公司盘点管理制度

公司盘点管理制度第一章总则为加强公司存货资产管理，保障公司存货资产的安全性、完整性、准确性，及时、真实地反映公司存货资产的结存及利用状况，使公司存货资产的盘点更加规范化、制度化，为下阶段的销售、采购计划及财务成本核算提供依据，根据公司实际情况，特制定本管理制度。第二章盘点范围一、盘点范围：仓库所有库存商品。第三章盘点职责一、仓库部：负责组织、实施仓库盘点作业、最终盘点数据的查核，校正，盘点总结。二、财务部：负责稽核仓库盘点作业数据，以反馈其正确性；负责盘点差异数据的批量调整。第四章管理流程一、盘点方式1、月末盘点仓库平均每个月组织一次盘点，盘点时间一般在本月的月底1-2两天；月末盘点由仓库负责组织，财务部负责稽核；2、年中及年末盘点（1）仓库每年进行两次大盘点，盘点时间一般在年中及年末放假前的销售淡季；（2）年中及年末盘点由仓库负责组织，财务部负责稽核；3、不定期盘点不定期盘点由财务部根据需要进行安排，仓库配合财务完成；二、盘点方法及注意事项1、盘点采用实盘实点方式，禁止目测数量、估计数量；2、盘点时注意商品的摆放，盘点后需要对商品进行整理，保持原来的或合理的摆放顺序；3、所负责区域内商品料需要全部盘点完毕并按要求做相应记录；4、盘点过程中注意保管好“盘点表”，避免遗失，造成严重后果；三、盘点计划1、盘点计划书（1）月底盘点由仓库和财务部自发根据工作情况组织进行，年中及年末盘点需要征得总经理的同意；（2）开始准备盘点一周前需要制作好“盘点计划书”，计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、帐务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划。2、时间安排（1）初盘时间：确定初步的盘点结果数据；我司初盘时间计划在一天至两天内完成；（2）复盘时间：验证初盘结果数据的准确性；我司复盘时间根据情况安排在第一天完成或在第二天进行；（3）稽核时间：稽核初盘、复盘的盘点数据，发现问题，指正错误；我司稽核时间根据稽核人员的安排而定，在初盘、复盘的过程中或结束后都可以进行，一般在复盘结束后进行；（4）盘点开始时间和盘点计划共用时间根据当月销售情况、工作任务情况来确定，总体原则是保证盘点质量和不严重影响仓库正常工作任务；3、相关部门配合事项（1）盘点前一周发“仓库盘点计划“通知财务部、质检部、采购部、客服部、计划部、车间、并抄送总经理，说明相关盘点事宜；仓库盘点期间禁止商品出入库；（2）盘点三天前要求采购部尽量要求供应商将货物提前送至仓库收货，以提前完成收货及入库任务，避免影响正常发货；（3）盘点三天前通知质检部，要求其在盘点前4小时完成检验任务，以便仓库及时完成商品入库任务；（4）盘点前和录入员沟通好，预计什么时间将最终盘点数据给到，由其安排对数据进行库存调整工作；（5）盘点前和采购计划沟通好，预计什么时间物资将不做出入库业务（6）盘点前和客服部沟通好，预计什么时间不打销售单商品出库4、盘点工作准备（1）盘点一周前开始追回借出商品，在盘点前一天将借出商品全部追回，未追回的要求其补相关单据；因时间关系未追回也未补单据的，借出商品数量作为库存盘点，并在盘点表上注明，借出商品单作为依据；（2）盘点前需要将所有能入库归位的商品全部归位入库登帐，不能归位入库或未登帐的进行特殊标示注明不参加本次盘点；（3）将仓库所有商品进行整理整顿标示，所有商品外箱上都要求有相应商品名称、规格、型号、储位标示。（4）盘点前仓库帐务需要全部处理完毕；（5）帐务处理完毕后需要制作“仓库盘点表”，并将完成后的电子档发邮件给对应财务人员；（6）在盘点计划时间只有一天的情况下，需要组织人员先对库存商品进行初盘；第五章盘点作业流程一、初盘1、初盘作业流程（1）初盘人准备相关文具及资料（A4夹板、笔、盘点表）；（2）根据“盘点计划”的安排对所负责区域内进行盘点；（3）按商品的储位先后顺序对其进行盘点；（4）商品点数完成确定无误后，根据储位和SKU在“盘点表”中找出对应的商品行，并在表中“商品盘点数量”一栏记录盘点数量；（5）按此方法及流程盘完所有商品；（6）在此之前如果安排有“初盘前盘点”，则此时只需要根据商品外箱“盘点卡”上的标示确定正确的SKU、储位信息和盘点表上的SKU、储位信息进行对应，并在“盘点表”上对应的“箱装盘点数量”一栏填上数量即可，同时需要在“盘点卡”上进行盘点标记表示已经记录了盘点数量；（7）如之前未安排“初盘前盘点”或发现异常情况（如外箱未封箱、外箱破裂或其他异常时）需要对箱内商品进行点数；点数完成确定无误后根据外箱“盘点卡”上信息在对应盘点表的“箱装盘点数量”一栏填上数量即可；（8）按以上方法及流程完成负责区域内整个货架物料的盘点；（9）初盘完成后根据记录的盘点异常差异数据对商品再盘点一次，以保证初盘数据的正确性；（10）在盘点过程中发现异常问题不能正确判定或不能正确解决时可以找“查核人”处理。初盘时需要重点注意下盘点数据错误原因：商品储位错误，商品标示SKU错误，商品混装等；（11）初盘完成后，初盘人在“初盘盘点表”上签名确认，签字后将初盘盘点表复印一份交给仓库存档，并将原件给到指定的复盘人进行复盘；（12）初盘时如发现该货架物料不在所负责的盘点表中，但是属于该货架商品，同样需要进行盘点，并对应记录在“盘点表”的相应栏中；（13）特殊区域内（无储位标示物料、未进行归位物料）的商品盘点由指定人员进行；（14）初盘完成后需要检查是否所有箱装商品都有进行盘点，和箱上的盘点卡是否有表示已记录盘点数据的盘点标记。二、复盘1、复盘注意事项（1）复盘时需要重点查找以下错误原因：商品储位错误，商品标示错误，商品混装等；（2）复盘有问题的需要找到初盘人进行数量确认；2、复盘作业流程（1）复盘人对“初盘盘点表“进行分析，快速作出盘点对策，按照先盘点差异大后盘点差异小、再抽查无差异商品的方法进行复盘工作；复盘可安排在初盘结束后进行，且可根据情况在复盘结束后再安排一次复盘；（2）复盘时根据初盘的作业方法和流程对异常数据商品进行再一次点数盘点，如确定初盘盘点数量正确时，则“盘点表”的“复盘数量”不用填写数量；如确定初盘盘点数量错误时，则在“盘点表”的“复盘数量”填写正确数量；（3）初盘所有差异数据都需要经过复盘盘点；（4）复盘完成后，与初盘数据有差异的需要找初盘人予以当面核对，核对完成后，将正确的数量填写在“盘点表”的“复盘数量”栏，如以前已经填写，则予以修改；（5）复盘人与初盘人核对数量后，需要将初盘人盘点错误的次数记录在“盘点表”的“初盘错误次数”中；（7）复盘人不需要找出商品盘点数据差异的原因，如果很清楚确定没有错误可以将错误原因写在盘点表备注栏中；（8）复盘时需要查核是否所有的箱装商品全部盘点完成及是否有做盘点标记。三、查核1、查核注意事项（1）查核最主要的是最终确定商品差异，和差异原因；（2）查核对于问题很大的，也不要光凭经验和主观判断，需要找初盘人或复盘人确定；2、查核作业流程（1）查核人对复盘后的盘点表数据进行分析，以确定查核重点、方向、范围等，按照先盘点数据差异大后盘点数据差异小的方法进行查核工作；查核可安排在初盘或复盘过程中或结束之后；（2）查核人根据初盘、复盘的盘点方法对商品异常进行查核，将正确的查核数据填写在“盘点表”上的“查核数量”栏中；（3）确定最终的商品盘点差异后需要进一步找出错误原因并写在“盘点表”的相应位置；（4）按以上流程完成查核工作，将复盘的错误次数记录在“盘点表”中；（5）查核人完成查核工作后在“盘点表”上签字并将“盘点表”交给仓库经理，由仓库安排“盘点数据录入员”进行数据录入工作；第五章盘点资料管理及账务处理一、最终盘点表审核1、仓库确认及查明盘点差异原因2、因我司物流系统的原因，一般经过仓库确定的最终盘点表在盘点数据库存调整之前没有足够的时间去查核，只能先将“盘点差异表”发给IT部调整再查核未查明原因的盘点差异商品；在盘点差异商品较少的情况下（可以先发盘点差异表给采购，不影响采购交货的情况下，），需要全部找出原因再经过总经理审核后再调整；3、在盘点差异数据经过库存调整之后，仓库继续根据差异数据查核差异原因，需要保证将所有的差异原因全部找出。4、全部找出差异原因后查核人将电子档盘点表的差异原因更新，交仓库人员审核，仓库人员将商品金额纳入核算，最终将“盘点差异（含商品和金额差异）表”呈交总经理审核签字；5、仓库根据盘点差异情况对责任人进行考核；6、仓库对“盘点差异表”进行存档；7、财务确认（1）在仓库盘点完成后，财务稽核人员在仓库“盘点表”的相应位置签名，并根据稽核情况注明“稽核商品抽查率”、“稽核抽查金额比率”、“稽核抽样盘点错误率”等；（2）总经理审核完成后“盘点差异表”由财务部存档；（3）总经理审核二、盘点库存数据校正1、总经理书面或口头同意对“盘点表”差异数据进行调整后，由财务部门根据仓库发送的电子档“盘点表”负责对差异数据进行调整；2、盘点总结及报告（1）根据盘点期间的各种情况进行总结，尤其对盘点差异原因进行总结，写成“盘点总结及报告“；发送总经理审核，抄送财务部；（2）盘点总结报告需要对以下项目进行说明：本次盘点结果、初盘情况、复盘情况、盘点差异原因分析、以后的工作改善措施等；第六章罚则一、在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点；二、盘点过程中严禁弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗；复盘人不按要求对初盘异常数据进行复盘；不按盘点作业流程作业等（特殊情况需要领导批准）；三、对在盘点过程中表现特别优异和特别差的人员参考“仓库管理及奖惩制度”做相应考核；仓库根据最终“盘点差异表”数据及原因对相关责任人进行考核；四、仓库初盘人员所负责的商品，在复盘及查核过程中帐卡物都没有发现问题的，加之平时的表现，公司将给予一定的奖励，奖励金额50-100元不等；五、仓库初盘人员所负责的商品，在复盘及查核过程中发现问题较多的（仓库库存目标准确率98％根据个人所管辖的物料点数未达目标），且平时表现不佳者，公司将给予一定的惩罚，惩罚金额50-100元不等第七章附则一、本制度自发布之日起执行二、本制度最终解释权归财务部所有深圳XXXXX有限公司财务部2016年09月22日