第四章商务常用礼仪文书的拟写

第四章商务常用礼仪文书的拟写第一节邀请信、感谢信、慰问信•一、邀请信•二、感谢信•三、慰问信一、邀请信•（一）邀请信的概念•邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。•（二）邀请信的结构与写法•结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期•1.标题:事由+文种，一般情况下也可只用文种名称•2.称谓：在标题下一行顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等称谓。•3.正文：信首问候语+主体+信末敬请语。•（1）信首问候语：在正文开头，首先是问候语“您好”、“你好”等。•（2）主体：说明邀请的缘由和活动的内容、时间、地点，介绍活动安排的细节，并提出邀请。•（3）信末敬请语：正文下第一行左空两格书写敬请语。如：“敬请光临”、“敬请届时莅临”、“欢迎指导”等。•4.落款：末尾右下方写上邀请单位名称或者个人姓名•5.成文日期：具体的年、月、日邀请信尊敬的××先生/女士：过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特于2006年1月10日14:00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办2005年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！XX（手签）阿里巴巴宣传部2006年一月一号二、感谢信（一）概念与特点感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。特点：1.真实性：一是感谢的对象要真实；二是叙述的事情要真实。2.感召性：充满了热情洋溢的感激之情，被感谢的一方受到鼓舞和鞭策，感谢一方从中也受到教育与鼓励，对其他人也有一定的感染力和号召力。（二）感谢信的写作格式和要求1.感谢信的写作格式是标题+称谓+正文+结尾+落款。（1）标题：第一行居中写“感谢信”或“致某某的感谢信”（2）称谓：可以写单位名称或被感谢对象的个人姓名和称呼（3）正文：交代清楚人物、事件、时间、地点、原因、结果，重点叙述对方关心、支持、帮助的态度和决心。•2.感谢信的写作要求•（1）叙述准确，表达清楚。把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其词；•（2）热情中肯，评论得当。表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。•（3）真实朴实，自然得体。•（4）文字要精炼，篇幅不要太长。中文200字左右即可；感谢信尊敬的总经理先生：入住贵酒店二晚，对酒店先进的硬件及优秀的软件深有感悟，特此向您表示感谢！我们是来自苏州福田金属有限公司的商务客人，因昨晚本人身体不适未能外出，后贵店楼层服务员进来送报纸时发现我躺在床上，便亲切地询问起原尾来，于是我把不适的情况向她进行了说明．没过多久，又来了一位客房中心的年轻服务员，她给我倒了一杯蜜水（蜂蜜），帮助我喝了下去，并拿来了贵地的苹果，告知我一些该注意及可能引起身体不适的因素，并安排好我躺下后才轻轻离开！对于我们经常出门在外的商务客来说，贵店这种细微之处的服务还是首次遇到，毕竟全国乃至世界各地的出差对我们来说是家常便饭，酒店对于软件方面所下的功夫也因此事而得以体现。在此，我向总经理先生您表示致谢！并也请转告我对那两位女服务员的感谢！XX2006年1月3号三、慰问信（一）概念、特点慰问信是表示向对方（一般是同级、或上级对下级单位、个人）关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下(如战争、自然灾害、事故)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信包括两种:一种是表示同情安慰;另一种是在节日表示问候。信应写得态度诚恳、真切！•特点：•1.亲切性。是写作者向收信者表示亲切慰劳和问候的书信，要充分体现出亲切、热情，以使对方感到写信者发自内心的关怀而深受鼓舞。•2.鼓舞性。如果是写给遭受灾害、遇到挫折的地区、单位和个人，要概括指出对方在不幸和困难中所表现出的可贵精神，指出战胜困难的有利条件，以鼓励对方增强战胜困境的信心。（二）慰问信的写作格式•结构是标题+称谓+正文+结语+落款•1.标题：第一行正中写“慰问信(电)”“×××致×××的慰问信(电)”。•2.称谓：第二行顶格写收信人名称并加冒号。•3.正文：第三行空两格起，写慰问的主要内容，要先用简练的文字交待慰问的原因，然后具体地叙述对方的感人事迹或遇到的困难和挫折，对取得成绩的要充分肯定，对遇到困难和挫折的要鼓励和安慰。•4.结语：写上祝愿的话，如“祝你们取得更大的胜利”“祝节日愉快，合家欢乐”等•5.落款：在右下方署上发信(电)人的名称或个人姓名，下一行写上发信(电)的年、月、日。（三）慰问信写作的基本要求（1）对象要明确：应根据不同的对象确定慰问内容和重点。如对死者家属：“为XXX的逝世，向你们致以最深切的悲悼。（2）感情要真挚：应以高度的政治热情，赞颂关怀或慰勉对方，使人受到鼓舞。（3）期待要殷切：如“望多休息，并注意以后在工作中节劳为盼。（4）语言要亲切：慰问信(电)的主题是向对方表示慰问，语言要精练、朴实、亲切、诚恳。慰问信表示同情安慰的慰问信江泽民主席昨晨致电布什总统哀悼坠机遇难者新华社北京11月13日电中国国家主席江泽民13日就美国一架客机在纽约失事致电美国总统布什。对遇难者表示哀悼。电文如下:美利坚合众国华盛顿白宫乔治·沃克·布什总统阁下:我昨晚与你通电话后不久，便惊悉，美国一架客机在纽约失事，造成重大人员伤亡和财产损失。我对此深感悲痛。我谨代表中国政府和人民，向你并通过你，向美国政府和人民表示深切慰问，对遇难者表示哀悼。中华人民共和国主席江泽民二00一年十一月十三日晨于北京第二节贺信、祝词•一、贺信•贺信(电)是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或以个人名义对取得巨大成绩，作出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。•一般篇幅较短，感情充沛，文字明快。•特点：一是祝贺性。表达对他人的祝贺和赞颂•二是信电性。通过书信的投递和电文的拍发达到祝贺的目的（二）贺信的结构与写法•结构：标题+称谓+正文+落款•1.标题•（1）只写“贺信”或“贺电”或“祝贺信”•（2）只写发给谁的贺信，如“给××公司贺信”•（3）写谁发的贺信，如“××公司贺信”•（4）既写发贺信者，也写接收贺信者，如××协会给××公司的贺信•2.称谓：•在标题的下一行左顶格书写接受贺信单位名称或个人姓名。•3.正文：开头+主体+结尾•（1）开头：用简练的语言写出祝贺理由，表示祝贺•（2）主体：简略交待发贺信(电)的原因，充分肯定和热情赞扬对方取得的成绩以及重要意义，还要有简要的评价性语言。•（3）结尾：写祝愿、鼓励和希望方面的内容•4.落款：由祝贺者单位名称或个人姓名与年、月、日构成（三）贺信的写作要求•1.强烈的感情色彩。感情要真挚饱满，语言要热情洋溢，个人以鼓舞、希望、褒扬之感•2.实事求是。要赞扬对方所取得的成绩，但对成绩的评价一定要实事求是，切忌讲过头话，否则会使对方感到不安。•3.语言简练。避免累赘，切忌浮夸老套，篇幅也不宜过长。贺信××姐：今天上午接到您的来信，知道您已平安生产，很快的过了半个月，我得到这喜讯，真是为您高兴！本应前来拜望您，看看您的小宝宝，因为公司里这几天业务繁忙，不好意思请假，稍过几天，我一定请假前来和您谈谈，当面向您道贺。我想您大概不会有“重男轻女”的旧观念吧！生男固然是好，生女的也是很好。在这男女平等的新时代中，生女有时候还胜过于生男呢，所以“休嫌一片瓦，珍重亦千金，”这两句笑话可博您一笑吧！今随信寄上一件包裹，里面有二套婴儿衫裤，送给小宝宝做出世的礼物，聊表我的贺意！希望您产后多多保重，特别注重营养和卫生，不仅可以使您早点复元，而且能够使您的小宝宝更健康活泼。其余的话，等面谈吧！祝健康快乐妹手上某月某日二、祝词•（一）祝词的概念和分类•祝词常用于重大节日、重要会议或庆典、宴请招待等集会性场合，是表示良好祝愿的一种文体。一般是通过口头表达，写好文稿后直接到现场宣读。•分类：一是祝事，多用于祝贺会议楷模、重大工程开工典礼、某些活动剪彩仪式等，也用于外事活动、友好往来之中，祝对方事业成功，双方友谊与日俱增。•二是祝寿，常用于祝贺老年人寿辰。•三是祝酒，用于喜庆佳节、庆典招待贵宾的场合。（二）祝词的结构与写作结构：标题+称谓+正文１、标题：第一行居中，一是直接写“祝词”，二是写出具体祝贺的内容如《某某省长在某某市某某晚宴上的祝词》２、称谓。在标题之下第一行顶格书写，写明接受祝贺的对象姓名及身份以示尊重。３、正文：开头+主体+结尾（1）开头：写明祝贺的缘由以及致词者的身份（2）主体：会议性的祝词，要写明会议的意义；庆贺性的贺词，要写明受贺对象所取得的成就及其意义；祝寿的贺词，要概括受贺对象已取得的业绩，赞颂其贡献精神。（3）结尾：要表示祝愿，有时还可以表示鼓励与希望。（三）祝词的写作要求•1.感情要真挚。要发自内心的感情，切不可“例行公事”敷衍几句•2.用词要准确。不能夸大其词，也不能故意贬低•3.篇幅力求简短。语言精炼，篇幅不能过长，言简意赅，避免罗嗦冗长祝酒词女士们、先生们：晚上好！中国国际XX展览会今天开幕了。今晚，我们有机会同各界朋友欢聚，感到很高兴。我谨代表中国国际贸易促进委员会XX市分会，对各位朋友光临我们的招待会，表示热烈欢迎！中国国际XX展览会自上午开幕以来，已引起了我市及外地科技人员的浓厚兴趣。这次展览会在上海举行，为来自全国各地的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步以及经济贸易的发展方面将起到积极作用。今晚,各国朋友欢聚一堂，我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。最后，请大家举杯，为中国国际XX展览会的圆满成功，为朋友们的健康，干杯！•祝词与贺词的异同•相同点：二者都是泛指对人、对事表示祝贺的言辞和文章，二者都富于强烈的感情色彩，针对性、场合性强。在某些场合二者可以互用，如祝寿可以说成贺寿。基于此，•祝词与贺词有时被合称为祝贺词，•不同点：•祝词一般对象是事情尚未成功，表示祝愿、希望的意思；而贺词一般对象是事情已成，表示庆贺、道喜的意思。如祝贺生日诞辰、结婚纪念、竣工庆典、荣升任职等。第三节欢迎词、欢送词与答谢词•一、欢迎词•（一）概念•欢迎词，欢迎词是由东道主出面对宾客的到来表示欢迎的应酬性的讲话。•欢迎词的特点•1）欢愉性•2）口语性3）简短性（二）欢迎词的结构与写法写作因落在对宾客的热烈欢迎之情上，要体现出迎客的诚意。格式：标题+称呼+正文+结尾一、欢迎词的开头，应对宾客的光临表示热烈的欢迎。二、欢迎词的主体，主要根据双方的关系，回顾相互交往的历程，阐明宾客来访的意义，展望美好的未来。三、欢迎词的结尾，应再次表示欢迎，并预祝来宾作客愉快。欢迎词例文：欢迎词女士们、先生们：值此×××厂30周年厂庆之际，请允许我代表×××厂，并以我个人的名义，向远道而来的贵宾们表示热烈的欢迎。朋友们不顾路途遥远专程前来贺喜并洽谈贸易合作事宜，为我厂30周年厂30周年庆更添了一份热烈和祥和，我由衷地感到高兴，并对朋友们为增进双方友好关系作出努力的行动，表示诚挚的谢意！今天在座的各位来宾中，有许多是我们的老朋友，我们之间有着良好的合作关系。我厂建厂30年能取得今天的成绩，离不开老朋友们的真诚合作和大力支持。对此，我们表示由衷的钦佩和感谢。同时，我们也为能有幸结识来自全国各地的新朋友感到十分高兴。在此，我谨再次向新朋友们表示热烈欢迎，并希望能与新朋友们密切协作，发展相互间的友好合作关系，发展相互间的友好合作关系。有朋自远方来，不亦乐乎。在此新朋老友相会之际，我提议：为今后我们之间的进一步合作，为我们之间日益增进的友谊，为朋友们的健康幸福，干杯！二、欢送词欢送词是欢送词是在接待迎送宾客结束时，对其离去表示友情欢送