word操作技巧

word操作技巧一、Word排版问题1.Word中如何解决文字输入中的首行缩进两个字符问题在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在段落→缩进与间距→特殊格式中确定需要首行缩进两个字符，段落→缩进与间距→度量值有时会显示厘米，这样就无法精确计算两个字是多少。如何处理?先选择区域，再选择一下字体宋体，再选择段落→缩进与间距→特殊格式→首行缩进，再选择度量值便会出现缩进两个字符了，点击一下，以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。2.word中一次性完成文档中的所有样式设置如果已经在文档中为各级标题指定了样式，但又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调；Word2007内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。只要选择了某个样式集，其中的样式设置会自动应用于全篇文档。操作如下：（1）在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更改样式】按钮。（2）在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会以菜单的方式显示在您的面前。（3）用鼠标指针滑过每个样式集，就可以直接在文档中预览其应用后的效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。3.word样式排版Word2007中对样式操作的地方，可以在Word2007自带的样式编辑器里面对样式进行新建、修改和删除。在Word2007里面，对样式的操作主要是集中在下图所列位置上，在“样式窗口”里，下面有三个按钮：新建样式、检查样式和管理样式，在文章排版的时候，一般最多只用到第一个。从格式生成样式。3对样式的操作。在任何一个样式上右击，可以有下图所示的菜单出现。可以看到，能够对样式进行修改、同时可以选择所有应用这个样式的文字。4对样式的修改。点击修改之后，会出现下图的窗口，正如之前指出的，样式是格式的集合，我们可以在左下角的格式修改框中修改这个样式中包含的所有格式，包括字体格式、段落格式等。4.目录排版样式管理器。在一个新建的空白文档中，自然有“标题1”“标题2”“标题3”三种样式，当打开下图所示的样式管理器，就会发现从标题4到标题9，目录1到目录9的样式，叫做“题注”的样式等等。不过后面这些样式在你不用的时候会隐藏起来。2插入目录的方法。在文档中插入目录的方法，如下图所示。3入目录窗口。在如下图所示的弹出的新窗口中，可以做一些对目录的修改。可以选择目录中没有页码、或者页码对齐方式以及从项目到页码之间用什么符号来连接。4目录选项。点击上图的“选项”按钮，可以选择用哪些样式来生成哪个级别的目录，如下图所示，在图中所示的是标题1-3分别为1-3级目录，如果没有目录级别则不出现在目录中。5修改目录样式。点击步骤3图中的“修改”按钮，可以修改目录1-9的样式，也就是其呈现的方式。5.章节自动编号的排版新增多级列表。在“多级列表”中，点选“定义新多级列表”，如下图所示。2修改多级列表。然后可以在下图中，修改编号格式，将第一级改为“第1章”，注意里面的1应该是有灰色底纹的。然后点击下面的“更多”，在右边新出现的几个选项中，将多级列表的第一级和“标题1”样式链接。同时选择在库中的级别为1。依次类推，将2级和3级列表和“标题2”“标题3”的样式链接，库中的级别分别为2和3。缩进和对齐都按照论文要求设为0厘米。然后按照格式要求，修改标题1-3的格式，包括字体和段落。自动编号示例。以后写文章，就可以只写章节的名字而不是编号了，比如第一章引言，就只需要键入“引言”，然后使其为标题1的样式就行，如下图所示。6.插入图片和表格的排版1插入题注。在文章中插入一个图片，然后右击图片，如下图所示。选择“插入题注”，如果没有“图”或者“表”的话就新建一个。取消“题注中不包括标签”。题注设置。在“编号”选项中勾选“包含章节号”，如果你是采用前面所说的章节自动编号方式的话，出来的图或者表的题注就是“图1-1”或者“图1.1-1”。3插入图表目录。如果有表的话，需要插入一个表目录。直接在“引用”-“题注”-“插入图表目录”，这个时候会给你选择是对哪个标签生成目录。4图表目录设置。如果选图的话就把所有用“图”这个标签的“东西”名字及其所在位置抓成目录，如下图所示。其设置与普通目录相同。5嵌入式图片混排对齐。我们经常遇到的问题是，在嵌入式图片同文字在一段的时候，图片的下缘不会和文字的下缘对齐。要想对齐的话，可以选中这幅图片，然后打开字体格式设置，“字符间距”选项卡中，位置选择“降低”，磅值稍作调整即可，如下图所示。6.页眉问题Word页眉自动出现一根直线，怎么删除格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边选中页眉文字和箭头-格式-边框和底纹设置选无。二、word编辑问题1.word中妙用Ctrl+Z，取消自动项目编号在没有改变Word缺省设置的情况下，输入：一、基本情况后再换行时，系统会自动将其行为变成项目自动编号形式，并在下一行添加了二、字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的一、已经变成项目编号了，不可选，在我们继续输入文字后，Word的自动项目编号就会直接影响着文档的排版效果。如何去除?用Ctrl+Z就可发挥作用了。我们在输入一、基本情况敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。其原因是Word系统中有自动更正的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入1、计算机的实际应用并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，二是自动将这两行变为自动编号的形式。Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作，恢复到以前的某一步。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个动作，系统只做一个动作，而没有做自动编号，所以在此以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的自动更正(即自动更正为自动编号形式)，你可以按你的需要编制段落标题号了。2.Word中数字快速转换大写金额的方法（1）在Word中输入12345，然后点击“插入→数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。（2）在搜狗输入法下，可以在输入的小写数字前加个字母“V”，即可出现大写金额。3.Word文档编辑过程中，经常需要插入图片，如果发现插入的图片只显示一部分，怎么才能完全显示呢？例如有如下Word文档，现在第二行处插入一图片。2光标第二行，然后在“插入”选项卡，单击“图片”图标来选择插入的图片，插入后的效果如下图所示（发现图片显示不全）。3现在告诉大家解决办法。方法一：A、单击选中图片，然后在“开始”选项卡“样式”组，单击“正文”。4B、现在即可显示全图了，如下图所示。5方法二：A、将光标移动到插入图片的地方，然后右击，在快捷菜单中选择“段落”。Ｂ、打开“段落”对话框，将“缩进和间距”选项卡中“行距”设为“单倍行距”或“1.5倍行距”或“2倍行距”或“多倍行距”（这里以选择单倍行距为例），然后单击“确定”。C、现在即可显示全图了，如下图所示。注意事项Word文档插入图片显示一部分是因为段落设置了固定值行距而导致。4.有时候打开word发现图片完全不显示，只有一个框框，连像上面说的半截，一行都没有，那这又是怎么解决呢？点击word左上角office标准，下拉菜单-word选项，如图。在弹出的对话框中，选择高级-下拉滚动一下，看到显示文本内容-你会看到一个显示图片框的选项给勾选上了，把勾去掉就可以了。确定之后，你就会发现，一切又恢复正常了。5.Word2010中巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我们在编写报告等文字材料时，需要经过多次修改，Word中虽然为修订提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，有时需在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在Word中版本功能，对上述问题迎刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下文件→版本→现在保存，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开文件→版本→现在保存，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。6.如何告知他人这是最终版本的文档当你对某个文档进行编辑或修改，并确定该文档已经最终完成之后，很可能不希望阅读这个文档的其他人再对其进行任何修改。为了提醒其他人留意，要么你可以在文档的第一行用“请不要修改此文档！”之类的语句来告知读者，但会影响到整个文档的美观性，而且让别人觉得你不够专业；其实使用全新的“标记为最终状态”功能就能完美解决这个问题。操作如下：（1）打开或新建一个Word2007文档，对其进行编辑或修改，直至确定将其作为最终版本。（2）单击【Office按钮】，并从菜单中执行【准备】——【标记为最终状态】命令。（3）执行该命令之后，Word2007会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记行为。只要你确定过后，文档的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何人的编辑、修改或保存操作，而且会在状态栏中显示“标记为最终状态”图标。7.Word2010中用表格→标题行重复功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用表格功能，设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也没有标题，不能实现满页打印。如果你用一下Word中的表格→标题行重复，就可以实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中用粘贴功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击表格→重复标题行就完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，至第二页，是不是自动满页显示?此功能在处理进行工程决算审计表中，你需要在Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。8.Word2010中巧用替换功能，删除Word文档多余的空行有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件)，一行一行的删除费时费力，这时我们可用替换功能来轻松解决(在wps中删除空是很方便的)，方法如下。打开编辑→替换，把光标定位在查找内容输入框中，单击高级按钮，选择特殊字符中的段落标记(P)两次，在输入框中会显示^P^P，然后在替换为输入框中用上面的方法插入一个段落标记(P)(一个^P)，再按下全部替换按钮。这样多余的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一下就可以了，如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的^P加个空格，再加上^P，替换为^P，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了。此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行段落标记，是自动换行(页面行末显示的符号是?)，还是手动换行(页面行末显示的符号是↓)，前面去空行的是自动换行符。对文件中手动换行符(Shift+回车)形成的空行，在替换时需要选择特殊字符中的人工换行(L)两次，即用^l^l替换成^l，空行便可去除。总之用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然可换不了啊。9.Word2010中利用插入→对齐方式→页码→内侧功能，让文稿正反的页码能在正确位置打印在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右侧，先打这几页，然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页码就自然对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用插入→对齐方式→页码→内侧功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页，然后将纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页，这样处理后页码自然对齐。10.Word2003/20