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第二讲商务写作与实训仪第一章商务写作基础知识与技能概述1主题2材料3结构45语言和表达方式【教学目的】通过本章的学习，使学生了解商务写作的基础知识。认识《商务写作与训练》课程的性质和作用，了解商务写作的内容，掌握提高商务写作能力的基本方法。【重点】商务文书分类（商务公务文书；商务事务文书；商务策划调研文书；商务公共关系活动文案；涉外商务文书；商务公关礼仪文书；商务传播文书；工商税务审计海关文书）及其各自的结构。【难点】商务写作的技巧（步骤、要求）。第一节概述一、商务写作的概念（一）写作写作俗称“作文”或“写文书”，指的是人类运用语言的书面符号系统——文字所进行的一种创造性认识和书写实践活动，是通过书面形式记录、总结、贮存、交流、传播、普及信息的一种社会化的手段和行动。根据撰写文书目的的不同，写作可分为文学写作、基础写作和应用写作。1.文学写作。以文学创作活动为主体，主要是指语言艺术中诗歌、散文、小说、剧本等文学作品的创作。这类写作是以塑造艺术形象、抒情言志、丰富人们的精神生活为宗旨。2.基础写作。又称之为普通写作，主要是进行一般文书（记叙文、议论文、说明文）的写作。它以文书写作的一般原理、知识和写作方法为指导，传播知识，明事宣理，交流传递信息为主要目的。3.应用写作。又称之为商务写作，是指以实用为目的，从事商务文书写作，有着直接的实用目的和明显的实际功效的写作，是商务工作者最基本、最经常的工作内容；是商务工作者有计划、有组织、有成效地进行的一种创造性的认识和书写实践活动。（二）商务写作简言之，商务写作就是指人们在商务活动中所从事通用文书和各种实用文书的写作。商务写作以不同专业的各类实用文体为研究对象，运用一般写作原理在各专业写作领域，探讨各类实用文体的性质、类别、特点、功用和写作规律、规范、要求、方法和技巧等。总之，商务写作融现代的商务工作内容和系统的写作原理、知识、技能于一体，是现代写作学理论在商务工作领域里的特殊应用。它是现代写作学的一个重要组成部分，属于专业实用写作（又称专业应用写作）的范畴。二、商务写作的基本特征（一）实用性（二）真实性（三）时效性（四）思维的逻辑性（五）格式的稳定性（六）应用的广泛性三、商务写作的类型（一）商务公务文书类（二）商务事务文书类（三）商务策划调研文书类（四）涉外商务文书类（五）商务礼仪类（六）商务信息传播文书类（七）工商税务审计海关文书类（八）商务论文四、商务写作的功能(一)实用功能(二)传播功能(三)联系功能(四)规范功能五、商务写作的构成要素（一）主题（二）材料（三）结构（四）语言与表达方式五、商务写作的形式商务写作大体分成中式商务写作和西式商务写作。在国有企业和政府单位，常用的是中式商务写作；在外企公司，常用的是西式商务写作。除涉外商务文书要求参照国外通用规则外，其他商务文书均以中式商务写作为主。中式商务写作和西式商务写作的主要区别在于：①格式不同。东方语言和西方语言在写作格式上显著不同。②语言习惯不同。如中式信件的结尾，一般采用“此致敬礼”，或者“请领导批复为盼”等礼貌用语；在西式信件的结尾经常写“你忠实的某某”等。六、学习商务写作的意义商务文书的产生和发展适应了人类社会的发展需要。商务文书写作就是为了满足人们生活、工作、学习和情感交流的需要，就是为了满足物质和精神等不同文化层次的需要，以推动整个社会的文明和进步。商务写作是一项综合性、实践性很强的商务工作或者商务活动，它的研究对象不仅是静态的商务文书，而且更主要的是动态的写作主体。因此，为了满足商务活动的需要，以及商务工作者自身写作水平和能力的提高，离不开写作。如草拟文书、撰写调查报告、领导讲话稿、信函等。所以，掌握商务文书的基本知识、写作的方法、写作的技能，能十分熟练、得心应手地撰写各类商务文书，是衡量现代商务工作者素质、能力高低的重要标准，是衡量一个单位的工作质量与效能、社会声誉和集体形象的重要因素。七、商务写作者应具备的素养和能力（一）增强政策观念和政治敏感（二）掌握写作理论，遵循创作规律（三）加强专业知识与技能的培养1.涉猎广泛的知识领域2.熟悉自身业务提高技能3.加强语言修养（四）注重写作训练和文书修改情景写作实训【思考与练习】1.简述商务写作是以什么为目的的写作。2.简述商务文书具有哪些特点。【情景模拟写作】请按以下思路，分别写一篇基础文书和商务文书。××集团公司↓乱账多，员工主人翁精神衰弱↓财务管理混乱↓采取有力措施抓好财务制度第二节主题一、主题的概念所谓主题，即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文书全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。二、主题的基本特征（一）主题先行性（二）主题单一性（三）主题显露性三、主题的作用（一）主题是商务文书的灵魂和生命（二）主题对行文产生制约作用四、主题的表现方法（一）标题显旨（二）开头点旨（三）结尾点旨五、撰写主题的要求（一）正确（二）集中（三）深刻（四）鲜明情景写作实训【思考与练习】1.商务文书主题的作用主要表现在哪些方面？2.以小标题显旨，在各个小标题间必须体现什么关系？【情景模拟写作】阅读材料，按照小标题显旨要求，请以报告的形式重新整理下面一段材料。我公司自××××年××月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳定的方针，抓紧清理整顿方案的拟定和实施，积极查处了公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了集团公司赋予我们的任务，达到了预期的目的。具体做了以下工作：撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题；查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序；认真做好撤并公司的各项善后工作；加强了公司管理和法规、制度建设。第三节材料一、材料的概念所谓材料，指作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文书主题的事实或论据。材料是构成商务文书的要素之一。凡是在商务写作中用来提炼主题和表现主题的事实和观念，都是材料。没有材料的支撑，主题无法成立，更谈不上有什么说服力。提炼主题时使用的材料，数量众多，它们未必都会被写入商务文书去表现主题。但是，即便没有被选入文书去表现主题，它们在提炼主题时起过的作用也不应该被忽视。没有充分的材料，正确的主题就不可能产生，这是我们在前面已经讲过的道理。二、材料的基本特征（一）材料的真实性（二）材料的现实和新颖性（三）材料的典型性三、材料的类型（一）从内容上来分类1.事实性材料2.理论性材料（二）从形态、性质、来源的不同来分类1.个别性材料和综合性材料2.现实材料和历史材料3.正面材料和反面材料4.直接材料和间接材料。四、获取材料的方法如何获取材料，哪些材料是商务写作值得关注的？下面我们谈谈这个问题：（一）直接获取在观察中掌握材料在调查中拓展材料（二）间接获取通过查阅文献资料获取材料。五、材料的使用（一）围绕主题，挖掘材料的意义（二）根据主题的需要，进行详略处理（三）合理安排材料，注重条理情景写作实训【思考与练习】1.商务文书材料有哪些基本特征？2.在商务文书写作中，材料与主题的组织形式有哪几种类型？【情景模拟写作】试阅读下面一段文字，请按照主题与材料的组织形式进行修改。省质量监督部门2007年共抽查生产企业25810个，检查产品40900种，共55431批次，合格率为75.37%；抽查商业企业5235个，检验商品635种，共11526批次，商品合格率为63.63%。与其他省市相比，我省在全国排位，2002年是第8位，2007年不仅低于全国平均水平，而且下降到第19位。在我省生产领域和流通领域中，产（商）品合格率不高，问题十分严重。第四节结构一、结构的概念结构指文书依据内容的需要对层次、段落的安排。商务文书的结构，指对商务文书的内容进行的组织安排。二、结构的基本特征（一）固定性（二）条理性（三）差异性三、商务文书的常见结构模式（一）单段式（二）两段式（三）三段式（四）多段式（五）分部式（六）贯通式（七）条款（项）式（八）总分条文式（九）表格式（十）不成文式四、商务文书的结构与写法（一）标题1.公文式标题2.新闻式标题3.论文式标题（二）开头1.概述式2.说明依据式3.陈述目的式4.说明原因式5.议论式6.提问式（三）正文1.向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。2.写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。3.向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。4.向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。5.写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。（四）结尾1.强调式2.结论式3.说明式4.号召式5.建议式除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式等不一一列举，有的则没有结尾，自然收尾。五、商务文书结构的基本要求（一）要反映客观事物的本质联系和规律（二）要适应不同文种的体式特点（三）具有严密性情景写作实训【思考与练习】1.商务写作一般有多少种结构类型？2.对商务文书的结构有什么要求？【情景模拟写作】请给下面一则材料按照文书结构分段。怎样对待工作和学习呢？“工作忙，没时间学。”有部分同志这样说，摆出了学习和业务的矛盾。可是雷锋是怎样处理“红”与“专”这对矛盾的呢？他说：“我们在学习问题上也是提倡这种钉子精神，善于‘挤’和善于‘钻’。”我们应该学习雷锋同志这种“钉子”精神。第五节语言和表达方式一、商务写作的语言（一）语言的基本特征1.实用性2.无歧义性3.模式性4.概说性5.得体性（二）语言要求1.准确2.简洁3.庄重4.朴实5.生动（三）正确使用专业术语二、商务写作的表达方式（一）叙述1.叙述的作用2.叙述的特征3.叙述的类型与方法（1）概叙和细叙（2）顺叙、倒叙、插叙、分叙4.叙述的人称（二）议论1.议论的作用2.议论的要素（1）论点（2）论据（3）论证3.论证的基本方法（1）立论的基本方法（2）驳论的基本方法（三）说明1.说明的作用2.说明的类型3.常用的说明方法（1）比较说明（2）举例说明（3）数字说明（4）分类说明（5）定义说明（6）图形说明（7）引用说明4.说明的基本要求（1）态度必须客观（2）内容必须科学（3）表达必须精确情景写作实训【思考与练习】1.简述应用文写作常用的表达方式与一般文章写作有什么不同？2.简述商务文书语言的基本特征。3.修改下列句子，使其表述准确，语言简洁。（1）商务公务文书质量的优劣，都有损发文单位的形象。（2）凡必须拆除的违章建筑，不得用罚款代替。【情景模拟写作】下面是发掘杭州雷峰塔地宫的一段报道。请将关于地宫打开过程的文字改为概括叙述。不必交代具体时间，不超过40个字。上午9点整，考古队进入现场开始发掘。打开地宫并不容易，直到9时45分，考古人员才将压在地宫洞口的750公斤的巨石移开，露出93厘米长宽、13厘米厚的大理石盖板。盖板上没有任何文字，但考古人员在紫红色的泥土中发现了10枚唐开元通宝铜钱。10时5分盖板基本清理完毕。10时30分盖板绘图完毕。11时整盖板还没有打开，发掘现场发现越来越多的钱币。11时11分，最激动人心的时候到了，考古人员开始用撬杠撬开盖板。11时18分，考古人员翻开大理石盖板，地宫口终于打开了!