《办公自动化实训教程》

办公自动化实训教程Office2003在工作中的应用快要工作了，肯定会面临各种各样的电脑文书工作，我能够应付自如吗？本学期实训安排涵盖Word,Excel,PowerPoint三大办公软件的12个工作实例演示根据实例，每堂课做一次上机实战，作为平时成绩第13周/14周，随堂上机期末考试实训一：制作培训通知输入内容（建立文档、日期的插入、拼写和语法的检查、字数的统计）设置文字格式设置段落格式（间距和缩进的设置、格式刷、边框和底纹的设置）项目符号和编号（添加项目符号、添加编号、录入文字时自动创建项目符号或编号）制作回执表保存培训通知打印培训通知使用电子邮件发送培训通知实训二：制作成绩统计表初始化页面为表格添加标题插入表格修改表格结构输入表格内容美化表格利用公式进行自动计算排序成绩统计表跨页设置表格标题插入图表单元格的标识Word表格中每个单元格都有一个默认的唯一标识，标识的名称由单元格所在的列标和行号组合而成。列标使用字母A、B、C等表示，行号用数字1、2、3等表示，列标在前，行号在后。如：第三列第二行的单元格标识为C2。实训二：制作成绩统计表求平均值的公式=Average（C2，D2，E2，F2，G2，H2）=Average（C2：H2）实训二：制作成绩统计表页面设置（页边距、页面视图）制作流程图标题（绘制矩形，颜色填充，添加艺术字并编辑——文字“双色填充”效果、“朝鲜鼓形状”、设置阴影样式）绘制流程图框架（画布框的调整，绘制图形——准备、过程、决策、结束，复制图形Ctrl+D，改变自选图形）美化流程图（图形的对齐方式、自定义三维样式、颜色填充）绘制连接符实训三：制作购物流程图绘制连接符连接符看起来像线条，它始终与附加在一起的图形相连。也就是说，不论怎样拖动各种图形，只要它们是以连接符相连的，就始终连在一起。实训三：制作购物流程图实训四：制作产品宣传手册第一步：设置小册子页面•纸张大小-自定义大小-宽度21.2厘米、高度27.8厘米；•页边距-纸张横向-上下1厘米、左右1.27厘米；•分隔符-分页符；•设置虚框，辅助对齐——插入表格：1行3列，线型：无边框；实训四：制作产品宣传手册第二步：制作小册子封面•标题的制作：绘制圆角矩形，调节黄色菱形控制点；设置大小高度1.86厘米，宽度8.33厘米）；设置填充效果（预设-宝石蓝）；将所有图形组合•文本框设置：颜色-其他颜色-自定义-模式RGB，红色102、绿色153、蓝色153；粗细-2磅•插入图片：浮于文字上方实训四：制作产品宣传手册第二步：制作小册子封面（续）•说明部分的制作：绘制椭圆，拖动绿色控制点，向左旋转10度，高度1.44厘米，宽度4.78厘米•文本框设置：字体二号；格式-字体菜单-字符间距-缩放80%，磅值1；电话信息文本框的填充颜色（红色102、绿色102、蓝色204)•将图片与文本框组合-复制-选择性粘贴-图片（增强型图元文件），使其变为图片格式•添加阴影样式6•插入剪贴画实训四：制作产品宣传手册第三步：制作小册子内页•添加背景图片：格式-背景-水印-图片水印-选择图片，缩放150%•文本框的链接运用：连续画出2个空白文本框，右键点击第一个，选择“创建文本链接”，鼠标变成小水壶样式，点击第二个空白文本框（作用：当第一个文本框内容填满时，文字会自动移到下一个文本框中）实训五：制作统一的信函理解邮件合并邮件合并中，要处理三个不同的元素：主文档；为主文档提供信息的数据源；合并文档（完成的文档集）。邮件合并并不一定真的是指信函邮件的合并，使用这一功能可以将主文档和数据源合并为一。理解邮件合并主文档：Word文档。数据源：可以是Word表格、Excel工作表、Outlook联系人列表或Access数据库等。合并文档：主文档的副本，是个Word文档，此文档不必保存。案例知识点讲解：掌握邮件合并的三个操作步骤1、建立主文档：简单Word文档2、建立数据源：Word表格（或Excel表格、Outlook表格）3、文档合并（邮件合并）案例知识点讲解：邮件合并操作方法——通过“邮件合并”任务窗格操作执行【工具】【信函与邮件】【邮件合并】菜单命令在任务窗格中选择文件类型→信函，使用当前文档选取收件人→使用现有列表→浏览→打开数据源→确定/编辑撰写信函→定位插入点→其它项目→插入合并域预览信函→合并完成→编辑个人信函/打印→合并到新文档实训六：毕业论文的排版案例知识点讲解：掌握样式的设置方法新建样式执行菜单栏上的【格式】【样式和格式】命令提示：Word使用层次结构来组织文档，Word目录的自动生成是基于大纲级别和段落样式的。案例知识点讲解：掌握样式的设置方法修改样式案例知识点讲解：熟悉长文档的阅读方式执行菜单栏上的【视图】【大纲】命令。执行菜单上的【视图】【阅读版式】命令。【窗口】【拆分】右下角的“按对象浏览”功能案例知识点讲解：熟悉插入目录的方法1.自动提取目录。执行菜单栏上的【插入】【引用】【索引和目录】命令。案例知识点讲解：熟悉插入目录的方法2.使用制表位修改目录执行菜单栏上的【格式】【制表位】命令。实训七：制作客户信息表案例知识点讲解：熟悉Excel2003的基本功能建立文档①双击桌面Excel图标，或从开始菜单启动Excel②启动后，默认打开一空白Excel文档。也可以单击“常用”工具栏中【新建空白文档】按钮进行创建。案例知识点讲解：熟悉Excel2003的基本功能保存文档单击“常用”工具栏中【保存】按钮另存为设置统一的密码：123案例知识点讲解：熟悉Excel2003的基本功能输入数据手工输入，可输入中、英文文本、数字、公式等使用自动填充功能快速复制或填充有序数据编号的输入技巧：‘+001案例知识点讲解：格式的设置单元格字体、对齐方式、数字格式、边框和底纹等设置单击菜单栏的【格式】【单元格】命令通过“格式”工具栏进行设置案例知识点讲解：格式的设置数字格式设置数字格式可改变单元格中数据的显示格式。常见的数字格式有常规、数值、货币、日期、时间、百分比、文本和自定义等。调整工作表行高列宽鼠标操作—拖动列标右边界调整列宽；双击列标右边界“最适合的宽度”单击菜单栏的【格式】【行】或【列】命令使用自动填充功能快速复制表格的底纹案例知识点讲解：插入图片单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令Excel中，可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选图形等图形对象，与Word不同的是，插入的图形总是浮于文字上方。案例知识点讲解：工作表的操作增加、删除、命名工作表①在工作表标签区中单击选择工作表标签②单击右键，在快捷菜单上选择【插入】/【删除表】/【重命名】命令冻结窗格光标停留在A4单元格，单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格】隐藏工作表中的网格线①单击菜单栏中的【工具】【选项】命令，打开的【选项】对话框②选择【视图】选项卡，在“窗口选项”中取消“网格线”的勾选案例知识点讲解：打印工作表页面设置设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等页眉/页脚的设置①单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的【页面设置】对话框。②选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页眉/页脚】按钮，打开【页眉/页脚】对话框案例知识点讲解：页面设置设置标题行—使得每页顶端或左端都出现标题①在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡②在“顶端标题行”或“左端标题列”选项框中选择设置标题行或列打印预览打印工作表实训八制作个人收支明细表案例中一些基本的原始数据外，其他的各项统计项都是通过Excel提供的公式和函数自动计算完成的。同时通过有效性及保护来尽量避免在输入数据时的误操作。案例知识点讲解：公式和函数插入函数①选择结果单元格，单击菜单栏中的【插入】【函数】命令②打开的【插入函数】对话框，选择应用函数③打开【函数参数】对话框，设置函数各计算参数案例知识点讲解：公式和函数输入公式①选择结果单元格②输入等号“=”，③输入运算公式，按回车键确认。Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本一致。它总是以“=”开始，可以使用+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、^（乘幂）、()（小括号）、（大于号）、（小于号）、=（等于号）、=（大于等于号）和&（连字符）等运算符。公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制案例知识点讲解：单元格引用引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位置。相对引用如：A2绝对引用如：$A$2混合引用如：$A2或A$2相对引用与绝对引用的区别：当复制公式时，相对引用会根据其发生改变，而绝对引用不会。在公式中输入单元格引用，可直接选择该单元格或区域，支持Ctrl键和Shift键。引用运算符含义示例说明:（冒号）区域运算，两个引用间的连续单元格区域SUM(A2:B3)A2～B3四个单元格的和,（逗号）联合运算，多个引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三个单元格的和（空格）交叉运算，同属于两个引用的单元格SUM(A2:B3B2:B4)B2,B3二个单元格的和IF函数需要三个参数：第一个参数Logical_test为条件第二个参数Value_if_true为条件成立时函数的返回值第三个参数Value_if_false为条件不成立时函数的返回值以单元格O5为例（插入-函数-逻辑）：$N$8=0，表示如果单元格$N$8等于0（即全年收入合计为0）“”，表示那么单元格O5显示为空白（“”表示空字符串）N5/$N$8，否则显示公式N5/$N$8的计算结果（即工资占总收入的比例）计算各项收、支所占收、支总额的比例（IF函数及绝对引用的合并使用）考虑除法中被除数不能为0和公式复制的问题案例知识点讲解：验证数据有效性通过给单元格设置“数据有效性”，来限制单元格数据的输入，从而避免输入数据时误操作。①选定设置“数据有效性”的单元格区域②单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令，打开的【数据有效性】对话框。③选择【设置】选项卡，设置“有效性的条件”④选择【出错警告】选项卡，设置“输入无效信息时显示出错警告”案例知识点讲解：设置条件格式通过条件格式，可将满足特定条件的单元格以指定的格式显示，从而达到突出重要数据的目的。①选定设置“条件格式”的单元格区域②单击菜单栏中的【格式】【条件格式】命令，打开的【条件格式】对话框③在“条件？”中设置满足条件④单击【格式】按钮，在打开的【单元格格式】对话框中设置满足条件后的格式⑤还可以单击【添加】按钮，添加新的条件格式案例知识点讲解：保护工作表保护工作表的作用为保护工作表中的锁定单元格（默认），使得这些单元格不能被编辑修改。①选定所有不需保护的单元格区域②单击菜单栏中的【格式】【单元格】命令，打开的【单元格】对话框。③选择【保护】选项卡，单击取消“锁定”选项。④单击菜单栏中的【工具】【保护】【保护工作表】命令，打开的【保护工作表】对话框。⑤选择“保护工作表及锁定的单元格内容”选项，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入工作表的保护密码，并设置保护后可执行的操作。案例知识点讲解：复制工作表①在工作表标签区中，选中工作表标签。②单击右键，在快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框中③在“工作簿”选项中选择目标工作簿④选择“建立副本”（如不选择则为移动），单击【确定】按钮。实训九销售统计分析案例知识点讲解：数据清单数据清单（也称数据列表），指包含系列相关数据的标准二维表格，其中每行是一个完整的信息，而同列的数据项应具有的相同数据类型。记录单可对数据清单进行浏览、修改、输入、删除、和查找等管理操作单击菜单栏中的【数据】【记录单】命令，打开【记录单】对话框案例知识点讲解：排序①首先选定数据清单中任一单元格（如果要排序的是部分数据清单或非标准数据清单，则要选择要排序的完整数据区域。）②单击菜单栏