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广东省高标准基本农田建设项目档案资料收集与管理广东省土地开发储备局沈志宏惠州2015年11月18日主要依据《广东省高标准基本农田建设项目和资金管理暂行办法》（粤财农〔2012〕489号）《广东省高标准基本农田建设项目设计编制规程（试行）》（粤国土资耕保发〔2012〕187号）《广东省高标准基本农田建设项目验收规程（试行）》（粤财农〔2012〕190号）《广东省高标准基本农田建设项目资金财政直接支付申请和审核规程（暂行）》（粤财农〔2012〕490号）《土地整治工程质量检验与评定规程》（TDT1041--2013）、《土地整治项目施工监理规范》（TDT1042--2013）、《土地整治项目验收规程》（TDT1013--2013）等。主要内容一、项目档案资料收集、管理整理基本要求二、项目档案资料收集的内容和要求档案资料收集、管理基本要求（8方面）一、项目资料收集、整理与归档的重要性二、当前档案资料管理主要存在的问题三、项目档案的归档四、项目档案归档原则五、项目档案归档文件六、归档质量要求七、资料组卷及编码要求八、项目档案资料目录档案资料收集、管理基本要求（一）项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义（6）项目资料是项目全过程的真实反映和写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证；项目资料是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用；项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用；土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可少的材料；项目信息档案资料是项目管理的数字化、信息化的基础对其他工程起借鉴参考作用。档案资料收集、管理基本要求（二）当前档案资料管理主要存在的问题（5）1、资料收集不齐（施工、监理签证和单项工程验收资料）2、数据不一致（图、文、表，前、后数据不一致）3、格式不规范（原始签证资料、设计变更资料）4、调阅、使用丢失时有发生5、竣工资料移交不及时、版本多6、没专人负责，档案管理混乱(难找)档案资料收集、管理基本要求（三）项目档案的归档项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，所以必须规范管理，制定相应的项目档案管理规章制度和要求。项目建设过程中，项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，属于项目单位归档范围的档案资料，有关单位应按时、保质、保量移交项目单位，项目单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续。分类方式：项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；按立项设计阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。项目档案归档时间，可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理，项目竣工验收后，一个月内应完成档案的归档工作。档案资料收集、管理整理基本要求（四）项目档案归档原则1、档案资料应“便于检索”。2、档案资料应分门别类归档。3、卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系。4、案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容。5、卷内页号、目录和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物，破损的文件必须立即修复。6、案卷装订牢固、美观；档案分类、组卷科学便于保存和利用。档案资料收集、管理整理基本要求（五）项目档案归档文件与项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过程的文件和具有保存价值的各种载体均属于归档范围。主要包括：1、项目立项、设计申报和审批资料可行性研究报告及立项批准文件、设计报告和预算（含图册）及批准文件，设计变更资料、设计工作报告。2、招投标资料招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。3、实施管理资料项目实施方案、领导机构成立文件、管理制度、会议纪要、项目建设大事记、竣工报告。4、合同资料土地清查、勘测、设计、监理、施工、招标代理等合同文件；拆迁补偿协议、管护协议等；有关单位资质材料。5、监理资料监理规划、细则；月报、日记；质量、进度、投资控制资料；监理工作报告。档案资料收集、管理整理基本要求（五）项目档案归档文件6、施工管理资料施工组织设计、施工月报及日记、质量事故记录、单元工程质量检测与评定资料、施工质量检测资料、工程计量原始记录、竣工图纸、施工管理工作报告7、权属管理资料权属调整方案公告、方案、协议以及权属管理工作报告、土地权属界线图、地籍图。8、财务档案竣工决算资料、审计资料9、验收资料工程复核报告、历次验收成果资料、竣工图10、影像资料照片、录像11、其他资料工程管护资料、稽查及核查资料、电子文档档案资料收集、管理整理基本要求备查资料表序号分类内容1项目立项、设计审批资料可行性研究报告及立项批准文件、设计报告和预算（含图册）及批准文件，设计变更资料、设计工作报告。2招投标资料招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等3实施管理资料项目实施方案、领导机构成立文件、管理制度、会议纪要、项目建设大事记、竣工报告4合同资料土地清查、勘测、设计、监理、施工、招标代理等合同文件；拆迁补偿协议、管护协议等；有关单位资质材料5监理资料监理规划、细则；月报、日记；质量、进度、投资控制资料；监理工作报告6施工管理资料施工组织设计、施工月报及日记、质量事故记录、单元工程质量检测与评定资料、施工质量检测资料、工程计量原始记录、竣工图纸、施工管理工作报告7权属管理资料权属调整方案公告、方案、协议以及权属管理工作报告、土地权属界线图、地籍图8财务档案竣工决算资料、审计资料9验收资料工程复核报告、历次验收成果资料、竣工图10影像资料照片、录像11其他工程管护资料、稽查及核查资料、电子文档档案资料收集、管理整理基本要求（六）归档质量要求1、归档的项目文件应为原件。2、归档文件材料的内容、形式及其深度必须符合国家及省有关项目设计及预算、制图、招投标、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、归案文件的内容必须真实、完整、准确、清晰、系统。4、归档文件应文字清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。5、归档文件应采用能够长期保存，耐久性强不易褪色的书写材料书写、绘制，图纸为计算机出图。6、归档的声像资料均应标注时间、地点、事由、记录人等内容。档案资料收集、管理整理基本要求（七）资料组卷及编码要求档案文件组卷应遵循下述要求：（一)组卷方法卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文件的时间自然形成规律排列。卷内文件的排列原则：①文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。②图纸按专业排列，设计图中同专业图纸按图号顺序排列。③既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。档案资料收集、管理整理基本要求（七）资料组卷及编码要求（二）编制卷内文件页号应符合下列规定：①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。②页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。③成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。④案卷封面、卷内目录不编写页号。档案资料收集、管理整理基本要求（七）资料组卷及编码要求（三）卷内目录的编制应符合下列规定：①卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题名、日期、页次。②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。③文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。④文件题名：填写文件标题的全称。⑤日期：填写文件形成的日期。⑥页次：卷内文件次序页码。⑦卷内目录排列在卷内文件首面之前。八、项目档案资料目录八、项目档案资料目录项目档案资料收集的内容和要求（6方面）一、项目立项、规划设计预算审批资料二、项目实施前准备资料三、监理资料四、施工资料五、报验资料六、后期管护资料一、项目立项、规划设计预算申报审批资料《广东省高标准基本农田建设项目和资金管理暂行办法》（粤财农〔2012〕489号）、《广东省高标准基本农田建设项目设计编制规程（试行）》（粤国土资耕保发〔2012〕187号）明确规定了项目规划设计与预算的申报和审批程序，以及编制方法和材料要求等。1、立项资料:未作具体规定，仅提供一个编写纲要。2、项目设计书、项目总体设计图和单体设计图册项目设计书包括项目设计文本和预算，装订一本成册；编制格式和要求必须符合《土地整治项目设计报告编制规程》。项目总体设计图、单体图必须符合《土地整治项目制图规范》的要求，总体设计图体现项目工程规划布局，制图符合制图规范，平原区项目根据规模大小，项目规划图比例尺不小于1:2000；单体工程制图中单项工程量要上图，单体图尺寸、制图比列要标注清楚，制图符合《土地整治项目制图规范》，签字为手签，并盖制图单位公章。一、项目立项、规划设计预算申报审批资料3、标注项目区的土地利用现状图；（最新的变更调查成果）4、土地分类面积汇总表根据GB/T21010-2007，土地现状分类进行汇总5、项目坐标成果表（txt格式）（报备）。6、有关农村集体经济组织的意见。特别要注意收集项目规划设计编制意见征求和设计方案公告的影像资料。一、项目立项、规划设计预算申报审批资料（二）项目立项批复、预算批复和拨付文件资料项目立项批复文件、专家评审意见（附专家名单）、预算批复、拨付文件。二、项目实施前准备资料——组织管理资料组织管理资料主要包括：项目承担单位编制的项目实施方案、项目领导、组织机构成立文件、各项规章制度文件、有关重大决策的会议纪要、会议记录文件、有关项目检查资料。二、项目实施前准备资料——组织管理资料项目实施方案包括的内容：1、建设任务目标：项目范围、项目建设规模、投资规模、新增耕地面积、建设工期、建设任务目标等；2、组织机构设置方案：领导机构、项目管理机构、技术指导机构；3、管理制度实施方案：“七项”制度、现场管理制度实施方案等；4、工程管理方案：工程数量、质量标准、质量监督控制方案；5、进度管理方案：工程进度计划、资金使用计划等；6、资金管理方案：资金风险防范方案、资金管理机构建设方案、资金管理方式；7、权属管理方案：权属调整工作方案、权属调整协议等；8、文件资料管理方案：建立专管制度，落实专管人员；9、工程后期管护方案：确定管护主体、管护资金来源；10、项目验收方案：确定中间验收、初步验收、竣工验收、财务决算、竣工审计方案等。二、项目实施前准备资料——组织管理资料项目领导、组织机构成立文件：包括项目领导小组成立文件、项目具体指挥领导小组成立文件，应明确领导小组的职责和分工。各项规章制度文件：1、基础管理制度包括岗位职责、报告报表制度、会议制度、考勤制度、财务管理规定、固定资产管理制度等2、七项制度包括法人制、合同制、招投标制、监理制、公告制、村民监督制和审计制的执行的详细制度规定。3、监督保障制度项目实施动态信息上报制度、招标监督制度、跟踪审计制度、廉政工作责任制、廉政建设规定等有关重大决策的会议纪要、会议记录文件主要是项目领导小组、项目法人在遇到重大需要商量决策时的会议记录。有关项目检查资料主要是指国土、农业部门和镇政府等相关部门在项目实施期间进行了例行检查形成的资料。二、项目实施前准备资料——合同协议资料涉及项目勘测、设计、招标代理、施工、监理、工程变更补充协议、验收资料编制、管护移交、补偿等合同协议。二、项目实施前准备资料——合同协议资料根据以往验收、检查查看资料存在的问题，强调一下几点：1、合同类型不全如缺少审计合同工程变更补充协议，凡是项目承担单位委托其他单位做的事情，都应有合同或协议。2、合同双方签约代表的不具备资格3、合同内容的规范性根据中华人民共和国合同法规定，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：当事