通知的写法在商务管理与沟通中，主要掌握会议通知、一般事务性通知和人员任免通知的写法。1.会议通知：（1）适用范围当需要向有关人员或单位告知某一会议的时间、地点和会议内容及要求的时候，可以使用这种通知。（2）会议通知的写作关键是要把与会议有关的事项一次性交代清楚基本要求是开门见山，直述其事，把会议通知的有关要求逐一写清楚。2.事务性通知（1）适用范围一种是以机关、单位的名义行文，将一些具体的事项或信息，如更换单位名称、办公地点迁移、或是某项工作业务的办理告知有关的平行的或不相隶属的机关、单位是可使用另一种是机关、单位内部的综合部门、职能部门以部门的名义向机关、单位内部或向下级机关对应的职能部门告知某一事项或信息时使用这种通知。（2）事务性通知的特点使用频率高:机关、单位在日常经营管理和社会沟通中，经常有大量的事务性工作事项或信息要及时与机关内部各部门、下级机关或社会其他机关单位联系沟通时效性短：针对一些日常事务或某一具体业务的办理信息，不具有较长的指导意义使用方便：需要就可以行文，不需要领导签发（3）事务性通知的写法文头不写标题，只写通知二字受文单位名称也可以写出，也可以不写通知正文要开门见山，直述其事，写的清楚、具体正文的结语部门，另起一行，只写“特此通知”即可落款须写清发文单位或发文部门的全称发文日期应标注年、月、日3.任免性通知标题一般由任免机关名称、任免人员加上文件名称构成正文一般是将何时、经何会议研究决定或经何级机关批准，再将人员任免的具体职务分行列出即可签署部分写明成文的年、月、日重要的人员任免通知，应使用公文格式二、函（一）函的概念和分类1.概念：函是不相隶属的机关、单位、团体之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的一种平行公文。2.分类：可分为公函和便函公函用于商洽、询问、答复工作中比较重要的问题和请求主管部门批准某些事宜便函用于询问、答复、联系介绍某些一般性的公务事宜。（二）函的结构与写法结构是：标题+文号+主送机关+正文+落款由首部、正文和尾部三部分组成。（1）首部：标题：由发文机关、事由和文种构成，亦可由事由和文种构成。发文字号：由发文机关代字，年号和顺序号组成。主送机关：顶格写上受文单位名称，加冒号。（2）正文：缘由：概括交代切函的目的、根据、原因等内容。事项：写须具体、明白、条理清楚。结束语：单列一段，写上习惯用语“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。（3）尾部：署名和成文时间。单位须加盖公章。（三）函的写作要求拟写函，应简短明快，不用套话，坚持一事一函，内容单一。平行函应注意措辞，语言要委婉、恳切、讲究礼貌，不可强人所难，忌用指令性的语言。例文：关于鄂穗两地携手联合打捞中山舰的函湖北省人民政府：现沉于长江金口赤矾山江底的中山舰，是……专此函达，请答复。广州市人民政府(盖章)XX年x月X日第二节报告、请示、批复一、报告1.概念报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况提出意见或者建议，以及答复机关询问的文件，是一种陈述性的上行公文。2.分类按范围可分为：综合报告、专题报告；按内容可分为：情况报告、工作报告、报送报告、意见报告、建议报告、答复报告、检查报告等。3.组成报告分为首部、正文和尾部三部分。（1）首部：1.标题：①由发文机关、事由和文种构成②由事由和文种构成。2.主送机关：可以是一个也可以是几个。顶格写。（2）正文：由开头、主体和结束语三部分组成。1、开头：概括说明报告的缘由、目的、意义或根据，之后用“现将×××情况报告如下”，一语转入下文。2、主体：用来陈述、说明报告事项：一是工作情况和问题；二是进一步开展工作的意见。3、结束语：一般单独设段。用程式化用语。工作报告和情况报告用“特此报告”，答复报告用“专此报告”，建议报告用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”，递送报告则用“请审阅”“请收阅”“请收阅”等。（3）尾部：署名和成文时间。例文：××区人民政府关于报送《一九××年环境卫生工作计划》的报告××市人民政府：现报上我区《一九××年环境卫生工作计划》一份，请审阅。附：《一九××年环境卫生工作计划》（略）××区人民政府（公章）一九××年×月×日二、请示（一）概念请示是请求上级机关指示工作，解释问题或批准某种要求时所使用的呈批性公文，是一种上行陈述性公文。（二）请示的分类请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。1.请求指示此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如：《关于商业企业增值税有关问题的请示》。2.请求解决下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：《关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示》3.请求批准本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请示，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如：《关于购买车辆的请示》（铁市质监[2010]37号）。（三）请示的写法请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。1.标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明确请示的具体内容，不能笼统含糊。其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如《×××关于请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示》，前边的“请求”应该去掉，写成《×××关于解决扩建教学楼经费的请示》请示文种本身包含了请求、申请等含义。2.主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。（1）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。（2）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体、明确。这部分主要写请示的具体内容。①请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。②请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。③请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。（3）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转××执行”或“当否，请批转”之类的呈转性用语。4、落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为汉字的年、月、日。请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。（四）请示写作的注意事项1.要严格遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，必须严格遵守。这些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得将请示直接主送领导同志个人等。2.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请示的原因必须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。3.请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。例文：关于申请购买办公设备的请示***市***区政府：为适应现代办公的需要，…………以上请示妥否，请批示。***局***年*月*日三、批复1.概念：批复是领导机关答复下级隶属单位请示事项用的一种下行公文。具有类似法律的效用。2.分类：分为审批性批复和指示性批复。3.组成：分为首部、正文和尾部三部分。（1）首部：1、标题：①由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成；②由发文机关、事由和文种构成；③由事由和文种构成；④由发文机关、原件标题和文种构成。2、发文字号：由机关代写、文种简称、年号和顺序号组成。3、主送机关：与批复相对应的请示发文机关（文首顶格写）。（2）正文：1、引叙来文：写明来文日期、发文字号或标题。说明批复的根据，点明批复的下级机关。2、批复内容：一、根据实际情况，针对“请示”内容给予明确肯定的答复或具体指示。一般不进行议论。二、概括提出希望和要求进一步深化主旨。3、结束语：一般用“此批”、“此复”“特此”“批复”等（顶格写）（3）尾部：包括署名和时间两部分内容。加盖公章。例文：××省贸易厅关于同意拨款修建地下消防栓的批复××省贸易厅〔2000